Choix d'un scanner et classement dossier informatique

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Compta33
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Assistant comptable en cabinet


Ecrit le: 19/02/2012 10:54
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Bonjour,
Je suis dans une démarche zéro papier.
Pour cela, il faut que je m'equipe d'un scanner portable et ne sais quel choisir.
On m'a conseillé Canon ou Plustek.
Quel est votre avis ?
Par ailleurs à l'heure actuel, je crée un dossier par client dans lequel j'en crée un par année.
À l'intérieur de chaque année je met les différents documents.
Pour ce qui est des pièces justificatives, je nomme les documents par le numéro de compte comptable puis un libellé.
Par ex: 616100 AXA RCP 2012
Quel méthode de classement utilisez-vous de votre côté ?
Merci.


Darkvador..
Darkvador84450
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Re: Choix d'un scanner et classement dossier informatique
Ecrit le: 19/02/2012 11:57
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Bonjour,

Nous sommes dématérialisés depuis 2008.

Nous utilisons un scanner Canon fixe (énorme photocopieur/scanner/fax) pour le bureau et nous avons deux Plustek portables pour nos déplacements. Je vous conseille donc le Plustek pour le scanner portable, mais plutôt un Canon si vous souhaitez avoir un fixe, ils sont très performants.

Pour le classement, nous avons DiaClient (Azur Conception), la GED se décompose en arborescence reprenant les préconisations de l'Ordre : dossier annuel / permanent, avec leurs sous-dossiers (comptabilité, juridique, fiscal, social,...)

Nous nommons les fichiers de manière aléatoire, mais je vais vous piquer l'idée de nomination des fichiers qui n'est pas mal du tout !

Cordialement,


Maximal
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Re: Choix d'un scanner et classement dossier informatique
Ecrit le: 20/02/2012 22:02
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Bonjour

Pour le classement :

1/ Dans les dossiers clients, je fais un peu comme Dark :
- un dossier annuel pour chaque clôture, je fais des sous dossiers en fonction de la méthode de révision (par groupe de comptes, par cycles, ...).
- un dossier permanent avec des sous-dossiers (juridique, comptable, social,...)

2/ Au niveau de la dénomination des fichiers, je rajoute le montant (HT pour les factures et les CCA, HT ou TTC pour les FNP par exemple). Cela permet de repérer rapidement lorsque vous avez plusieurs documents avec le même compte et/ou le même fournisseur.

Pour les cut-off, je rajoute le compte de tiers (486, 408, ...) en plus du compte de charge ou de produit.

Cordialement


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Compta33
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Re: Choix d'un scanner et classement dossier informatique
Ecrit le: 21/02/2012 08:15
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Bonjour,
Merci pour toutes ces précisions.
Dark pourrais-tu me donner les références de ton scanner Plustek et me dire quel en est ton utilisation ?
De plus je suis également sur AZUR mais je n'ai pas DiaClient pour une raison de coût.
Peux-tu me donner l'arborescence qu'ils utilisent (si c'est possible peux-tu faire un pdf) ?

Maximal ta démarche est très intéressante.
Tu dis que pour la dénomination des fichiers tu rajoutes le "montant HT pour les factures et les CCA, HT ou TTC pour les FNP par exemple).
Es-tu dans une démarche de tout scanner ou bien est-ce par exemple pour les assurances où tu mets le montant ?

Pour finir, je suis sur un dossier d'un fleuriste.
Avez-vous cela dans vos clientèles ?
Si oui, pouvez-vous me dire comment comptabilisez-vous les relevés de compensation Interflora ?

Merci.


Maximal
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Re: Choix d'un scanner et classement dossier informatique
Ecrit le: 21/02/2012 09:53
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Bonjour

Citation
Maximal ta démarche est très intéressante.
Tu dis que pour la dénomination des fichiers tu rajoutes le "montant HT pour les factures et les CCA, HT ou TTC pour les FNP par exemple).
Es-tu dans une démarche de tout scanner ou bien est-ce par exemple pour les assurances où tu mets le montant ?


Moi je scanne tout ce qui est susceptible d'être dans le dossier permanent, dans le dossier annuel, ce qui peut être sujet à interrogation, ce qui peut-être demandé par les CAC, soient (liste non exhaustive) :
- tous les documents concernés par les cut-off (factures, stock, relevés bancaires pour rapprochement, ...)
- les factures d'immo
- les factures passées en charges mais dont le montant est important et nécessite donc d'être justifiées
- les factures liées à des comptes qui nécessitent un suivi (assurance, loyers,...)
- tout élément relatif au social (le logiciel peut probablement en sortir une partie directement en PDF + bordereaux de charges sociales, ...) et au fiscal (bordereaux de taxes, déclarations de l'année, ...)
- les contrats, les tableaux d'emprunts, les conventions,... (-> dossier permanent)
- ...

J'essaie de mettre le montant à chaque fois que c'est possible et utile.

Pour interflora je ne sais pas.

Cordialement.


--------------------

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Darkvador..
Darkvador84450
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Re: Choix d'un scanner et classement dossier informatique
Ecrit le: 21/02/2012 22:12
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Bonsoir Compta33,

Je regarderai au bureau pour la référence du scan, mais je pense qu'il n'est plus référencé.
En revanche, si tu veux la Rolls des scans nomade, et que tu as un beau budget (300 ¤), tu peux choisir les yeux fermés le Canon P-215.

Le scan Plustek, on ne s'en sert qu'en déplacement : saisie chez les clients on scanne tout ce qui est susceptible d'être intéressant, en révision,... Mais ce n'est qu'une utilisation nomade. D'ailleurs je ne comprends pas pourquoi tu veux un petit scan comme ça : tu ne vas faire que du nomade ? Car si c'est pour le bureau, ça va vite te saouler de scanner les documents avec un scan nomade. Pour une utilisation bureau, il te faudrait plutôt, à mon sens, une bonne imprimante avec scan à chargeur de documents, style une Officejet de HP.

Pour Dia, je vais essayer de voir ce que je peux faire pour te donner l'arborescence, pas facile. Au fait, tu es content de Dia ? Nous on vient de changer la paie, insupportable Dia pour les DADS et la Fillon...

J'ai eu une fleuriste à une époque, tu as de la chance c'était une Interflora. Impossible de me souvenir de tête du cheminement des écritures. Mais Interflora fournit à ses fleuriste tout le schéma des écritures, y a plus qu'à leur demander... Tout ce dont je me rappelle, c'est qu'il faut du 467 à cause des compensation si ma mémoire est bonne ;-)

Au plaisir,

Bye.


Compta33
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Re: Choix d'un scanner et classement dossier informatique
Ecrit le: 02/03/2012 02:16
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Bonsoir,
Je n'ai pas pris Dia pour une question de coût.
Je n'ai que la compta.
Je serai tenté de prendre les ORI mais là aussi, contrainte budgétaire...
Pour ce qui est du scanner, j'ai vu le Canon qui est très bien.
Cependant 300¤ est un budget.
Mais je ne suis pas certain que Plustek soit beaucoup moins cher.
C'est vrai que je m'en servirai en clientèle et au bureau mais je me dis que pour aller en clientèle il faut avoir un compact.
Merci pour le tuyau d'Interflora.
Ils m'ont donné la procédure de comptabilisation.
Cdlt.


Compta33
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Re: Choix d'un scanner et classement dossier informatique
Ecrit le: 17/03/2012 04:31
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Bonsoir Darkvador,
Pourrais-tu me donner quelques conseils pour l'utilisation du logiciel ACD ?
J'ai plusieurs interrogations:
- comment faire une situation: j'ai cru comprendre qu'il fallait utiliser le journal Sit/Inv mais comment faire en sorte que par exemple pour une situation au 30/06, les écritures de situation au 39/06 ne se retrouvent pas dans mes comptes après le 30/06,
- quel compte utilisés-tu pour les indemnités kilométriques pour une 2035 pour qu'il se positionne bien dans la liasse,
- comment fonctionne l'archivage des balances avec les situations,
- comment peut-on imprimer en une seule fois tous les états d'immobilisations.

Merci de tes conseils et retours d'expériences.


Darkvador..
Darkvador84450
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Re: Choix d'un scanner et classement dossier informatique
Ecrit le: 18/03/2012 21:03
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Bonsoir,

Pour les situations, ce n'est pas compliqué : tu passes effectivement tes OD dans un journal "SIT", écritures que tu effaces une fois ta plaquette de situation éditée (je ne me sers pas de l'outil "situations" dans les plaquettes, je monte juste un plaquette que j'appelle "situation".

L'année d'après, lorsque tu vas monter ta nouvelle situation au 30/06, dans l'année N-1 il faudra mettre ta situation N-1, la balance sera reprise automatiquement, mais fais très attention à ne pas la recalculer, sinon tu effaceras tout. Je ne connais que cette méthode, mon ex-patronne (nous avons été rachetés) utilisait cette méthode, elle fonctionne, mais je ne suis pas sur que ce soit la bonne. Et, portefeuille de + de 60 clients oblige, je n'ai jamais eu le temps de me plonger dans les détails.

Pour les BNC, j'utilise le compte 624 pour tout ce qui est frais de véhicule, mais ils ne se mettent jamais au bon endroit dans la liasse. Lorsque tu es en calcul de balance avant d'arriver à la plaquette, il y a un petit ? en bas à droite, si tu cliques dessus, tu as le plan des comptes attendu par Dia. As-tu aussi remarqué ce truc débile d'être obligé de passer en modification totale sur une 2035 pour isoler la CSG ?

Pour les immos, peux tu m'expliquer un peu mieux ce que tu veux ?

Je ne t'oublies pas pour le plan de classement GED, le pdf est prêt, mais je l'oublie à chaque fois au bureau...

Si tu as d'autres soucis avec Dia, n'hésite pas.

Bonne soirée,


Paul31
Paul31
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Directeur de mission en cabinet


Re: Choix d'un scanner et classement dossier informatique
Ecrit le: 18/03/2012 23:08
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Bonsoir,
Merci de ta réponse.

Pour ce qui est de la situation, c'est quand même ennuyeux de supprimer le journal OD une fois la situation sortie...

Pour les immos, existe-t-il un moyen d'éditer en une seule fois par exemple les acquisitions, les sorties, les dotations et l'inventaire physique ?
Je suis obligé de faire éditions par éditions mais ce n'est pas très rapide.

Peut-on éditer une plaquette avec situation en titre de la première page et non pas comptes annuels ?

Merci.


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