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Comptabiliser l'achat ou la location d'un logiciel : licence et mode SAAS

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Catégorie : Charges externes
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Publié le , Modifié le 13/02/2024
Comptabilisation logiciel

Un logiciel peut être acquis ou créé par l'entreprise pour elle-même. L'ANC a publié le 26 décembre 2023 un arrêté qui harmonise le traitement comptable des logiciels et des sites web (règlement 2023-05).

Le nouveau règlement s'applique aux exercices ouverts à partir du 1er janvier 2024 (ainsi qu'aux exercices en cours au 30 décembre 2023 par anticipation). Il prévoit que logiciels et sites web soient dorénavant regroupés sous la notion unique de « solution informatique ».

La création de logiciels par l'entreprise ne sera pas abordée ici. Son traitement est assimilé à celui de l'acquisition de logiciel, sous réserve qu'elle satisfasse certains critères supplémentaires (article 611-3 PCG).

L'acquisition d'un logiciel autonome par l'entreprise, c'est-à-dire non inclus dans un projet plus global, est en principe une immobilisation incorporelle.

Si le logiciel est en mode SAAS (software as a service), il s'agira d'une location.

Pour rappel, l'amortissement exceptionnel sur 12 mois n'existe plus. Désormais, c'est le principe général d'amortissement sur la durée d'utilisation (en comptabilité) ou durée d'usage (en fiscalité) qui s'applique.

 

L'acquisition d'une licence d'exploitation : la comptabilisation en immobilisation incorporelle

Depuis le 1er janvier 2024, une solution informatique qui va générer des avantages économiques futurs pour l'entreprise et qui sera utilisée pendant plus d'un exercice doit être immobilisée. Quel que soit le type de logiciel, la comptabilisation des logiciels autonomes acquis par une entreprise se fait dans la catégorie des immobilisations incorporelles, dans un compte 205 « Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires ».

Le nouveau règlement ne traite pas du cas d'une entreprise qui exploite un logiciel sous licence.

La licence d'exploitation, ou licence d'utilisation, est un droit qui permet à l'entreprise d'exploiter et d'utiliser le logiciel selon les modalités prévues dans le contrat de licence utilisateur. Elle peut être concédée pour un nombre d'utilisateurs déterminé ou un nombre illimité d'ordinateurs. Il existe différents types de licences logicielles : la licence logiciel propriétaire et la licence logiciel libre.

Le traitement comptable n'a pas évolué : même si l'entreprise n'est pas propriétaire, elle est considérée avoir acquis le logiciel. Il est par conséquent comptabilisé dans un compte 205.

Si la licence fait l'objet d'un versement unique, la comptabilisation est simple.

Si les versements sont échelonnés sur la durée d'utilisation du logiciel, une évaluation pour la comptabilisation en immobilisation incorporelle sera nécessaire. Cette évaluation sera généralement fonction des redevances futures.

Le logiciel qui ne peut pas être séparé du matériel informatique acquis (préinstallé sur les machines) est comptabilisé en même temps que le matériel informatique : en compte 2183.

Exemple : comptabilisation d'une licence de logiciel

Une entreprise achète une licence de logiciel standard pour 1 000¤ hors taxes. Il s'agit d'une licence d'exploitation pour une installation sur le serveur de la société.

 

Numéro de compte

Acquisition d'une licence de logicielMontant

Débit

CréditDébitCrédit

205

Concessions et droits similaires, logiciels1000¤
44562

TVA déductible sur immobilisations

200¤
404

Fournisseur d'immobilisations

1200¤

 

Le logiciel en mode SAAS : une location

En mode SAAS, il n'y a pas de licence d'exploitation. L'entreprise achète un droit d'utiliser le logiciel via la plateforme de l'éditeur de logiciel. C'est un abonnement au logiciel.

L'éditeur reste propriétaire de la licence d'exploitation et assume tous les risques liés : entretien, mises à jour, etc.

Le droit d'utilisation sera comptabilisé en compte 613 Location.

 

Faible valeur : une comptabilisation du logiciel en charges

Le logiciel acquis dont la valeur n'est pas significative peut être comptabilisé en charges. Le plan comptable général ne fixe pas de montant.

La tolérance fiscale de 500¤ pourra s'appliquer. Leur comptabilisation se fera généralement en compte 6064 Matériel de bureau non stocké.

Comment comptabiliser un abonnement à Amazon Prime ?

Les abonnements à Amazon Prime permettent d'accéder à des délais de livraison plus courts mais également à du contenu audio et vidéo. La comptabilisation dépend de la gestion des abonnements : utilisation à titre privé ou professionnel.

C'est à notre avis, à la fois l'équivalent d'un abonnement de télévision et de frais de transport sur des dépenses souvent personnelles, soit davantage une dépense privée. Il sera souvent comptabilisé au débit du compte 108 ou 455 selon le cas.

Ce n'est que si les achats sur Amazon sont dans l'intérêt de l'entreprise et que les délais de livraison plus courts se justifient (dans le cadre de son activité) qu'un tel abonnement pourra, à notre avis, être considéré comme une dépense professionnelle à comptabiliser en frais de transport sur achats.

Quel compte comptable pour mise à jour logiciel ?

La licence logicielle est un contrat par lequel une entreprise est autorisée à utiliser un logiciel sans en acquérir la propriété intellectuelle.La mise à jour annuelle d'une licence peut être comptabilisée en compte 615 Maintenance ou en compte 651 Redevances selon les termes du contrat de licence. Si les montants en jeu sont plus importants et que la dépense entre dans la définition d'une immobilisation, le compte 205 peut être utilisé.

Plus d'infos

  • Articles 611-1 et suivants du PCG


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