Comptabilité association : notes de frais et autres questions

Bonjour,

Je viens de reprendre la comptabilité d'une association et j'aurais quelques questions.

Notre association a pour but de promouvoir la culture du "libre" (notamment la musique libre et les logiciels libres).

- Nous organisons chaque année un événement sur deux journées. La première journée, ou plutôt soirée, est consacrée à la musique libre ; à cette occasion des groupes de musique se produisent dans plusieurs cafés de la ville. Lors de la seconde journée, nous réalisons des démonstrations de logiciels libres.

Q : Afin de préparer la journée de démonstration, un de nos membres a lui même réalisé les supports visuels que nous avons utilisés. Il a pour cela du acheter les matériaux nécessaires à leur réalisation. Pensant que le coût serait faible, ce membre ne comptait pas demander le remboursement de ces frais. Au final, il s'est avéré que la somme était plutôt importante (75 ¤, tickets de caisse des matériaux à l'appui) ; nous allons donc la prendre à notre charge. Je pensais passer une écriture au débit d'un compte 467xxx pour ce membre et au crédit du compte 601 (si l'on peut considérer les supports visuels comme fournitures...), ou bien d'un sous-compte de 625. Cela est-il correct ?

Q : Pour ce qui est des concerts, l'entrée est gratuite, et les groupes sont rémunérés par l'association. Certains groupes venant d'assez loin, leur hébergement / restauration sont pris en compte pour un soir (réglés directement auprès de l'hôtel), et nous leurs remboursons également les frais kilométriques. Pour les cachets des groupes, s'agit-il bien des comptes 6041 et 401 ? Les frais kilométriques peuvent-ils être passés dans le 6041, dès lors qu'ils sont inclus dans la facture présentée par les groupes, ou doivent-ils faire l'objet d'une écriture séparée, par exemple en 6251 ? Quant à l'hébergement / restauration, je ne vois pas trop... 6257 ? 628 ?

- Nous proposons trois types d'adhésion à nos membres : une adhésion au tarif réduit, réservée aux demandeurs d'emploi, une adhésion au tarif normal, et une adhésion majorée de 4 ¤, avec laquelle nous fournissons une clé USB sur laquelle un système Linux est installé. Il est également possible d'acheter la clé sans adhérer.

Q : L'adhésion au tarif réduit doit-elle être passée telle quel avec le montant réduit dans le compte 756, ou bien faut-il passer le montant de l'adhésion au tarif normal, et faire une écriture supplémentaire (709 ?) pour la réduction ?

Q : Comment considérer la clé dans le cas de l'adhésion avec clé ? Est-ce une marchandise que l'ont revend, ou plutôt un produit fini (nous installons un système sur ces clés, mais cela "ne coûte rien" si ce n'est un peu de temps) ? Par rapport à l'adhésion normale, nous demandons 4 ¤ de plus, mais la clé vaut bien plus. Peut-on utiliser le compte 709, que la réduction soit considérée sur la clé ou sur l'adhésion ?


Je vous remercie d'avance pour les réponses que vous pourrez m'apporter.

Cordialement

Bonjour,

Citation

Q : Afin de préparer la journée de démonstration, un de nos membres a lui même réalisé les supports visuels que nous avons utilisés. Il a pour cela du acheter les matériaux nécessaires à leur réalisation. Pensant que le coût serait faible, ce membre ne comptait pas demander le remboursement de ces frais. Au final, il s'est avéré que la somme était plutôt importante (75 ¤, tickets de caisse des matériaux à l'appui) ; nous allons donc la prendre à notre charge. Je pensais passer une écriture au débit d'un compte 467xxx pour ce membre et au crédit du compte 601 (si l'on peut considérer les supports visuels comme fournitures...), ou bien d'un sous-compte de 625. Cela est-il correct ?

Oui (plutôt 601 ou 6063 à mon sens)

Citation

Q : Pour ce qui est des concerts, l'entrée est gratuite, et les groupes sont rémunérés par l'association. Certains groupes venant d'assez loin, leur hébergement / restauration sont pris en compte pour un soir (réglés directement auprès de l'hôtel), et nous leurs remboursons également les frais kilométriques. Pour les cachets des groupes, s'agit-il bien des comptes 6041 et 401 ? Les frais kilométriques peuvent-ils être passés dans le 6041, dès lors qu'ils sont inclus dans la facture présentée par les groupes, ou doivent-ils faire l'objet d'une écriture séparée, par exemple en 6251 ? Quant à l'hébergement / restauration, je ne vois pas trop... 6257 ? 628 ?

La relation concernant les artistes peut se faire de 2 manières : contrat commercial avec une structure ou emploi salarié. C'est dans ce dernier cas qu'on parle habituellement de cachets. Il y a alors des charge sociales à payer par ailleurs au Guso (en général).

Dans le premier cas, je passerais en effet une écriture 604/401. dans le second cas, il faut utiliser les comptes de charge de personnel.

(J'attire aussi votre attention qu'il est très possible que vous ayez besoin d'une licence d'entrepreneur du spectacle)

Pour les déplacements et l'hébergement/restauration, j'utiliserais respectivement 6251et 6257.


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Q : L'adhésion au tarif réduit doit-elle être passée telle quel avec le montant réduit dans le compte 756, ou bien faut-il passer le montant de l'adhésion au tarif normal, et faire une écriture supplémentaire (709 ?) pour la réduction ?

Je mettrais tout en 756.

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Q : Comment considérer la clé dans le cas de l'adhésion avec clé ? Est-ce une marchandise que l'ont revend, ou plutôt un produit fini (nous installons un système sur ces clés, mais cela "ne coûte rien" si ce n'est un peu de temps) ? Par rapport à l'adhésion normale, nous demandons 4 ¤ de plus, mais la clé vaut bien plus. Peut-on utiliser le compte 709, que la réduction soit considérée sur la clé ou sur l'adhésion ?

Si vous achetez la clé telle quelle pour la revendre en l'état, j'utiliserais 707. Si c'est vous qui la "montez", j'utiliserais 706.
Pour les 4 ¤ de + de l'adhésion normale, je pense que je le mettrais dans le même compte. Je n'utiliserais pas 709 (qui est utilisé normalement pour des réductions postérieures à la facture (dans le cas présent, l'adhésion)).

Cordialement.

Luc

Bonjour,

Je vous remercie beaucoup pour ces réponses.

Cordialement

Sujet : Comptabilité association : notes de frais et autres questions

Bonjour,

Concernant les groupes que vous payez par facture, je voudrais aussi préciser qu'il faut faire attention à ce que le numéro Siret du vendeur apparaisse bien sur la facture.

Si le vendeur n'a pas de n° Siret, les artistes ne sont pas considérés comme étant indépendants et ils doivent donc être salariés.

L'Urssaf peut redresser en cas d'absence de Siret et vous faire payer les cotisations patronales et salariales sur la base du montant facturé.

Cordialement.

Bonjour,

En fait, je récupère un peu tout en cous de route, je ne sais pas trop comment tout cela a été organisé. J'essaie de tout remettre à plat.

Concernant les groupes, il s'agit de contrats de cession d'exploitation de spectacle ; doit-on quand même passer par le GUSO ?

Cordialement

Sujet :

Comptabilité association : notes de frais et autres questions

Bonjour,

Non, le Guso c'est un guichet unique pour l'embauche des intermittents du spectacle. Si c'est un contrat de cession, vous n'embauchez pas ces intermittents (sous la réserve de la présence du n° Siret).

Cordialement.