Défraiement par un tiers des frais de transport de l'association

Bonjour à tous et toutes,

Je reprends la comptabilité de mon association. Ma question porte sur le défraiement des frais de transport par un tiers pour notre association. Mon association a réalisé une intervention sur un festival l'été dernier et la structure qui organise le festival a décidé de nous défrayer (frais de transport) pour notre animation sur place.
1. J'aimerais savoir quel document dois-je remplir (note de frais, facture) pour leur faire parvenir, qui peut justifier dans ma comptabilité du remboursement des frais?
2. Aussi pour enregistrer dans ma comptabilité 2012, est-ce que c'est une créance de mon client que je dois solder? Quels sont les comptes à Débiter/Créditer?
Mon problème est le suivant: en 2011, ces dépenses n'ont été enregistrées qu'en simple dépense! En effet, l'ancien comptable faisait la comptabilité en mode "simplifié" et n'enregistrait que les décaissements et encaissements... Hors je souhaite à partir de ce nouvel exercice (à partir du 1er janvier 2012) réaliser la comptabilité en partie double pour une meilleure visibilité de la situation financière de l'association. Du coup je ne sais pas vraiment comment procéder...

Par avance je vous remercie pour votre réponse et s'il vous manque des informations, je reste à votre disposition pour vous éclairer sur mon problème.

Bien à vous,

Charles
Sensibiliz'Action

Bonjour

Pour que votre association se fasse payer les frais préalablement déboursés, il faut :

que votre association établisse une facture à l'attention de la structure qui organise le festival.
cette facture pourrait récapituler les frais engendrés : nombre de kms * prix au km, les frais d'hotel et/ou restauration

cette facture devra être comptabilisée dans l'exercice correspondant à l’évènement. Il n'est peut être pas trop tard pour la constater sur 2011?

Elle sera imputé en compte 708*** via le compte client

le règlement sera quant à lui imputé au crédit du compte client lors de l'encaissement

Au plaisir de vous renseigner

Bonjour Laurent
Merci pour cette réponse.
J'y vois plus clair,

Bien à toi,

Charles