La conservation des documents comptables, que ce soit dans les entreprises ou en cabinet pour le compte des clients, est une question récurrente. Tous manquent de place, à Paris peut être plus qu'ailleurs.
La possibilité de numériser les documents et de les conserver dans un format exclusivement numérique est une solution qu'attendent de nombreux professionnels. En droit fiscal, la solution est déjà prévue, sous réserve d'assurer une piste d'audit fiable.
La réforme du droit des obligations instaure une présomption de fiabilité pour reproductions à l'identique de la forme et du contenu. Les conditions de cette fiabilité doivent être fixées par décret en Conseil d'État. Son entrée en vigueur est prévue pour le 1er octobre 2016.
Avant le 1er octobre 2016 : une copie recevable sous conditions, en cas de destruction de l'original
Avant la réforme du droit des contrats, la copie est exceptionnellement recevable devant un tribunal, en cas de destruction de l'original. Elle représente alors, non un original écrit, mais un commencement de preuve par écrit. La copie numérique ne dispensera pas d'avoir à présenter l'original papier.
Le document peut ainsi servir de preuve sauf s'il est contesté par la partie adverse puisque la jurisprudence admet que les photocopies constituent des copies fidèles et durables (article 1348 alinéa 2 du code civil dans sa version antérieure au 1er octobre 2016). Cet assouplissement ne concerne pas les actes authentiques, qui nécessitent la présence d'un notaire.
La numérisation des archives est donc un véritable projet qui doit être documenté et ne pas être fait n'importe comment. Il faut pouvoir convaincre un juge de la fiabilité de la copie.
Une Cour d'Appel a ainsi admis la fiabilité d'une copie réalisée selon la norme d'archivage AFNOR Z 42 013 (Cour d'appel de Lyon, 3 septembre 2015, n°13/09407).
À partir du 1er octobre 2016 : une copie fiable vaut l'original papier
L'article 1379 du code civil, dans sa version à venir au 1er octobre 2016 précise ainsi que :
« La copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d'un écrit authentique.
Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État.
Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée. »
Un décret en Conseil d'État précise les conditions de cette fiabilité.
