Le plan de comptes de l'entreprise : obligations et libertés

A la lecture des différents textes, notamment du code de commerce, on s'imagine souvent que seuls les commerçants sont tenus d'établir des comptes annuels, conformes aux prescriptions du plan comptable général (PCG).

Pourtant, cette affirmation est loin d'être exacte puisque le champ d'application du PCG est beaucoup plus large et ne se limite absolument pas aux commerçants personnes physiques et aux sociétés.

Le droit comptable consacre donc quelques particularités lorsqu'il s'agit de définir son champ d'application, sans pour autant ôter toute liberté et toute possibilité d'adaptation aux besoins des entité auxquelles il s'applique.



Cette idée reçue et relativement répandue, selon laquelle la comptabilité serait l'apanage exclusif des commerçants personnes physiques ou des sociétés commerciales proviendrait de la loi comptable de 1984 et des dispositions contenues dans le code de commerce.

Pourtant, le droit comptable est ici très particulier en ce qu'il se base sur une notion propre, la notion d'entité.



Cette notion doit permettre d'aller bien au-delà du droit commercial afin de rendre le PCG applicable à un maximum de structures qui ne réalisent pas simplement des actes de commerces mais ont une activité économique au sens de ce texte.

Certains distinguent ici les entités managériales des entités individuelles ¹. Les entités individuelles sont les structures dans lesquelles l'exploitant est seul maître à bord. Les entités managériales sont les structures plus complexes et correspondent plus ou moins aux personnes morales. Elles se caractérisent parr l'existence de deux groupes d'individus. Ceux qui dirigent l'entité, les managers et ceux qui contrôlent les managers.

La notion d'entité plutôt que d'entreprise permet donc de sortir des définitions juridiques traditionnelles. Dès lors qu'il y a une activité économique, l'entité est tenue de se conformer aux prescriptions du PCG, peu importe que son activité soit ou non à but lucratif, de nature civile ou commerciale.

Et la notion d'activité économique elle-même semble élargie par rapport au droit commercial puisqu'il s'agirait de toutes les activités de création ou de distribution de richesses.



Il s'agit de toutes les entités légalement tenues de tenir une comptabilité.
Du fait de sa portée générale, le plan comptable général s'applique donc potentiellement :

• aux commerçants personnes physiques et morales

• à la plupart des sociétés civiles notamment immobilières

• aux artisans

• aux associations et fondations par le biais d'un plan comptable particulier

• aux agriculteurs, également par le biais d'un plan comptable particulier

• à toutes les personnes morales de droit privé qui exercent une activité économique et dépassent certains seuils

• les établissements publics à caractère industriel et commercial

• Les sociétés d'économie mixte

• Les organismes de formation

• Les syndicats

• Les comités d'entreprises

• Les établissements de crédit

• Les sociétés d'assurances, mutuelles, instituts de prévoyance

• Les professions libérales sont concernées lorsqu'elles décident de tenir une comptabilité commerciale ou lorsqu'il existe, pour certaines d'entre elles, un plan comptable spécifique (notaires, huissiers par exemple) ou un texte particulier

Les ménages et les administrations publiques restent exclues et les micro-entreprises peuvent tenir une comptabilité simplifiée (de trésorerie).




Un comptable d'entreprise ou un collaborateur de cabinet qui crée un nouveau dossier a souvent le réflexe, par manque de temps ou simplement parce que cet aspect paraît peu important, de prendre le plan comptable général ou la liste des comptes utilisé par le cabinet pour ce type de dossier.

Or ce plan comptable, s'il est obligatoire, peut faire l'objet d'une réflexion, afin de l'adapter aux besoins de l'entreprise.



C'est le plan comptable général qui prévoit cette possiblité de recourir aux adaptations professionnelles (articles 110-1 et 531-1/1). Elles ne sont valables que sous certaines conditions.

Ces adaptations qui existent pour certaines depuis longtemps sont devenues obsolètes. Elles ont fait l'objet, pour la plupart, d'un avis de conformité au plan comptable général de 1982 et ont perdu toute valeur juridique avec la publication du plan comptable général de 2005.

Sur le plan juridique, leur seule utilité réside dans le fait qu'elles peuvent encore servir dans les litiges contre l'administration fiscale nés avant 2005².

De ce fait, toute contradiction avec le PCG actuel doit être systématiquement écartée. Malgré cela, ces plans comptables restent le reflet des particularités des professions concernées et peuvent aider à adapter le plan comptable général actuel lorsqu'il s'agit de la création de sous-comptes.

Leur utilisation éventuelle doit donc se faire avec beaucoup de prudence, d'autant plus que certains secteurs ont abandonné ces adaptations pour appliquer le plan comptable général. Les principes du PCG actuel doivent être respectés. Il faut par exemple éviter de comptabiliser en charges, des éléments qui relèvent de la définition actuelle des immobilisations, même si le plan comptable professionnel et le guide associé lorsqu'il existait, préconisait leur comptabilisation en charges.

Une réflexion est en cours au niveau de l'autorité des normes comptables (ANC) afin de clarifier le statut de ces adaptations professionnelles (dans le cadre de son plan stratégique³.

Une petite partie de ces adaptations dans le module de fichiers online du forum. Une liste complète des adaptations peut être consultée dans les pages du mémento comptable.



Tant que les principes du plan comptable général sont respectés (il est plus qu'évident qu'il n'est pas question de créer des comptes de charges commençant par le chiffre 7), il est possible de créer autant de sous-comptes que de besoin ou de modifier l'intitulé de certains comptes.

Nous proposons ici quelques exemples (sans volonté d'exhaustivité), destinés à répondre à deux besoins différents : augmenter le rôle informationnel de la comptabilité ou faciliter la révision…

1. Choisir les comptes pour informer l'entreprise

L'objectif de ce qui va suivre est de permettre à la comptabilité de remplir l'un de ses premiers rôles : informer les dirigeants pour aider à la prise de décisions.

Car en règle générale, il est possible de créer autant de sous-comptes que de besoins. En ce sens, les plans comptables professionnels peuvent être une source d'inspiration. Cependant, ce qui va suivre nous semble plutôt d'inspiration américaine.

Les numéros de comptes peuvent être choisis en fonction des informations que l'on veut faire ressortir.

L'exemple des frais bancaires est assez facile à comprendre. Lorsqu'une entreprise possède plusieurs banques et souhaite faire ressortir les frais liés aux remises de cartes bleues de chacunes d'entre elles, il suffit de créer des comptes en ce sens.

Exemple

627 - 03 pour les frais de carte bleue - 01 pour la banque n°1
637 - 03 pour les frais de carte bleue - 02 pour la banque n°2

En cumulant des comptes créés de cette manière, il est alors très simple de connaître les frais facturés à l'entreprise par chacune des banques mais aussi, de manière globale, l'intégralité des frais liés aux paiements des clients par carte bleue, pour l'ensemble des banques.

Ensuite, avec les fonctions de certains logiciels (tels que les comptes reporting de sage), il est possible de créer des tableaux destinés à faciliter la prise de décision, notamment dans les petites structure : un simple un export de balance et une fusion de fichiers excel.

2/ Modifier l'intitulé de certains comptes pour gagner du temps et faciliter la révision

Comme précédemment, tant que les principes du plan comptable sont respectés, il est tout à fait possible de modifier l'intitulé de certains comptes.

Cette proposition concernera les comptes fournisseurs. L'intitulé d'un compte contient souvent uniquement le nom du fournisseur.

Pourquoi ne pas rajouter le type d'achats, s'il s'agit de ventes ou de prestations de services, en permettant ainsi de déceler rapidement les erreurs.

Exemple :
401 Fournisseur X - fournitures de bureau - D
401 Fournisseur Y - honoraires - E


Cette solution qui n'est pas forcément utilisable pour tous les fournisseurs permet aussi de vérifier rapidement grâce au libellé des écritures (lorsqu'elles contiennent le nom des fournisseurs), qu'une facture de téléphone ne s'est pas glissée parmi les honoraires...

Les lettres D et E représentent le régime de TVA, D pour la TVA sur les débits et E pour les Encaissements.

Là encore, il s'agit de faire apparaître ces informations dans le grand livre et donc de vérifier les comptes de TVA.