Un délai de six mois supplémentaire peut toutefois être demandé par requête auprès du président du Tribunal de commerce lorsqu'il existe un motif sérieux, empêchant la société de le faire.
Cette réunion des associés est toujours obligatoire pour l'approbation des comptes annuels et doit avoir lieu, même s'il n'y a pas de résultat à affecter.
Cependant, la préparation de cette assemblée pourra varier d'une société à l'autre. Obligatoirement convoqués selon des modalités prévues par les statuts dans les sociétés en noms collectifs, les associés le seront en vertu des textes du code de commerce dans les sociétés anonymes, les sociétés à responsabilité limitée pluripersonnelles ou unipersonnelles.
En présence d'un commissaire aux comptes et lorsqu'il existe des conventions réglementées, des formalités supplémentaires seront à prévoir.
Un certain nombre de documents sont à tenir à la disposition des associés ou à envoyer à ces derniers (R223-18 du code de commerce):
- Les comptes annuels
- Le rapport de gestion
- Les textes des résolutions proposées
- L'inventaire (à disposition au siège)
- Tous les rapports établis par le commissaire aux comptes
Lorsqu'ils doivent être établis :
- Les comptes consolidés
- Le rapport de gestion du groupe
Après la tenue de l'assemblée générale, un procès verbal est établi et les comptes annuels seront déposés au greffe du Tribunal de commerce, dans le délai d'un mois. Le non respect de cette formalité entraîne des sanctions pénales, prévues à l'article L 241-5 du code de commerce pour les SARL
Lorsqu'il existe un comité d'entreprise, les documents envoyés aux associés ou à l'associé unique lui sont également communiqués mais aucun délai légal n'est prévu pour l'accomplissement de cette formalité dans les EURL. Deux délégués sont convoqués en même temps que les associés.
Le rapport du comité d'entreprise sur la situation économique et sociale de la société est remis aux associés.
1/ Les Sociétés à responsabilité limitée ou SARL
Dans les SARL, lorsque les statuts le prévoient, la quasi-totalité des décisions peuvent être prises par le biais de consultations écrites, actes sous seing privé, visioconférences ou télécommunication. La seule exception concerne l'approbation des comptes annuels, pour lesquels la réunion des associés reste obligatoire.
calendrier pour les SARL avec commissaire aux comptes
- 5 mois avant la réunion : Information du commissaire aux comptes au sujet des conventions réglementées.
- 1 mois avant la réunion : mise à disposition du commissaire aux comptes, des comptes annuels et du rapport de gestion
- 15 jours avant la réunion : convocation des associés par lettre recommandée contenant l'ordre du jour et accompagnée d'un certain nombre de documents. L'inventaire est mis à disposition au siège social
Convocation du commissaire aux comptes
Convocation des délégués du comité d'entreprise
- Réunion des associés dans les six mois de la clôture de l'exercice
- Un mois après la réunion : dépôt des comptes annuels, du rapport de gestion, du rapport du commissaire aux comptes et de la proposition d'affectation du résultat ainsi que de la résolution correspondante au greffe
calendrier dans les SARL sans commissaire aux comptes
- 15 jours avant la réunion : envoi de la convocation par lettre recommandée, accompagnée des documents obligatoires et mise à disposition de l'inventaire au siège social
Convocation des délégués du comité d'entreprise
- Tenue de la réunion dans les six mois de la clôture de l'exercice
- Un mois après la réunion : dépôt des comptes annuels, du rapport de gestion, de la proposition d'affectation du résultat et la résolution correspondante au greffe
2/ Les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée ou EURL
La particularité des EURL en la matière, est le fait que c'est l'associé unique qui exerce toutes les prérogatives des assemblées générales, et que ces "assemblées" prennent alors la forme de décisions unilatérales.
Les modalités diffèrent un peu, selon que l'associé unique est ou non le seul gérant.
Si l'associé est le seul gérant, les formalités sont allégées et une simple décision de sa part, accompagnée d'un dépôt au greffe peut valoir approbation des comptes. Il lui suffit alors de déposer les documents obligatoires dans les six mois de la clôture.
Si l'associé unique n'est pas le seul gérant, il y a lieu de respecter un calendrier plus proche de celui des sociétés pluripersonnelles.
calendrier dans les EURL avec commissaire aux comptes, associé unique et gérant
- 5 mois avant la réunion : Information du commissaire aux comptes au sujet des conventions réglementées.
- 2 mois avant la réunion : mise à disposition du commissaire aux comptes, des comptes annuels et du rapport de gestion
- 1 mois avant la réunion et au plus tard, cinq mois après la clôture : envoi des documents à l'associé unique.L'inventaire est mis à disposition au siège social.
- Approbation dans les six mois de la clôture de l'exercice
- Un mois après la réunion : dépôt des comptes annuels au greffe
calendrier pour les EURL avec associé unique et gérant
- 1 mois avant la réunion : envoi à l'associé unique des documents nécessaires. L'inventaire est mis à disposition au siège social
- Approbation des comptes dans les six mois de la clôture de l'exercice
- Un mois après la réunion : dépôt des comptes annuels au greffe
calendrier pour les EURL avec commissaire aux comptes et dont l'associé unique est le seul gérant
- 5 mois avant la réunion : Information du commissaire aux comptes au sujet des conventions réglementées.
- 2 mois avant la réunion ou dans les quatre mois de la clôture : mise à disposition du commissaire aux comptes, des comptes annuels et du rapport de gestion
- Approbation dans les six mois de la clôture de l'exercice
- Un mois après la réunion : dépôt des comptes annuels au greffe
calendrier pour les EURL dont l'associé unique est le seul gérant
- Approbation des comptes dans les six mois de la clôture de l'exercice
- Un mois après la réunion : dépôt des comptes annuels au greffe
L'approbation des comptes annuels et le dépôt en double exemplaire certifiés conformes, se font toujours sous peine de sanctions pénales (L241-5 et R247-3 du code de commerce).
La simplification prévue pour le gérant d'eurl, associé unique, ne le dispense pas pour autant, d'affecter le résultat et de doter la réserve légale.
3/ Des modèles gratuits existent sur le net, en voici quelques exemples pour les SARL :
