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Refacturations de frais et débours : quelle différence ?

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Catégorie : Actualité comptable
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Publié le , Modifié le 06/07/2023
Refacturation de frais et débours : comprendre l'impact sur la TVA

Les refacturations de frais et les débours ne doivent pas être confondus. De leur qualification dépend la soumission ou non des opérations à la TVA et à l'impôt. En cas d'erreur, les conséquences fiscales peuvent être lourdes puisque l'administration fiscale pourra appliquer la TVA aux sommes perçues.

La refacturation des débours permet le remboursement des frais engagés au nom du client dans le cadre d'un mandat.

Les refacturations de frais complètent la vente ou la prestation de service. L'entreprise supporte alors leur montant hors taxe et le refacture avec ou sans marge, parfois même selon un forfait.

Dans les deux cas (refacturation avec ou refacturation sans marge), il s'agira de refacturer au client, des sommes payées par l'entreprise.

La différence entre les deux notions apparaît également dans la traduction des refacturations de frais et débours en comptabilité.

 

La notion de remboursement de débours

Ce sont des frais engagés par un tiers agissant au nom et pour le compte de son client. Il dispose d'un mandat préalable et explicite, parfois tacite et rend compte des sommes engagées.

Les débours sont des sommes payées au nom et pour le compte du client, qui serait seul poursuivi en cas de non paiement.

Exemple de débours en pratique

Un avocat vous « refacture » des frais supportés lors de la création de votre société (frais de greffe, de publicité légale...). La facture de ces frais de greffe est au nom de votre société, et non au nom du cabinet d'avocat. Ce dernier garde une photocopie et vous transmet l'original qui vous permet de récupérer la TVA.

Pour le cabinet d'avocat, cette avance et son remboursement sont enregistrés en compte de classe 4 (compte 467 en général), compte de tiers ou compte de passage. Ils n'ont donc aucune incidence sur le résultat comptable ou fiscal du cabinet.

De votre côté, vous enregistrez cette facture en charge et déduisez la TVA.

Refacturation des débours et TVA : le remboursement des débours se fait à l'euro près et n'est pas soumis à TVA. Aucun remboursement forfaitaire n'est admis en cas de débours. La facture est établie au nom du client.

Comment comptabiliser les débours ?

Le débours n'a jamais d'impact sur le résultat comptable ou fiscal de celui qui avance les frais, le fournisseur et n'est pas comptabilisé dans un compte de charge ou de produit chez lui. Il est donc comptabilisé au débit du compte 467 Autres comptes débiteurs ou créditeurs, par le crédit d'un compte 512 Banque. Lors de la refacturation au client, le compte 467 est crédité, par le débit du compte 411 Clients.

Il est en revanche déductible du résultat du client comme n'importe quelle autre facture d'achat à son nom.

 

Qu'est ce qu'une refacturation de frais ?

C'est une dépense engagée pour votre client mais dont la facture est à votre nom (et pas au nom de votre client). Cela peut être des frais de déplacement, transport, d'hôtel... que vous devez engager dans le cadre de votre relation avec votre client. Mais à la différence du débours, quand vous refacturez des frais, vous agissez en votre nom.

Quand vous vous faites rembourser par votre client, vous devez émettre une facture, parfois en y joignant la photocopie des dépenses mais contrairement au débours, ce n'est pas obligatoire. Vous gardez les originaux.

La dépense constitue une charge et sa refacturation un produit soumis à TVA, qu'une marge soit appliquée ou pas.

La refacturation des frais est alors imposable à l'impôt sur les sociétés ou à l'impôt sur le revenu et soumis à TVA mais la charge est également déductible. Elle augmente le résultat fiscal pour la différence entre le montant refacturé et le montant HT de la facture initiale. Elle apparaît enfin sur la facture de vente qui permet de se faire rembourser.

Pour les micro-entreprises, et dans la mesure où la comptabilité est allégée, il n'est pas évident pour le micro-entrepreneur de dissocier d'un point de vue comptable, ses dépenses de celles effectuées pour le compte de son client en cas d'avance de frais. Il est conseillé d'établir au préalable un accord écrit stipulant le budget alloué à la prestation de service par exemple, et le micro-entrepreneur devra conserver l'ensemble des justificatifs (factures, tickets de caisse) relatifs aux dépenses qu'il souhaite refacturer à son client, notamment en cas de contrôle.

Dans les entités disposant de la personne morale, il est fortement recommandé de se faire accompagner par un expert-comptable.


Refacturations de frais et débours : quelle différence ?


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