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5 conseils pour réduire les délais de règlement de vos clients

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Facture électronique

La maîtrise des délais de paiement est un enjeu de trésorerie essentiel pour de nombreuses entreprises, mais tout particulièrement pour les TPE/PME, à la trésorerie plus fragile. C'est aussi un enjeu de responsabilité juridique, car des sanctions pèsent désormais sur les entreprises qui ne respecteraient pas les règles du jeu.

Suite à la publication du dernier rapport de l'Observatoire des délais de paiement, jefacture.com vous propose de passer en revue les facteurs clés de succès pour accompagner vos clients en matière de recouvrement.

Jefacture.com

Découvrez jefacture.com, la plateforme de factures électroniques pensée par les experts-comptables pour leurs clients.

 

Vérifier la fiabilité des clients 

Une part importante des défaillances de paiement peut être évitée très en amont de la vente. C'est d'ailleurs un des 5 conseils de la Banque de France aux entreprises pour réduire leurs délais de paiement : « ne pas développer d'affaires avec les mauvais clients ». D'autant, que comme le rappelle l'Observatoire des délais de paiement, la crise du Covid-19 « a incontestablement amplifié les problèmes structurels générateurs de retards de paiement ».

Un premier contrôle, basique mais indispensable, consiste à vérifier la cohérence du numéro SIRET de l'entreprise. En cas de doute, d'autres solutions permettent d'obtenir un niveau supplémentaire de garantie : analyse des informations financières déposées au greffe, contrôle de l'absence de procédure collective, vérification de la cotation réalisée par des organismes spécialisés, etc.

 

Prévenir l'apparition de litiges en formalisant précisément les conditions de la vente 

En cas de litige ou de contestation, de nombreuses sociétés préfèrent attendre la réception de l'avoir correspondant à la facture litigieuse pour procéder au paiement. Selon l'Observatoire des délais de paiement, « les entreprises font régulièrement valoir des erreurs dans le formalisme des factures pour justifier leurs retards de paiement, alors même que la prestation faisant l'objet de la créance n'est pas elle-même contestée. Ces erreurs concernent fréquemment des factures de PME ».

L'expert-comptable aidera donc son client à réduire les délais d'encaissement en garantissant la conformité de ses factures de vente. Parmi les points à vérifier, on trouvera notamment : les conditions générales de vente, une mention claire des délais de paiement, des conditions d'escompte éventuelles, un rappel des taux de pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

 

Accompagner les clients dans un processus de dématérialisation

Selon l'Observatoire des délais de paiement, « les entreprises avancent régulièrement l'argument de la réception tardive des factures pour justifier de retards ». D'après un rapport récent de la DGFiP, la réduction des délais de paiement est d'ailleurs présentée comme le premier bénéfice de la dématérialisation des factures attendu par les entreprises.

Même s'il n'est pas directement responsable de l'émission des factures de vente de ses clients, l'expert-comptable a un rôle à jouer dans ce domaine, en les encourageant à basculer vers une plateforme de factures électroniques, sans même attendre que cela devienne une obligation légale. Car les avantages pour les entreprises sont immédiats :

  • envoi en temps réel des factures de vente, avec option de paiement intégrée au mail, permettant au client de régler la facture immédiatement et en quelques clics ;
  • garantie d'un meilleur suivi des échéances, avec des tableaux de bords spécifiques et mis à jour en permanence (voir point suivant) ;
  • et donc réduction des délais de paiement.

 

Relancer régulièrement

Autre constat de l'Observatoire des délais de paiement : les retards de paiement des entreprises s'expliquent souvent par une organisation mal adaptée à la réglementation. Dans ce domaine, les cabinets peuvent proposer différents niveaux d'accompagnement à leurs clients :

  • proposer une solution de suivi des échéances adaptée aux besoins du chef d'entreprise : claire, simple, accessible en mobilité, et mise à jour en temps réel avec les données de facturation et de trésorerie ; 
  • les accompagner dans la mise en place d'une procédure de relance régulière et formalisée ;
  • les décharger entièrement de la procédure de relance, en proposant une mission de recouvrement amiable, de façon régulière, et de préférence, à l'entête du cabinet. 

 

Structurer cette offre d'accompagnement au sein du cabinet 

Les experts-comptables disposent en effet d'un formidable cadre juridique pour proposer l'ensemble de cette offre d'accompagnement. Car la loi Pacte, en mai 2019, et le décret n° 2019-1193 du 19 novembre 2019 ont rendu possible la réalisation des missions de mandat de paiement des dettes et de recouvrement amiable des créances.

Sur ce sujet, le Conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables a publié un guide pratique pour accompagner les experts-comptables dans ces nouvelles missions. Ce guide propose notamment une procédure précise de mise en œuvre de la mission, qui peut être résumée ainsi :

Accompagnement cabinets

En s'inscrivant dans ce cadre déontologique, l'expert-comptable sécurise juridiquement la réalisation de sa mission, et garantit à son client une prestation de qualité, conforme aux meilleures pratiques : formalisation des conditions de la mission, prévention des risques de fraude, rédaction d'un compte-rendu, etc.

 

Les plateformes de factures électroniques contribuent à la réduction des délais de paiement 

Selon le Conseil supérieur (étude « Marchés de la profession comptable », 2020), « la principale attente formulée par les dirigeants de TPE-PME porte sur un accompagnement rapproché des experts-comptables dans la vie quotidienne de l'entreprise ». La demande est donc réelle, et notamment en matière de gestion du recouvrement. Mais si le cadre juridique de cette mission est important, le choix d'un outil adapté l'est tout autant.

Les plateformes de factures numériques répondent à de nombreux points évoqués plus haut : dématérialisation totale du processus de facturation bien sûr, mais aussi vérification automatique du numéro SIRET, fourniture d'un outil de gestion des échéances, recoupement avec les informations de paiement, échanges sécurisés avec le cabinet, etc. Il est donc indispensable de réfléchir dès maintenant à ce type de solution, sans attendre que la facturation électronique soit rendue obligatoire pour toutes les entreprises.

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Au service de la Profession Comptable, jefacture.com se veut un acteur majeur de la généralisation de la facture électronique annoncée par les pouvoirs publics.

Accélération du processus et optimisation du coût de traitement, réduction des délais de paiement, missions complémentaires, jefacture.com des bénéfices pour le cabinet et pour son client.


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