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Accompagner vos clients TPE dans leur digitalisation : focus sur la relation client

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
Axonaut

En tant qu'expert-comptable, comment pouvez-vous aider simplement vos clients à réaliser leur transformation numérique ?

Nous vous proposons une série d'articles détaillant les avantages concrets de la dématérialisation de la gestion des TPE/PME, processus par processus. Premier épisode de cette série avec la mise en place d'une solution innovante de facturation et gestion de la relation client.

Pourquoi mettre en place une solution dédiée pour la gestion du cycle de vente ? 

En 2019, seules 27% des TPE/PME utilisaient un logiciel de gestion de la relation clients. Pourtant, selon la même étude, elles sont encore nombreuses à rencontrer « des problèmes d'exactitude des coordonnées clients » ou « un manque d'information sur les interactions entre clients et prospects ».

C'est donc une excellente première étape pour proposer à vos clients TPE/PME une mission d'accompagnement dans la transformation numérique.

 

Premier diagnostic de l'organisation de la TPE

Les avantages de la mise en place d'outils numériques dans les petites entreprises sont nombreux. Mais pour convaincre le dirigeant de l'intérêt d'utiliser de telles solutions, et donc de revoir sa façon de travailler, il est préférable de partir de ses préoccupations, et des difficultés qu'il peut rencontrer, même s'il n'en a pas toujours conscience.

Voici quelques questions qui peuvent permettre d'amorcer ce diagnostic :

  • où sont stockées les informations relatives à vos contacts, prospects ou clients : sur votre téléphone ? L'ordinateur d'un salarié ? Les deux ?
  • ces informations sont-elles synchronisées, mises à jour régulièrement, et donc utilisables à tout moment depuis n'importe quel support ? 
  • votre processus de vente est-il formalisé, avec des délais clairs entre chaque étape (premier contact et rappel, appel et première proposition, relance, etc.) ?
  • vos équipes peuvent-elles savoir si un client a eu un échange récent avec un autre membre de l'entreprise, et à quel sujet ?
  • les factures sont-elles en tout point conformes aux règles du droit fiscal et du droit commercial ? 
  • subissez-vous des retards réguliers d'encaissement ? Les processus de facturation et de relance vous paraissent-ils suffisamment adaptés ?
  • la gestion des données nominatives est-elle conforme au RGPD ? 

Axonaut

 

Centraliser l'information

Le premier bénéfice de l'utilisation d'une solution dédiée est sans doute la centralisation des informations relatives aux tiers. Différents flux sont en effet intégrés à une seule solution : les coordonnées des contacts bien sûr, mais aussi l'historique des rendez-vous, via la synchronisation avec l'agenda, les données de facturation, de paiement, la date du dernier contact avec le service clients, etc.

Axonaut vous propose des accusés de lecture des propositions commerciales, pour permettre au dirigeant de rappeler le prospect juste après qu'il ait pris connaissance de la proposition.

 

Réduire les délais de paiement et des impayés

La gestion du processus de vente gagne aussi en fiabilité, avec la possibilité de suivre chaque étape voire de l'automatiser, depuis le premier contact avec le prospect, jusqu'à l'encaissement de la facture. Cette industrialisation des processus de facturation et de relance, permet ainsi de réduire les délais de paiement, grâce à plusieurs innovations technologiques de ces dernières années :

  • la signature électronique des devis ;
  • la transformation en un clic des devis en factures ; 
  • la possibilité d'encaisser directement en ligne ;
  • la programmation de relances automatiques

Utilisation d'une solution en ligne ne veut pas forcément dire fin du papier ! L'envoi de relances par courrier postal, simple ou recommandé, est possible depuis Axonaut, de façon totalement transparente pour l'utilisateur : le document peut être imprimé et expédié directement par la Poste.

 

Mettre en conformité son entreprise

Beaucoup de TPE/PME n'ont pas conscience de courir un risque juridique en traitant manuellement les données relatives à leurs clients et prospects. On peut citer au moins deux points de faiblesse récurrents :

  • la non-conformité des factures de vente aux règles fiscales et du droit commercial ;
  • la non-conformité du traitement des données au RGPD (règlement général sur la protection des données). 

Les sanctions peuvent être élevées, et les contrôles de la DGCCRF ou de la CNIL sont réels, y compris dans les TPE/PME.

La mise en place d'un outil dédié permet de réduire ces deux risques en garantissant l'établissement de factures aux normes, mais aussi sous réserve de la conformité de la solution, en traitant les données de façon sécurisée.

Axonaut

 

Fiabiliser les informations transmises à l'expert-comptable

La mise en place d'une solution dédiée au sein de l'entreprise permet enfin de fiabiliser les données transmises à l'expert-comptable. Le logiciel de facturation garantit par exemple la séquence de numérotation, et la centralisation des informations relatives au paiement permet de vérifier rapidement le statut d'une facture.

Axonaut a notamment développé un accès spécifique pour l'expert-comptable au dossier de son client (si celui-ci l'autorise). Le professionnel peut alors exporter directement les informations dont il a besoin pour mettre à jour la comptabilité, vérifier une information ou établir les comptes annuels.

Ces fonctionnalités permettent également d'envisager le développement de nouvelles missions, notamment celles de gestion du recouvrement des créances, ou de paiement des factures fournisseurs. Les échéanciers, factures en retards et relances sont en effet exportables en quelques clics.

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