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A-nouveaux en comptabilité et création de dossier

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Catégorie : Conseils pratiques pour saisir sa propre comptabilité
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A-nouveaux en comptabilité

Lorsque l'on reprend un dossier d'un autre cabinet ou que l'on change de logiciel, la première question que l'on se pose est souvent celle de savoir comment procéder ?

De plus en plus de logiciels proposent des imports et exports de balance, des écritures comptables, du plan comptable, pas toujours avec rapprochement bancaire et même du FEC (fichier des écritures comptables). Ce n'est que lorsque cet import n'est pas possible que tout se complique.

Selon la méthode utilisée, on peut :

  • saisir les a-nouveaux au 1er jour de l'exercice concerné ;
  • saisir une balance complète (classe 1 à 7) pour obtenir automatiquement l'exercice précédent sur la liasse fiscale ;
  • faciliter le lettrage ;
  • partir d'un rapprochement bancaire correct.

L'objectif est d'éviter de commencer un exercice avec quelques handicaps comme l'impossibilité de lettrer les soldes des comptes de tiers par exemple.

 

La saisie des a-nouveaux au 1er jour de l'exercice

La saisie des a-nouveaux concerne toujours les comptes des classes 1 à 5, c'est-à-dire les comptes de bilan, jamais les comptes de classe 6 et 7.

Cette méthode a l'avantage de la simplicité mais présente un inconvénient. Elle ne permet pas de repérer certaines erreurs comme l'utilisation d'un compte 707 « marchandises » pour les ventes alors que sur l'exercice précédent, le chiffre d'affaires était comptabilisé en compte 701 « produits finis ».

Le résultat de l'exercice précédent est saisi manuellement dans le compte 120.

 

La saisie des a-nouveaux au dernier jour de l'exercice précédent

Cette méthode est un peu plus compliquée que la précédente mais permet d'obtenir des comptes annuels qui tiennent compte de l'exercice précédent, lorsqu'il existe. Ce n'est qu'en début d'activité que la colonne dédiée à l'année précédente ne devra pas être renseignée.

La méthode consiste à saisir l'intégralité de la balance au dernier jour de l'exercice précédent et de procéder à la clôture de l'exercice. Les a-nouveaux seront générés automatiquement dans l'exercice suivant.

Lorsque le logiciel comprend un module états comptables et fiscaux, il sera également possible, avant d'effectuer la clôture, de générer les comptes annuels et la liasse fiscale afin d'en vérifier la concordance.

Les tableaux comptables de la liasse fiscale correspondent alors exactement à la déclaration qui a été faite par l'ancien cabinet ou dans l'ancien logiciel.

Si la liasse fiscale a été modifiée à la main et non calculée automatiquement par le logiciel (de plus en plus rare), des ajustements seront peut-être nécessaires.

 

Faciliter le lettrage : saisir le détail de tous les comptes de la classe 4

Quelle que soit la date de saisie (au premier ou au dernier jour de l'exercice comptable), on peut trouver un intérêt à saisir le détail des opérations non lettrées de tous les comptes non soldés de la classe 4, y compris des comptes auxiliaires, clients et fournisseurs.

Mais pour faire cela, il est nécessaire de disposer des grands livres clients et fournisseurs non lettrés ainsi que du grand livre détaillant tous les comptes de la classe 4.

On facilite ainsi le lettrage et la vérification des factures réglées et non réglées sans avoir à faire des recherches dans un grand livre.

On évite aussi de fastidieuses recherches dans l'ancien logiciel pour retrouver les éléments qui ne seraient pas soldés.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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