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AS400 lettrages  a l'envers 

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Rathna
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Recouvrement
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Ecrit le: 17/03/2021 05:42
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Bonjour à tous,

je suis assistante recouvrement dans une entreprise qui a récemment été rachetée par un fonds d'investissement. J'occupe ce poste depuis 11 ans et depuis le changement des comptables c'est la cata ta !! Nous fonctionnons avec l'as400 pour les comptables au siège et en agence avons le visuel sur un intranet.

Mon souci est le suivant : lors de paiement partiel d'une facture par un client, en lieu et place de la facture s affichant avec un reliquat a devoir, je vois des virements négatifs.... c'est à s'en arracher les cheveux car j'ai plusieurs centaines de comptes ou se trouvent plusieurs dizaines de factures ?...

en visu ça me donne :

VIR

25/11/2020

25/11/2020

445,96 €

334,47 €

111,49 €

Donc ils ont lettré une facture (laquellle ??) avec un virement plus important.
le client a le même visuel que moi lors des relances automatiques de mon siège...

quand je demande aux " comptables " de lettrer correctement, ils le disent que tout est ok pour eux... Je ne sais plus quoi faire alors j'ai l'espoir qu'un génie parmi vous pourra m'éclairer et m'expliquer ce qu'ils doivent faire, ne plus faire afin que cela s'affiche dans le bon sens ?...

désolée pour le pavé et merci infiniment d'avance pour vos réponses !

Rathna

Sandra Schmidt
ProfilSandra Schmidt
Rédactrice et modératrice Compta Online
  • 75 - Paris
 
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Rédactrice et modératrice Compta Online



Re: AS400 lettrages  a l'envers 
Ecrit le: 17/03/2021 09:30
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Bonjour Rathna,

Si je comprends bien votre message, votre comptable fait ce que l'on appelle des OD de lettrage.

En gros, au lieu de chercher quelles factures sont payées par le virement, il lettre les factures les plus anciennes et fait une écriture de virement négatif pour le solde, qu'il lettre ensuite avec le paiement suivant.

Je ne vois malheureusement qu'une seule solution au problème. Indiquer systématiquement au comptable les factures qui sont payées par le virement, en mettant les numéros de facture dans les libellés.

Avec ce système, le risque est qu'une facture non comptabilisée soit oubliée ou inversement, qu'un doublon (facture comptabilisée deux fois) ne soit jamais vu.

À la longue, surtout s'il reçoit des relances pour des factures qu'il estime avoir payées, le client risque de se lasser. Le plus simple est donc de faire le point avec lui, de lui demander une copie de son compte fournisseur avec le lettrage et de comparer les deux comptes pour retrouver la différence.

Bon courage pour la suite,

Sandra



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