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Aspect social - utilisation d'un véhicule de fonction

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Catégorie : Actualité sociale
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Lorsqu'un employeur met un véhicule de fonction à la disposition d'un salarié, ce véhicule peut être réservé à un usage exclusivement professionnel ou destiné à un usage mixte, à la fois professionnel et personnel.

Il y a usage mixte chaque fois que le salarié peut utiliser le véhicule pour son trajet domicile/lieu de travail ou n'est pas obligé de restituer le véhicule en-dehors de ses heures de travail (week-end ou congés).

Dès lors que le véhicule est utilisé à des fins personnelles, il faudra ajouter un avantage en nature, soumis à cotisations sociales sur la fiche de paie.

L'employeur peut être propriétaire ou locataire du véhicule.

Quelle que soit l'option retenue,  l'employeur est responsable :

  • En cas de mauvais état du véhicule ;

  • des infractions au stationnement (puisqu'il est titulaire de la carte grise) sauf s'il prouve que le véhicule était utilisé à des fins personnelles à ce moment là ;

  • des infractions au code de la route telles que les excès de vitesse, s'il prévoit des temps de trajet trop court par exemple.

Une retenue sur salaire pour les amendes n'est donc pas possible. Par contre, en cas d'abus, l'employeur conserve la possibilité de sanctionner le salarié (procédure disciplinaire).

 

Que doit prévoir le contrat de travail ?

En cas de mise à disposition d'un véhicule de fonction, le contrat de travail doit prévoir :

  • l'entretien du véhicule ;
  • les frais d'assurance ;
  • le lieu de stationnement du véhicule ;
  • les obligations du salarié en cas d'accident ;
  • les modalités de paiement des contraventions ;
  • en cas d'usage personnel, les risques pour lesquels le véhicule est assuré.

Le remboursement des frais d'essence, de parking, d'entretien ou de tout autre frais relatif au véhicule, se fait sur justificatifs fournis par le salarié. Sans ces justificatifs, les remboursements effectués ne seront pas exonérés et devront être soumis à cotisations sociales.

 

Comment évaluer l'avantage en nature ?

L'évaluation de l'avantage en nature peut se faire soit sur la base d'un forfait, soit sur la base des frais réellement engagés. Le choix entre les deux modes d'évaluation appartient à l'employeur qui peut même en changer en cours d'année.

Les dépenses réellement engagées

Pour pouvoir évaluer l'avantage en nature sur la base des dépenses réellement engagées, l'employeur doit pouvoir apporter la preuve du nombre de kilomètres parcourus à titre personnel par le salarié.

Si cette preuve ne peut être apportée, l'URSSAF pourra modifier unilatéralement l'évaluation de l'avantage en nature en retenant l'évaluation forfaitaire.

Les frais engagés par l'employeur pour le compte du salarié seront proratisés en faisant le rapport entre le nombre de kilomètres parcourus pour un usage privé et le nombre total de kilomètres parcourus dans l'année.

Le véhicule loué sera évalué à partir du coût global de la location, des frais d'assurance, d'entretien et des frais d'essence remboursés par l'employeur.

Le véhicule acheté sera évalué en tenant compte des frais d'assurance, d'entretien, d'essence et d'un amortissement annuel :

  • de 20% de la valeur du véhicule de moins de 5 ans ;

  • de 10% de la valeur du véhicule de plus de 5 ans.

 

L'évaluation au forfait

Cette évaluation de l'avantage en nature dépend de plusieurs éléments. Différents forfaits sont prévus selon que l'employeur est propriétaire ou non du véhicule et selon qu'il rembourse ou non, les frais de carburant au salarié.

Ces forfaits sont calculés en pourcentage du coût d'achat toutes taxes comprises du véhicule ou du coût global de la location.

Évaluation de l'avantage en nature :

Forfait sans carburant

Forfait + carburant frais réels

Forfait carburant compris

Véhicule acheté de moins de 5 ans

9% du coût d'achat TTC

9% du coût d'achat TTC + factures de carburant personnelles remboursées

12% du coût d'achat TTC

Véhicule acheté de plus de 5 ans

6% du coût d'achat TTC

6% du coût d'achat TTC + factures de carburant personnelles remboursées

9% du coût d'achat TTC

Véhicule loué avec ou sans option d'achat

30 % du coût global annuel

30% du coût global annuel + factures de carburant personnelles remboursées

40% du coût global, carburant personnel et professionnel payé par l'employeur compris.

 

En cas de location de véhicule, le montant du forfait est plafonné au montant qui aurait été calculé dans les mêmes conditions pour un véhicule acheté.

Le forfait de location comprend l'entretien, l'assurance et la location.

L'avantage en nature véhicule sur la fiche de paie 

L'avantage en nature figurera à la fois en haut et en bas de la fiche de paie. En haut, pour le soumettre à cotisations sociales et en bas, pour ne pas le payer une seconde fois.

Exemple :

Un véhicule de fonction est acheté par l'employeur pour un montant TTC de 20 000¤.

L'avantage en nature forfaitaire carburant compris sera calculé ainsi :

20 000 * 12 % = 2 400¤ par an  de l'avantage en nature véhicule.

Pour un exemple de fiche de paie avec un avantage en nature repas (le principe est le même), voir cet article Traiter les avantages en nature en paie

 

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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