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Audit de conformité sociale : quels contrôles prioriser ?

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Conformité sociale en entreprise : comment les cabinets comptables peuvent accompagner leurs clients

Vérifier la conformité des pratiques internes de ses clients n'est pas toujours facile pour les cabinets comptables. En pratique, faute de temps ou de ressources disponibles dans le cabinet, la mission sociale se limite dans la plupart des cas à la simple gestion des bulletins de paie / déclarations sociales et des contrats de travail. Pourtant, les besoins d'accompagnement des clients en social sont souvent plus larges.

En effet, l'application au quotidien de la réglementation sociale s'avère complexe et piégeuse, notamment pour les TPE / PME qui ne disposent pas de service RH interne. En découle de nombreuses zones de risques sociaux, souvent sous-évaluées par les clients, mais aussi par ... les cabinets.

Mener un audit de conformité sociale permet à la fois de sécuriser les pratiques de ses clients en matière de gestion RH, mais aussi d'identifier leurs besoins d'accompagnement.

Mais par où commencer dans ce type d'audit ? Quels contrôles prioriser pour mener un diagnostic de conformité sociale efficace ?

Myfides

 

Audit complet ou thématique ?

Dans l'application de la réglementation sociale, les employeurs sont confrontés à une triple difficulté :

  • un nombre important d'obligations sociales à respecter, techniques et/ou chronophages (formalités, documents obligatoires ...) ;
  • des règles à adapter à leur structure selon leur effectif, les profils des salariés (cadres / non-cadres / jeunes / étrangers...), la nature du contrat de travail (CDI / CDD / temps partiel / forfait-jours...) et leur secteur d'activité (convention collective, normes spécifiques...) ;
  • et des adaptations régulières à apporter à leur gestion RH pour tenir compte de l'actualité réglementaire (décrets, circulaires... ).

Cette complexité rend le champ d'investigation du cabinet potentiellement très large en matière d'audit de conformité sociale. Le cabinet devra donc définir précisément son périmètre d'intervention. A un audit social complet et chronophage, on pourra préférer un ou plusieurs audits sociaux thématiques, sur une ou plusieurs zones de contrôle (documents et registres obligatoires, contrats de travail, paie et charges sociales, obligations santé/ sécurité....).

La connaissance préalable des forces et faiblesses du client en matière de gestion RH est un vrai plus pour cibler les domaines de contrôles prioritaires.

L'outil de diagnostic de conformité sociale « Social'360 by MyFides » permet, au choix, d'effectuer un diagnostic complet ou un audit ciblé sur une des 10 zones de risque social les plus courantes.

 

Le contrôle prioritaire : les documents et registres obligatoires

Pas d'audit de conformité sociale sans vérifier l'existence ou non dans l'entreprise des (nombreux) documents obligatoires : affichages, formalités d'embauche (dont mutuelle / prévoyance), formalités de rupture du contrat, règlement intérieur, déclarations obligatoires...

Une attention particulière devra prochainement être apportée aux formalités d'embauche : en effet, dans un objectif de transparence, l'employeur devra prochainement remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail (loi n°2023-171 du 9 mars 2023). Le salarié qui n'aurait pas reçu ces informations aura la possibilité de mettre en demeure l'employeur de lui communiquer les documents requis ou de compléter les documents remis. On attend la publication prochaine du décret qui fixera la liste des informations devant être communiquées par l'employeur.

Une fois l'existence du document obligatoire vérifiée, il faudra contrôler le contenu du document obligatoire : y a-t-il un format imposé ? des mentions obligatoires ? des délais de conservation à respecter ? des évolutions réglementaires à prendre en compte ? ...

L'objectif est ici d'identifier les zones de risques liées à une non-conformité en cas de contrôle de l'administration (amendes, pénalités, redressement...), mais également de prévenir le risque contentieux avec un salarié. Les carences identifiées dans la gestion RH du client pourront par la suite faire l'objet d'un accompagnement du cabinet dans la régularisation de la situation non-conforme.

Pour mener à bien ce type de contrôles, il est primordial d'utiliser une documentation à jour, pour ne pas passer à côté d'une nouveauté ou d'une évolution réglementaire.

L'outil de diagnostic de conformité sociale « Social'360 by MyFides » contient une base documentaire interactive actualisée qui permet d'accéder, sur chaque point de contrôle, aux textes de référence, mais également à la documentation publique pour approfondir un point spécifique s'il n'est pas entièrement maitrisé.

 

Le contrôle complémentaire : les obligations spécifiques liées à un seuil d'effectif

De nombreuses obligations sociales varient selon l'effectif de l'entreprise. Une attention particulière doit ainsi être apportée au respect des obligations liées à l'atteinte de certains seuils d'effectifs. Sans être exhaustif, on relèvera notamment les obligations suivantes :

  • au moins 11 salariés : mise en place du Comité Social et Économique, cotisations spécifiques (formation, transport ; forfait social...) ;

Outre la matérialisation d'un délit d'entrave (puni d'un emprisonnement et/ou d'une amende de 3 750 €), l'absence d'organisation des élections professionnelles peut soumettre l'employeur à de nombreuses conséquences financières en cas de procédures de licenciement pour inaptitude ou pour motif économique, de mise en place d'accord d'intéressement, de dénonciation d'usages dans l'entreprise... Par ailleurs, l'employeur qui ne respecte pas ses obligations en la matière commet une faute qui cause un préjudice automatique aux salariés.

  • au moins 20 salariés : déclaration et paiement de la contribution AGEGIPH ;
  • au moins 50 salariés : mise en place d'un règlement intérieur, mise à disposition du CSE de la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales, conclusion d'un accord de participation, négociations annuelles obligatoires, publication des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes, cotisations spécifiques (effort construction, FNAL...).

 

Le contrôle générateur de missions RH : les entretiens obligatoires

Les entretiens obligatoires sont nombreux, récurrents, et ne sont pas toujours organisés.

On citera notamment :

  • l'entretien professionnel (tous les 2 ans et au retour de certaines absences) ;
  • l'entretien professionnel-bilan (tous les 6 ans) ;
  • l'entretien forfait-jours (une fois par an pour les salariés concernés) ;
  • l'entretien télétravail (une fois par an) ;
  • l'entretien de début et de fin de mandat avec les représentants du personnel ;
  • l'entretien avec les salariés ayant un mandat de conseiller municipal, départemental ou régional.

Certaines conventions collectives prévoient des entretiens spécifiques obligatoires : entretien préalable à une sanction disciplinaire ; entretien lié à la classification... Par exemple, la branche ECLAT a mis en place un nouvel entretien de valorisation de la maîtrise professionnelle.

En cas d‘identification d'une carence sur le sujet, un accompagnement du client à la mise en place des entretiens obligatoires (conception des grilles d'entretien, établissement du calendrier ...) pourra être opéré par le cabinet dans le cadre d'une mission complémentaire.

L'outil de diagnostic de conformité sociale « Social'360 by MyFides » intègre des contrôles spécifiques sur les entretiens obligatoires, rappelant les sanctions encourues en cas de non-respect des obligations en la matière.

 

Le contrôle à ne pas sous-estimer : les contrats de travail

Bien que constituant le socle des relations contractuelles, les contrats de travail ne sont pas souvent audités en pratique. Pourtant, les risques sont nombreux en la matière. 3 risques principaux sont à identifier :

  • le risque de requalification du contrat : de temps partiel à temps plein, de CDD à CDI, de forfait-jours  à 35 H... ;

Une attention particulière sera portée aux mentions obligatoires des contrats à temps partiel (C. tr. Article L3123-6) et CDD (C. tr. Article L1242-12). Le contentieux toujours fourni en la matière montre que la règlementation n'est pas toujours maitrisée sur le sujet.

  • le risque de rappels de salaires : clauses imprécises (rémunération variable...) ou obsolètes (clauses de non-concurrence...) ;
  • le risque de versement de dommages-intérêts : en fonction du préjudice subi par le salarié.

Concernant la durée des périodes d'essai figurant dans les contrats de travail, il faut noter qu'à compter du 10 septembre 2023, il ne sera plus possible d'appliquer des durées de période d'essai plus longues que la loi, possibilité jusqu'à présent prévue pour les conventions collectives de branche conclues avant le 26 juin 2008.

Aussi, pour éviter ces risques, 4 contrôles prioritaires doivent être menés :

  • mentions obligatoires manquantes : temps partiel, CDD, conventions de forfait, spécificités conventionnelles... ;
  • incohérences entre le contrat et le bulletin de salaire : fonctions, classification, salaire, durée du travail... ;
  • absence de signature d'une convention ou d'un avenant spécifique conforme : forfait-jours, mise à disposition de personnel, délégation de pouvoirs ... ;
  • clause mal rédigée ou incomplète : non-concurrence, rémunération variable, droit à l'image...

Enfin, l'audit des contrats de travail permet parfois d'identifier des avantages individuels ou spécificités contractuelles négociées à l'embauche et méconnues par l'employeur (qui a pu changer entre temps). Ces informations peuvent se révéler particulièrement utiles lors d'une transmission d'entreprise.

L'outil de diagnostic de conformité sociale « Social'360 by MyFides » permet de valider rapidement le respect par le client des formalités en matière d'embauche.

 

Le contrôle santé/sécurité : le document unique de prévention des risques

Tous les employeurs, même en l'absence de risque apparent dans l'entreprise, doivent mettre en place un document unique de prévention des risques professionnels. On estime à seulement 40% la part des employeurs disposant du document unique...

Son contenu est très large, et dépend de la nature des risques présents dans l'entreprise. Il est très encadré réglementairement, et a sensiblement évolué depuis l'année dernière. Le document doit désormais évaluer les risques liés à l'organisation du travail (durée du travail, charge de travail ...), et organiser la traçabilité des expositions à l'ensemble des risques professionnels (risques chimiques, polyexpositions...) et non plus des seuls facteurs de pénibilité.

Pour les clients ayant un effectif d'au moins 50 salariés, un programme de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail renforcé doit être mis en place (liste des mesures devant être prises au cours de l'année à venir, identification des ressources de l'entreprise pouvant être mobilisées, calendrier de mise en œuvre).

Le document unique doit être mis à jour a minima chaque année (sauf pour les entreprises de moins de 11 salariés) ainsi que lors de tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ou lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque est recueillie.

Au 1er juillet 2023 (pour les entreprises d'au moins 150 salariés) ou 1er juillet 2024 (toutes entreprises), ce document devra être transmis sur un portail numérique, ce qui renforcera les moyens de contrôle de l'administration.

L'outil de diagnostic de conformité sociale « Social'360 by MyFides » permet d'auditer de manière sécurisée le respect des principales obligations de l'employeur en matière de santé / sécurité au travail.

Les missions d'audit de conformité sociale doivent être adaptées à chaque client. Elles constituent des missions à forte valeur ajoutée pour les cabinets comptables, en ce qu'elles permettent de positionner les cabinets dans une posture de conseil et d'accompagnement RH, qu'ils n'ont pas sur les missions sociales traditionnelles.

A l'heure où les cabinets doivent anticiper la baisse de chiffre d'affaires des missions traditionnelles, c'est le moment de se lancer !

Découvrez comment notre nouvel outil de diagnostic social « Social'360 by MyFides » vous permettra d'identifier rapidement les besoin d'accompagnement social chez vos clients, sur 10 thématiques de contrôle, et de générer de nouvelles missions sociales.

Myfides

Fidepros
MyFides est une association créée par des experts-comptables pour les experts-comptables et leurs clients.
Elle propose de nombreux outils pratiques : chiffrage et présentation des passifs sociaux de l'entreprise liés aux indemnités de fin de carrière (IFC by MyFides) ; vérification de la conformité du Fichier des Ecritures Comptables (veryFEC) et d'Examen de Conformité Fiscale (ECF).
En 2023, MyFides lance un nouvel outil, dédié au diagnostic de conformité sociale : Social'360 by Myfides.

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