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L'automatisation au service de la circularisation

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Modifié le 20/12/2018

Automatiser entièrement la circularisation tout en améliorant le taux de réponse

Pour franchir un nouveau cap en matière de transformation numérique, l'automatisation de la circularisation est un domaine d'application particulièrement intéressant dans la mesure où il est rapide à mettre en place et les retours immédiatement visibles.

Rappelons tout d'abord que la circularisation est une démarche obligatoire au cours d'un audit financier encadrée par la NEP* 505 « Demandes de confirmation des tiers » (* norme d'exercice professionnel). Son rôle est de vérifier, auprès des banques et d'autres types de tiers, que les informations comptables et financières d'une entité auditée correspondent bien à la réalité.

Source : NEP-505. Demandes de confirmation des tiers (CNCC).

De ce fait, chaque année en France comme dans les autres pays du monde, des centaines de milliers de demandes de confirmation sont envoyées au format papier par les auditeurs légaux à destination des banques, des clients, des fournisseurs, des avocats...

Au-delà de l'impact écologique lié à cet usage intensif de papier, le principal problème de cette procédure est qu'elle est à la fois coûteuse en termes de ressources humaines (plusieurs heures de travail sont nécessaires pour chaque dossier client) mais aussi, que les réponses collectées par les auditeurs sont peu nombreuses.

Les auditeurs la considèrent d'ailleurs comme l'une des tâches les plus ingrates à réaliser.

 

Numérisation et automatisation de la procédure

Aujourd'hui, des outils existent pour automatiser entièrement cette démarche tout en améliorant le taux de réponse.

C'est notamment le cas de la plateforme numérique française « Circulariz.com ».

Lancée fin mars 2018, la plateforme fonctionne en mode SaaS et permet d'automatiser quasiment toute la procédure : de la sélection des tiers jusqu'à la collecte et le traitement des réponses. Collaborative, la plateforme permet aussi aux clients des CAC d'accéder au service, de donner leurs autorisations pour circulariser et de compléter les coordonnées électroniques des tiers.

De leur côté, les tiers répondent directement en ligne aux demandes de confirmation reçues par voie électronique. Ceux qui ne répondent pas aux demandes sont relancés automatiquementpar la plateforme à deux reprises pour obtenir davantage de retours.

En moins d'un an, la plateforme Circulariz.com qui compte déjà 1 000 utilisateurs a traité plus de 25 000 demandes de confirmation au format numérique.

 

Le numérique fiabilise les échanges

La circularisation reste un moyen puissant pour les auditeurs de collecter des éléments à caractère probant. De ce fait, la procédure participe aussi à la mécanique de lutte contre la fraude financière.

Certaine plateforme comme Circulariz.com propose à l'auditeur des outils d'analyse et de tracking permettant de suivre en temps réel l'évolution de chaque demande de confirmation. En outre, la plateforme se charge elle-même de l'expédition et de la collecte des réponses, évitant ainsi les éventuelles ingérences du client audité pendant la procédure.

Le numérique permet donc aussi de sécuriser la procédure de confirmation des tierset d'éviter certaines dérives comme celle rencontrée par les auditeurs de l'ex géant laitier italien Parmalat, racheté depuis par Lactalis.

Le directeur financier de l'époque, Fausto Tonna, avait réussi à tromper la vigilance des auditeurs en produisant notamment de faux extraits de comptes modifiés à l'aide de logiciels de retouche. Cette situation n'aurait jamais pu se produire si les auditeurs avaient reçu, directement de la banque concernée à savoir la banque américaine « Bank of America », l'extrait de comptes authentique de la société italienne. Cette fraude révélée en décembre 2003 s'est chiffrée à plus de 14 milliards d'euros.

Source : Le « génie de la finance » de Parmalat à l'origine des 14 milliards d'euros de fraude.

Automatisation, contrôle de la procédure, amélioration du taux de réponse : numériser la circularisation apporte de nombreux avantages et participe aussi à la mise en pratique de l'innovation dans le quotidien des professionnels du chiffre.

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Article écrit par Jean-Baptiste Bouillat
CEO & Co-fondateur Circulariz
jbbouillat@circulariz.com

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