Logo Compta Online

L'automatisation de la saisie des dossiers bars-tabacs ? Témoignage du cabinet HMGK

1 469 lectures
0 commentaire
Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
Comptabilité des bars-tabacs

L'équipe Chaintrust vous propose aujourd'hui de découvrir le témoignage inspirant de Delphine Bronze, collaboratrice comptable au sein du cabinet HMGK et utilisatrice chevronnée de Chaintrust.

Cet article vous plongera dans l'expérience concrète de l'utilisation de notre outil de saisie comptable automatisée, avec une mise en lumière particulière sur son application spécifique aux dossiers bars-tabacs. Vous découvrirez également comment ce cabinet se distingue par son engagement et sa proximité avec ses clients.

Interview réalisée par Chaintrust

Bonjour Delphine, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?

Bonjour à tous, je suis Delphine Bronze. J'ai intégré l'équipe du cabinet HMGK en 2021 en tant qu'assistante comptable, et récemment, j'ai eu l'opportunité de devenir collaboratrice comptable. Aujourd'hui, je prends en charge la gestion d'un portefeuille diversifié comptant près de 90 dossiers, représentant des secteurs aussi variés que la boulangerie, la coiffure, les tabacs...

 

Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur votre cabinet HMGK ?

Le cabinet HMGK a été créé en 2010 par Hervé Meersseman et Gregory Kisielak, tous deux experts-comptables associés. Initialement, nous avions un seul bureau situé à Douai. Au fil des années, notre réputation s'est étendue jusqu'à Hénin-Beaumont, où nous avons rapidement gagné la confiance de nouveaux clients. Pour répondre à la demande croissante, nous avons élargi notre équipe et ouvert un second bureau à Noyelles-Godault, où je travaille actuellement. Aujourd'hui, nous sommes une vingtaine de collaborateurs et nous traitons plus de 600 dossiers.

Chez HMGK, nous accompagnons nos clients sur l'ensemble de nos domaines de compétences, à savoir la comptabilité, le fiscal, le social, le juridique et surtout le conseil. Et au-delà des missions administratives, notre priorité avec les clients, c'est le conseil et la réactivité face à leurs besoins. De la création d'entreprise, au suivi mensuel, jusqu'à la reprise ou la cessation d'activité, nous sommes aux côtés des chefs d'entreprise à chaque instant. Et c'est la raison pour laquelle nos clients nous choisissent.

 

Comment ça se passe au quotidien ?

Pour ma part, je travaille avec Monsieur Kisielak sur le site de Noyelles-Godault. Nous sommes une équipe de trois collaborateurs et quatre assistants pour assurer les missions auprès de nos clients.

Notre organisation interne est soigneusement adaptée aux échéances mensuelles, avec une attention particulière portée à celles de la TVA. Dès la réception des pièces comptables de nos clients, les assistants entrent en action, prenant en charge la gestion de la TVA et initiant la phase de révision des dossiers. C'est ensuite à nous, collaborateurs de prendre le relais en finalisant les révisions. Une fois cette étape achevée, nous soumettons les bilans à Grégory pour validation.

En tant que collaborateurs, nous sommes aussi les garants d'une bonne relation client. Nous répondons à leurs interrogations par mail ou par téléphone, afin d'instaurer une communication fluide et réactive. Il nous arrive aussi de nous déplacer pour échanger en direct avec les chefs d'entreprise. En bref, chaque jour nous faisons face à des défis stimulants qui sont de véritables opportunités pour notre cabinet.

 

L'évolution grâce à Chaintrust : d'hier à aujourd'hui

À l'origine, nos clients nous transmettaient leurs factures au format papier, soit par La Poste, soit en les déposant physiquement au cabinet, ou alors par e-mail et alors nous devions les imprimer pour les traiter. Chaque saisie comptable était alors effectuée manuellement. Bien que traditionnelle, cette méthode souffrait des retards liés à la réception des pièces et des longs délais de traitement.

Aujourd'hui, avec Chaintrust, nos clients ont accès à un espace de dépôt en ligne, également disponible via une application mobile dédiée. Cette transition vers le digital simplifie non seulement la réception des factures dans des délais optimaux, mais elle intègre également une étape cruciale de tri, catégorisant les documents entre factures d'achat, factures de vente, et autres justificatifs.

Et bien sûr, Chaintrust gère la saisie comptable qui est automatisée pour une partie très importante des flux. Nous avons désormais un rôle de contrôle et de suivi, pour veiller à ce que chaque élément soit correctement intégré dans les comptes appropriés, ce qui est généralement le cas. De plus, avec la fonctionnalité « masque de saisie », nous pouvons y apporter des modifications, ce qui permet une flexibilité et une précision dans notre gestion quotidienne. Cette transition vers Chaintrust a véritablement modernisé nos processus de tenue, nous libérant du temps précieux pour nous concentrer sur des aspects plus stratégiques de notre accompagnement client.

 

Pourquoi opter pour Chaintrust dans la gestion spécifique des dossiers bars-tabacs ?

Avant d'entrer dans le vif du sujet, il est essentiel de comprendre que la comptabilité d'un bar-tabac diffère considérablement de celle d'une entreprise classique. En effet, un débit de tabac opère en collaboration avec la douane, la Française des Jeux (FDJ), et d'autres prestataires. Dans ce contexte, l'utilisation de comptes de stocks prend le relais des comptes de charges et de produits, conférant à ces dossiers une complexité particulière. Ainsi, il est impératif de s'équiper d'un outil capable de gérer ces particularités.

C'est là que l'efficacité de Chaintrust se révèle. La technologie développée parvient à opérer une distinction claire entre les dossiers clients traditionnels et les dossiers bars-tabacs. Lorsqu'il s'agit, par exemple, d'une facture de la FDJ, les comptes utilisés correspondent parfaitement à la classe 4, et les commissions associées sont prises en compte. C'est la raison pour laquelle nous faisons appel à Chaintrust pour la gestion de ces dossiers.

 

Quelle est la plus value apportée par Chaintrust pour ces dossiers ?

L'aptitude de Chaintrust à gérer de manière différenciée les spécificités des dossiers bars-tabacs est un atout majeur. En examinant la nature particulière de ces transactions, l'outil démontre une adaptabilité remarquable, offrant ainsi une solution complète pour la gestion complexe de la comptabilité propre à ce secteur spécifique. L'identification minutieuse des comptes utilisés dans ces situations est un exemple concret de la façon dont Chaintrust répond aux besoins uniques des débits de tabac, en faisant ainsi un partenaire de choix.

 

Le mot de la fin ?

En guise de conclusion, je tiens à souligner notre satisfaction quant à l'utilisation de Chaintrust. Cet outil s'est avéré être un véritable gain de temps, impactant positivement l'ensemble de nos dossiers, et plus particulièrement ceux liés aux bars-tabacs. La fluidité des échanges avec nos clients s'en trouve facilitée, nous permettant ainsi de nous consacrer pleinement à nos missions de conseil. En perspective 2024, nous envisageons d'étendre l'utilisation de Chaintrust à un plus grand nombre de dossiers, et nous le recommandons vivement à nos confrères experts-comptables.

HMGK

HMGK

www.hmgk.fr

Chaintrust
www.chaintrust.io

Chaintrust sur Twitter Chaintrust sur Facebook Chaintrust sur LinkedInChaintrust sur YoutubeChaintrust sur Instagram

L'automatisation de la saisie des dossiers bars-tabacs ? Témoignage du cabinet HMGK


© 2024 Compta Online
Retour en haut