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Avances faites par l'associé, non justifiées mais passée sur compte courant

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Mariejakez
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Ecrit le: 19/06/2013 16:23
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Bonjour à tous,

Je voudrais un peu d'aide.

Le gérant de la société fait souvent des avances de frais, des paiements pour la société en espèces. Il a donc un compte courant d'associé. (si j'ai bien compris celui-ci ne doit pas être débiteur)

Le problème c'est que je ne comprends pas comment gérer les "retraits d'espèces" dans le compte courant. C'est logique qu'il retire de l'espèce et qu'il l'utilise.

Or comment justifier par exemple qu'un retrait d'espèces de 3000€ euros soit utilisé pour régler 1000€ de frais d'avion, + 1000€ de frais d'hôtel, + 500€ de restaurants, + 500€ de matériel acheté. Le comptable passe tout en od à la fin de l'exercice dans le compte courant de l'associé...il se retrouve du coup forcément débiteur !!!! or ça ne devrait pas arriver.

Second problème : lorsque des frais généraux de déplacement et autres sont comptabilisés mais n'ont pas pu être justifiés, donc non lettrés, pourquoi une fois de plus c'est le compte courant de l'associé qui est mouvementé ???

J'espère être suffisamment claire, sinon n'hésitez pas à me poser d'autres questions.

Merci d'avance de votre aide

Maximal
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Re: Avances faites par l'associé, non justifiées mais passée sur compte courant
Ecrit le: 19/06/2013 17:28
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Message édité par Maximal le 19/06/2013 17:33

Bonjour

Quand vous dites "le gérant", c'est vous ou votre mari ?

Une dépense sans justificatif est considérée comme une dépense personnelle, donc c'est soit affecté dans le compte "rémunération du gérant" soit dans le compte courant de l'associé.

Il est possible de passer ces dépenses en charges mais en cas de contrôle fiscale il y aura un redressement et donc des pénalités.

Je pense que votre comptable a déjà du vous avertir sur l'utilité de conserver les justificatifs, et de limiter les paiements en espèces.

A mon avis, ce que fait le comptable : il passe tout en compte courant --> Si les justificatifs sont là, leur enregistrement en comptabilité viennent créditer le compte courant, et donc neutraliser le débit du compte lors du retrait d'espèces.

Cordialement

Mariejakez
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Re: Avances faites par l'associé, non justifiées mais passée sur compte courant
Ecrit le: 19/06/2013 18:25
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Le compte courant appartient à mon père, qui n'est pas le gérant mais un associé majoritaire.

Et, non, le comptable n'a jamais parlé de problème d'espèces.

Effectivement je pense qu'il passe tout en compte courant.

Mon problème est là. Je connais un peu la compta (peu) et mon père m'a demandé de jeter un oeil, et je remarque que c'est normal que le compte courant soit débiteur si le comptable passe les retraits en débit, mais pas les notes de frais payées en espèces. Par conséquent, tout ça ne se contrebalance

Je crois que vous avez bien cerné le problème.

Comment faire alors pour que ça contrebalance à partir de maintenant. Pour l'exercice de cette année par exemple ? dois-je en parler au comptable ? c'est un privé c'est donc plus difficile.

Mozo
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Re: Avances faites par l'associé, non justifiées mais passée sur compte courant
Ecrit le: 19/06/2013 19:08
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Bonjour,

C'est un peu confus, dans le premier poste vous parlez du compte courant du gérant

dans le 2ème post vous dites que c'est le compte courant de votre père qui n'est pas gérant.

Quoiqu'il en soit, il ne faut pas retirer des espèces pour payer des frais, cela va entrainer en cas de contrôle un point suspicieux et le contrôle sera encore plus n profondeur.

Une société qui règle en espèces des frais, ce doit être une situation qui doit être exceptionnelle.

Lorsque votre comptable passe les paiements en espèce au compte courant, c'est qu'il considère qu'il ne s'agit pas d'une dépense pour la société, c'est donc pour le comptable une dépense personnel.

Je suis étonné que votre comptable n'est pas prévenu, qu'il fallait éviter de payer des dépenses personnels avec le compte de la société.

Petite question subsidiaire, votre père est associé majoritaire non gérant, au quel titre effectue t-il un travail au sein de l'entreprise ?

En ce qui concerne le fonctionnement du compte courant, il peut être que créditeur

Un compte courant débiteur voudrait dire que la société prête de l'argent à un associé, ce qui n'est pas légale.

Le compte courant est alimenté par les distributions de dividendes, ou des apports d'argent de l'associé au profit de la société.

Dès lors que le compte est créditeur, un associé peut demander de percevoir les sommes du compte courant.

Cordialement

Christian

Mariejakez
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Re: Avances faites par l'associé, non justifiées mais passée sur compte courant
Ecrit le: 19/06/2013 19:43
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Message édité par Mariejakez le 19/06/2013 19:49

Effectivement je vais re-situer. Mon père avait son entreprise il y a quelques années. Depuis trois ans, c'est mon frère qui est à la tête de la société. Elle a changé de nom, et s'est diversifiée. Mon frère est le patron, mais mon père a toujours des parts dedans et est considéré comme salarié de l'entreprise. Il tente de passer "la main" à mon frère le plus correctement possible en l'accompagnant mais en lui laissant les rennes.

Mon père a un compte courant (associé si je ne me trompe pas d'intitulé). Il lui arrive souvent d'une part d'avancer des frais avec son espèce, et d'autre part il retire de l'espèce du compte de la société pour encore ici payer des frais.

Son compte courant associé est mouvementé en débit lors de retrait d'espèces avec la carte société (normal) : ces espèces utilisées pour régler principalement des frais d'essence, de route, d'hôtel, restaurants, billets d'avion, du matériel, mais ne sont pas mouvementés au crédit dans ce compte courant même s'il y a un justificatif. Or ce sont des dépenses pour la société, il peut grâce aux fiches et à son agenda le prouver. Les espèces sont passées en compte 401 espèces par le comptable (exemple, il paie un billet d'avion professionnel 250€ en espèces, son compte courant n'est pas mouvementé en crédit)

Le comptable ne re-bascule pas les espèces en crédit dans son compte courant, alors qu'il y a bien les fiches (je les ai dans un classeur)

Cette société travaille à l'international, il leur est donc indispensable de pouvoir avoir toujours de l'espèce. Par exemple pour payer un taxi à l'étranger, ou bien dans certains des pays, il n'ont pas de lecteur de carte bleu....j'espère être claire

C'est justement parce que je ne suis pas sûre du comptable que je vous demande des infos.

Merci

Maximal
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Re: Avances faites par l'associé, non justifiées mais passée sur compte courant
Ecrit le: 19/06/2013 20:22
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Re

Donc, comme vous l'avez dit dans votre premier message, les compte fournisseurs 401 ne sont pas soldés et lettrés.

Il faut que le comptable :
- soit passe une OD des comptes fournisseurs vers le compte courant
- soit enregistre les factures directement par le crédit du compte courant (au débit la charge)
- soit créer un journal de caisse qui mouvementerait le compte 53 (même principe que pour le 512 de la banque) pour gérer les espèces et ne pas utiliser du tout le compte courant. On y verrai les retraits d'espèces de la banque qui alimenteraient la caisse, et cette caisse servirait à payer les dépenses et donc soldé les comptes fournisseurs.

Si vous avez tous les justificatifs, il faut que le comptable rectifie la situation.

Cordialement.

Mariejakez
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Re: Avances faites par l'associé, non justifiées mais passée sur compte courant
Ecrit le: 19/06/2013 21:00
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ok je vais voir ça avec le comptable.

Merci car je ne suis pas experte en compta, mais malgré tout je voyais bien que ça ne collait pas.

Et vous que pensez-vous qu'il soit plus judicieux de faire par la suite entre vos trois propositions ?

Je ne sais pas si c'est "légal" ou autorisé d'utiliser un compte 53 sachant qu'il n'ont pas de caisse à proprement parler.

En tout cas, merci beaucoup, je vais essayer de voir ça rapidement.

Cordialement.

Fabrice Heuvrard
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Re: Avances faites par l'associé, non justifiées mais passée sur compte courant
Ecrit le: 19/06/2013 21:41
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Bonsoir,

Je suis d'accord avec Maximal. A ceci près, je suis pas fan de la caisse...le risque est d'avoir une caisse créditrice en cas d'erreur du comptable.

Si votre père avance les frais et que vous transmettez les éléments à votre comptable, le mieux est de constater l'écriture suivante :

6xxx Débit

455 Crédit

lors du retrait en espèce :

512 crédit

455 débit.

Faites attention que le compte 455 de votre père soit toujours créditeur.

Cordialement.



--------------------
Mozo
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Re: Avances faites par l'associé, non justifiées mais passée sur compte courant
Ecrit le: 20/06/2013 09:18
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Bonjour,

Il y a aucune raison de payer des billets d'avion, de train, d'hôtel en espèce. Effectuer ces achats en espèce va créer une suspicion sur la gestion de votre entreprise car ce n'est pas normale.

Lors d'un déplacement, si les espèces sont nécessaire pour les frais de vie : taxi, restaurant en Afrique par exemple car en europe/USA la CB est acceptée partout, le mieux c'est que votre père paye de son argent personnel et se fait rembourser par la société avec un chèque.

L'utilisation d'espèce est à éviter.

De plus, je vois dans votre récit un autre problème

Mon frère est le patron, mais mon père a toujours des parts dedans et est considéré comme salarié de l'entreprise

....considéré.... ce statut n'existe pas :

- Soit votre père est actionnaire majoritaire ou minoritaire sans contrat de travail et par conséquent ne peut effectuer le moindre travail et par conséquent ne peut justifier d'un remboursement de frais.

- Soit vous êtes salarié avec un contrat de travail déclaré à l'URSSAF mais il faut un lien indiscutable de subordination avec l'employeur.

Situation délicate car le gérant est nommé par l'actionnaire majoritaire alors comment démontrer que le salarié (même personne de l'associé majoritaire) est le subordonné du gérant ?

Cordialement

Christian

Mariejakez
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Re: Avances faites par l'associé, non justifiées mais passée sur compte courant
Ecrit le: 21/06/2013 12:19
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Bonjour MOZO, vous semblez chercher des problèmes là où il n'y en a pas. Je ne fais pas partie de l'entreprise, et c'est pour cette raison que je n'ai peut être pas les bons mots pour définir les statuts.....Mon père n'a pas à justifier de son statut il doit en avoir un qui est légal. Je dis "considéré" car je ne suis pas allée chercher son contrat de travail pour poster ma question sur ce site....là n'étant pas le problème !!!!

D'autre part, je persiste et signe c'est normal d'utiliser des espèces car non dans certains pays etc il n'y a pas de tpe, ou parfois c'est risquer de se faire pirater son compte que d'utiliser sa CB. Il peut justifier par son agenda, rendez-vous etc ses déplacements et frais de déplacements.

Encore une chose, oui mon père utilise aussi sa carte perso pour retirer de l'espèces et régler des dépenses société, il n'utilise pas uniquement la carte de l'entreprise pour régler des frais pour l'entreprise....encore une fois là n'étant pas le problème.

Je ne suis pas venue ici pour vous parler des statuts dans l'entreprise, et je ne souhaite pas que vous cherchiez à tout prix à voir des incohérences là où il n'y en a pas. Ma question concernait la manière de clôturer les écritures du compte courant, ainsi que celles du compte 401 espèces.

D'autres comptables et experts comptables de ce site m'ont répondu très correctement je les en remercie

Cordialement.

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