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Bilan comptable : gagner du temps avec le fast close

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Catégorie : De la saisie au bilan
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Comment mettre en place  le fast close pour sortir ses bilans plus rapidement ?

La période fiscale est une période difficile pour beaucoup de comptables, en entreprise ou en cabinet. Tous ne la vivent pas de la même manière.

Celle de l'année 2020 restera probablement dans les mémoires en raison de l'épidémie de Covid-19 et de ses conséquences.

Elle ne se terminera probablement pas avant le 30 juin 2020 à cause du confinement.

Lorsqu'il s'agit de faire un bilan comptable, toutes les entreprises et tous les cabinets ne s'en sortent pas de la même manière.

Certaines entreprises ou cabinets maîtrisent bien leur processus de clôture des comptes, parfois en utilisant le fast close ou l'accélération progressive du processus de clôture des comptes.

Cette technique permet à la fois d'aller plus vite et d'améliorer la qualité des états financiers.

Qu'est-ce que le fast close ?

Le fast close est une technique qui permet d'accélérer et de fiabiliser le processus de clôture des comptes. C'est une manière de faire rapidement un bilan comptable.

 

Clôture rapide des comptes : qu'appelle-t-on fast close ?

Les grands groupes internationaux et leurs filiales l'utilisent depuis de nombreuses années pour produire des comptes annuels fiables dans les jours qui suivent la date de clôture.

Cette démarche d'accélération du processus de clôture des comptes est appelée fast close et permet :

  • une réduction des délais de clôture comptable (pour permettre une publication plus rapide des résultats) ;
  • une amélioration de la qualité des informations financières produites.

Il s'agit de diminuer les anomalies en utilisant l'expérience acquise au cours des précédentes clôtures qui sont parfois mensuelles dans les grands groupes. C'est un signe de performance des équipes comptables.

Dans les cabinets d'expertise comptable et les TPE/PME, la production des comptes est encore trop souvent liée aux déclarations fiscales et ce, malgré l'automatisation croissante de la saisie comptable.

Certaines informations comptables et financières ne sont pas transmises dans les délais aux collaborateurs alors même que le dirigeant de TPE a besoin de ses comptes, ne serait-ce que pour pouvoir négocier avec son banquier.

Le problème pourrait être partiellement réglé avec la technique du fast close même si la mise en place d'une démarche de fast close ne peut se faire sans conduite du changement.

Voici quelques pistes de réflexions pour :

  • ne plus vivre la période fiscale comme une période de crise ;
  • ou simplement sortir la tête de l'eau après la crise économique et sanitaire liée à la période de Covid-19.

 

Fast close : une préparation dès la saisie comptable ?

La qualité des états financiers tels que le bilan, le compte de résultat et l'annexe dépend avant tout de la fiabilité de la saisie comptable, automatisée ou non.

Il s'agit d'éviter le principe appelé « garbage in, garbage out » (un déchet à l'entrée, reste un déchet à la sortie).

Une bonne tenue facilite et accélère la révision ultérieure. Ce n'est pas nouveau.

Éviter les recherches chronophages : plan comptable de l'entreprise et libellés des écritures

Le processus de production des comptes commence par l'adaptation du plan de comptes de l'entreprise et la saisie des informations indispensables dans les libellés. Les informations obtenues gagneront aussi à être traitées jusqu'au bout.

Souvent négligé afin de gagner du temps lors de la saisie, le libellé permet pourtant d'éviter des recherches fastidieuses quelques mois plus tard.

Une information importante ou que l'on risque de chercher devrait donc y figurer lorsque c'est possible. Certains logiciels permettent d'augmenter les libellés ou d'ajouter des commentaires aux écritures comptables.

Réfléchir à la codification et à l'ouverture ou non de subdivisions permettra de gagner du temps lorsque ces informations apparaîtront dans la balance générale.

Pour bien gérer le plan comptable, il faut en maîtriser les règles pour éviter les recherches fastidieuses et ne pas ouvrir de comptes inutiles.

Cette apparition d'informations dans la balance peut être intéressante pour les éléments qui ont un impact sur le résultat fiscal, les éléments à déclarer à part sur la liasse fiscale ou encore les charges et produits sur exercices antérieurs qui ne peuvent être laissés dans les comptes 672 et 772.

Traiter une information jusqu'au bout évite les demandes d'information et recherches sans valeur ajoutée quelques mois plus tard. Il peut s'agir de photocopies pour le dossier de travail, de questions à poser au client ou encore d'écritures complémentaires à passer.

 

Bien maîtriser son logiciel et utiliser toutes ses fonctionnalités

De plus en plus de logiciels comptables permettent d'accélérer les travaux de saisie. Pourtant, ces fonctionnalités ne sont pas toujours utilisées. C'est valable pour les outils de production classiques des cabinets, les systèmes d'information dédiés à la fonction finance ou même les nouveaux outils d'automatisation de la saisie.

Parmi ces fonctionnalités on peut citer :

  • la reprise des données saisies par le client sur excel ;
  • la possibilité de scanner les factures et d'automatiser la saisie sans intervention humaine ;
  • les accélérateurs de saisie ou saisie assistée avec calcul de la TVA ;
  • les raccourcis claviers pour renseigner les libellés ;
  • etc.

 

Fast close et accélération des travaux d'arrêté des comptes

L'accélération du processus de clôture des comptes et des travaux qui permettent de réaliser les liasses fiscales au sein des cabinets d'expertise comptable peut avoir un sens à la sortie de la crise sanitaire liée à l'épidémie de Covid-19.

Elle permet d'utiliser l'expérience et la pratique régulière pour accélérer et fiabiliser les travaux.

L'étape suivante consistera à tirer parti de ses erreurs, se remettre en question et améliorer le processus pour la clôture suivante.

Banaliser les opérations de clôture : l'expérience pour clôturer les comptes plus vite

Cette pratique courante dans les entreprises qui s'orientent vers le fast close permet d'utiliser l'expérience et la qualité des travaux. Elle reste un facteur non négligeable d'accélération.

Augmenter la fréquence des clôtures comptables permet donc d'améliorer l'expérience des collaborateurs dans ce domaine. Des comptes d'abonnement des charges sont alors utilisés et toutes les écritures d'inventaire ne sont pas réalisées à chaque clôture.

C'est généralement le cas des opérations qui ne font pas partie du cycle d'activités ordinaires. Ces dernières seront souvent reportées.

 

Fast close et pré-clôture pour lister les anomalies avant la clôture définitive

La pré-clôture est une pratique qui consiste à anticiper la future clôture des comptes par l'intermédiaire d'une véritable simulation des opérations qui seront réalisées au moment de la clôture annuelle. Elle peut compléter les situations comptables.

Elle peut être réalisée en novembre ou décembre, à un moment où les travaux à réaliser au sein des cabinets et des entreprises sont moins nombreux.

Toutes les tâches prévues par le planning de clôture (lorsqu'il existe) seront effectuées à ce moment et le planning de clôture sera ajusté en fonction des difficultés rencontrées afin de ne pas répéter les mêmes erreurs lors de la clôture définitive.

Les problèmes rencontrés lors des dix ou onze premiers mois seront ainsi traités et éliminés plus rapidement.

 

L'importance d'une bonne communication entre les acteurs

Communiquer avec les différents acteurs permet généralement d'obtenir plus facilement et plus vite les informations nécessaires à l'établissement des comptes annuels.

Si chaque intervenant prend conscience de l'importance des informations qu'il détient et de son impact sur les comptes, les informations transmises seront également de meilleure qualité.

Ne pas attendre la clôture pour réclamer des pièces manquantes à un client permettra d'éviter de longues recherches considérées parfois comme étant sans grand intérêt et de moindre importance par le simple fait que ces informations n'ont pas été réclamées plus tôt.

Il s'agit ici d'obtenir le maximum d'informations beaucoup plus tôt.

Limiter les travaux à faible valeur ajoutée

Le principe d'importance relative consiste à donner les informations considérées comme significatives et qui ont un impact sur la prise de décision. On parle aussi de seuil de signification.

Ce principe est utilisé pour la sélection des informations de l'annexe mais il peut aussi être utilisé pour aller plus vite dans l'établissement des comptes et de la liasse fiscale.

Faire porter les efforts sur les travaux à forte valeur ajoutée ou qui ont un réel impact sur les comptes conduit inévitablement à se poser des questions relatives :

  • au degré de précision et de qualité obtenu ;
  • à l'impact d'une anomalie sur les comptes.

Quel est l'intérêt d'effectuer des contrôles et de passer des écritures d'inventaire lorsque l'impact sur l'impôt à payer est inférieur aux honoraires que devrait facturer le cabinet ?

Cela mérite réflexion surtout avec la période fiscale que nous sommes en train de vivre.

Utiliser le manuel du cabinet ou le manuel des procédures comptables

Le manuel du cabinet ou manuel des procédures comptables peut être un outil formidable pour ne pas répéter encore et toujours les mêmes erreurs.

Il guide les collaborateurs dans les travaux à réaliser et leur donne les bonnes pratiques. Régulièrement mis à jour, il facilite le partage d'expérience sur les dossiers.

Lister les difficultés rencontrées au moment de la clôture des comptes précédente

Dossier par dossier et au fur et à mesure des différentes clôtures, il peut paraître opportun de lister les difficultés rencontrées et les points auxquels il conviendra de porter une attention particulière l'an prochain.

Chaque clôture servira alors à réduire les délais et à améliorer la qualité des informations produites lors des clôtures suivantes. C'est un processus permanent qu'il faut mettre en place.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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