Calculer et comptabiliser la provision pour congés payés

Cette provision ou plutôt ces charges à payer se comptabilisent en fin d'exercice. Les charges sociales et fiscales qui correspondent à ces droits sont également comptabilisées.

Comment calculer et comptabiliser la provision pour congés payés ?

Calculer la provision pour congés payés

L'indemnité de congés payés :

• est égale au dixième des salaires perçus par le salarié ;
• et ne peut être inférieure au salaire qu'aurait perçu le salarié s'il avait travaillé.

Le mode de calcul est le même qu'en cas de solde de tout compte. On fait comme si les salariés quittaient l'entreprise à la clôture de l'exercice.

On compare donc la méthode du 10è avec la règle du maintien de salaire, tout en tenant compte des différentes périodes de référence. La période de référence pour les congés payés, dans la plupart des entreprises, est la période qui commence le 1er juin d'une année et se termine le 31 mai de l'année suivante.

Exemple simple, de juin à décembre

Un salarié perçoit 3 000€ de salaire tous les mois. Au 31 décembre, il aura cumulé 21 000€ de salaire depuis le 1er juin et 17,50 jours de congés payés acquis. En supposant que tous les congés de la période précédente ont été soldés, on obtient :

Méthode du dixième :

Méthode du maintien :

Le nombre de jours de congés est calculé en jours ouvrables et non en jours ouvrés.

Exemple sur deux périodes

Un salarié perçoit 3 000€ tous les mois, de son embauche en janvier 2013 au mois d'août 2016. Au 1er septembre 2016, il change de poste et son salaire passe à 3 200€. Au 31 décembre 2016, il a acquis 17.50 jours de la période en cours, et il lui reste 3 jours de la période précédente.

Les 27 jours déjà pris pour la période précédente ont été valorisés en fonction du maintien de salaire soit à 3 000 / 26 * 27 = 3 115€

Méthode du dixième :

Méthode du maintien :

Calculer les charges sociales et fiscales sur congés payés

Une fois que l'on a déterminé le salaire brut qui sera comptabilisé à la clôture au titre de la provision pour congés payés, et que l'on a exclu les dirigeants, il reste encore à déterminer le montant des charges sociales et fiscales correspondantes.

Exemple : une entreprise n'a qu'un seul salarié. Le salaire brut à lui verser au titre de ses congés payés a été déterminé à 2 665€.

L'entreprise paie 40% de charges sociales patronales et les charges fiscales s'élèvent à 2% (cas d'école).

On obtient ainsi :

2 665 * 40% = 1 066€

2 665 * 2% = 53€

Le taux de charges sociales de l'exercice peut s'obtenir par le calcul suivant :

Comptabiliser la provision pour congés payés

Après avoir annulé (contre-passé) l'écriture de l'exercice précédent afin de solder les comptes de la classe 4 qui seront utilisés (si ce n'est pas déjà fait), on comptabilise les charges à payer au titre des congés des salariés acquis au cours de l'exercice et non pris à la clôture.

Le mode de comptabilisation montre bien qu'il s'agit d'une charge à payer et non d'une provision (comptes 15) même si ce terme est très souvent utilisé parce qu'il prévaut en droit fiscal (qui considère qu'il s'agit d'une provision indépendamment du mode de comptabilisation).

À l'ouverture de l'exercice suivant, il suffit de contre-passer ces écritures. L'idéal étant de les placer dès le départ dans le journal d'opérations diverses ou de chevauchement (selon les logiciels) qui dispose d'une fonction d'extourne automatique des opérations de clôture.