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Carte bancaire salarié

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Maelhi
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Ecrit le: 04/01/2017 12:17
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Bonjour tout le monde

Je vous souhaite une bonne année.

Voila nous avons dans notre entreprise 3 cartes bancaires à ce jour à débit différée.

2 sont pour les salariés et 1 pour le dirigeant.

Certains salariés ont des avances sur frais de 200 à 1000€

Nous avons certains salariés qui refusent de prendre en charge les frais même avec une avance sur frais avec leur CB perso.

A l'inverse, la gestion des 3 CB entreprise c'est galère car comme elle va dans chaque main on n'a jamais tous les justifs et certains abusent.

J'ai trouvé une idée mais je ne sais pas si on peut l'imposer au salarié ou pas en leur laissant une avance sur frais.

C'est la carte bancaire salarié qui est débité sur leur compte mais avec un décalage ce qui laissera le temps de faire le remboursement.

Par contre les frais liés à cette carte sont ils à notre charge ? Je pense que oui.

Avez vous sinon des retours d'expérience sur ce type de produits ou alors comment fonctionner vous.

Nous avons des commerciaux sédentaires mais certains partent à l'étranger.

Merci d'avance

Cordialement

Maelle

Mozo
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Re: Carte bancaire salarié
Ecrit le: 04/01/2017 14:53
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Bonjour,

A l'inverse, la gestion des 3 CB entreprise c'est galère car comme elle va dans chaque main on n'a jamais tous les justifs et certains abusent.

Si cela arrive, les dépenses ne sont pas déductibles et vous êtes obligé de les rajouter au bénéfice ce qui implique que vous payez sur chaque frais 33,1/3 % d'IS.

Ces dépenses sans justificatifs doivent être rare, très rare de quelques uns 1, 2 ou 3 maxi par an et de quelques dizaines d'euros 30, 50 € maxi.

Au delà cela deviendrait de l'abus de bien sociaux et c'est du pénal.

De plus si un salarié a une carte de crédit qui se sert régulièrement pour faire des achats pour l'entreprise autres que les frais de déplacement risque d'être reconnu comme gérant de fait.

Il faut nous expliquez quels achats sont effectués par toutes ces cartes de crédit et à quel titre sont utilisés ces cartes grises enfin combien de personne dans la société.

Cordialement

Christian



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Maelhi
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Re: Carte bancaire salarié
Ecrit le: 11/01/2017 09:56
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Bonjour désolé d'avoir mis du temps à répondre,

Nous avons 3 cartes à ce jour :

Gérant : Avec plafond mais il lui arrive de la prêter à des salariés. Sert pour hotel, resto, carburant et achats divers. Celle la me pose peut de problème sauf les justifs manquants mais c'est autre chose.

Mastercard qui a été au départ prise uniquement pour l'export. Sauf qu'elle va de main en main. Et elle ne reste pas à la même personne.

Conséquences: pas tous les justif, on ne sait jamais qui a la CB.

Achat : Hotel, restaurant, achat divers pour la société nécessaire, location de voiture....

On atteint vite le plafond de cette là car quand on achète les billets, l'hôtel de l'export (Amérique) ca monte vite.

Ce qui nous embête le plus c'est l'abus de l'utilisation.

Exemple un salarié qui s'octroie un restaurant pour un montant de 50€ le repas.

On ne peut pas faire de régul dessus en disant on rembourse le repas à hauteur de 20 €

La dernière carte est une carte qui mais qui sera peut utilisée.

Elle permet à ceux qui sont en boutique d'acheter du nécessaire type, liquide vaisselle... ou des produits pour dégustation. C'est pour éviter de prendre en espèces et d'avoir des trous de caisse.

J'ai bien compris que normalement une CB de ce type par exemple celle qui est le plus utilisée normalement doit rester la propriété de la personne. La personne est un peu comme le bras droit du patron.

Nous avons des salariés avec des avances mais certains n'en veulent pas.

Sachant qu'on rembourse toujours les frais donc toujours des avances normalement sur leurs comptes.

Quelles seraient des solutions.

Pour moi il faudrait que les CB ne changent pas de main. Mais pour le reste ?

Merci d'avance

Mozo
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Re: Carte bancaire salarié
Ecrit le: 11/01/2017 16:17
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Bonjour,

Il y a des problèmes qui ne peuvent pas rester comme cela, ce n'est pas à vous d'y remédier soit au dirigeant à défaut le signaler à l'expert comptable et lui demander de faire une notification officielle.

Toutes dépenses qui est en dehors des heures de travail, toutes dépenses qui n'est pas attachée à une mission de l'entreprise, toute dépense non justifiée par une facture originale doit réintégrée au bénéfice imposable et vous devez payer l'IS à 33,1/3 ou 15 % pour les 38120 premier euro.

Toutes dépenses justifiée par une facture non signée par le dirigeant ou bien une personne responsable désignée par le dirigeant qui seraient comptabilisées pouvant vous être reprochée personnellement comme une faute professionnelle.

Les cartes bleues qui circulent est à proscrire, toute utilisation en dehors de la mission ferait de vous la complice de l'utilisateur.

Si vous avez une dépense sans facture, sans justificatif et sans signature du responsable demandez le bon à payer au chef d'entreprise.

Cordialement

Christian



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Re: Carte bancaire salarié
Ecrit le: 11/01/2017 16:49
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Merci Christian d'avoir pris le temps de me répondre.

Il nous reste à faire comprendre les risques au dirigeant et changer nos méthodes salariés.

Fabrice Heuvrard
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Re: Carte bancaire salarié
Ecrit le: 12/01/2017 08:15
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Bonjour,

Afin d'éviter la problématique de la recherche des justificatifs, qui d'autant plus fastidieuse lorsque le salarié a déjà été remboursé (car celui-ci ne sens plus concerné), l'idéal est de procéder par remboursement de note de frais.

C'est au salarié d'opter pour la souscription d'une carte à débit différé. Chaque fin de mois, vous vérifier la concordance entre le récapitulatif de note de frais et les justificatifs. S'il manque un document, vous bloquez le paiement...Ainsi, le recouvrement des justificatifs sera facilité par le service comptable.

Cordialement.



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Re: Carte bancaire salarié
Ecrit le: 12/01/2017 08:52
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Merci Fabrice en effet je pense que c'est la solution la plus simple.

Une dernière question :

Qui prend en charge les frais de cette carte bancaire ?

l'employeur,

l'employé ?

Fabrice Heuvrard
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Re: Carte bancaire salarié
Ecrit le: 12/01/2017 20:05
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Bonsoir,

Qui prend en charge les frais de cette carte bancaire ?

l'employeur,

l'employé ?

=> A négocier entre l'employeur et le salarié !

Si c'est un forfait et non à l'euro, attention à l'éventuel assujettissement aux charges sociales.

Cordialement.



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Re: Carte bancaire salarié
Ecrit le: 12/01/2017 20:59
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Il y a des banques, qui offrent ce service.

L'employeur demande à sa banque si elle offre ce service carte bleue pour frais professionnels, l'employé ouvre un compte auprès d'une agence de la banque de l'employeur.

L'entreprise rembourse le montant dépensé par l'employeur uniquement sur présentation de la facture et la dépense soit validé par un supérieur, si l'employé perd la facture il n'est pas remboursé.

Cordialement

Christian



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