Logo Compta Online

Classer les factures : comment organiser votre comptabilité ?

70 092 lectures
1 commentaire
Catégorie : Le monde des entrepreneurs
70 092
1
Article écrit par (114 articles)
Publié le

Classer les factures

Le classement est l'opération préalable avant tout traitement de votre comptabilité.

Avant chaque période d'intervention de votre expert-comptable, vous devez lui transmettre vos pièces comptables afin qu'il procède à l'enregistrement de celles-ci dans son logiciel comptable.

Une bonne organisation de votre comptabilité doit vous permettre de :

  • ne perdre aucun document ;
  • gagner du temps ;
  • éviter certains redressements en matière fiscale et sociale ;
  • et éventuellement réduire le montant des honoraires de votre expert-comptable dans la mesure où il ne perdra pas de temps à trier, rechercher ou demander des documents éparpillés, mal rangés ou égarés.

Cette organisation passe nécessairement par le classement de tous les documents liés à votre entreprise. Ce classement doit s'effectuer par nature et par ordre chronologique.


On distingue ainsi en règle générale :

  • les factures de ventes ;
  • les factures d'achats ;
  • les pièces de banque (relevés, remises de chèque, ordres de virement, etc.) ;
  • les documents fiscaux ;
  • les documents sociaux ;
  • les autres documents (en pratique, tout ce qui n'entre pas dans une des catégories ci-dessus).

Cependant, afin d'optimiser le traitement de votre comptabilité, il faut distinguer deux types de comptabilité : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d'engagement.

 

Classer les factures pour la comptabilité de trésorerie des TPE

La comptabilité de trésorerie est une méthode basée sur les encaissements et les décaissements. Vos recettes et vos dépenses correspondent uniquement à des montants que vous avez reçus et que vous avez payés.

Afin de faciliter les enregistrements réalisés par votre expert-comptable, nous vous proposons de classer les factures de la façon suivante :

  • une chemise par mois comprenant : le(s) relevé(s) bancaire(s) de vos/votre compte(s) professionnel(s). Derrière ce relevé, vous annexez toutes les pièces justificatives (factures d'achats ou de ventes) relatifs à une recette encaissé ou un achat décaissé sur le mois ;
  • une chemise avec les pièces justificatives des dépenses et recettes réalisées avec la caisse ;
  • une chemise avec les documents fiscaux reçus (bordereaux de déclaration de TVA, courrier de l'administration fiscale, etc.) ;
  • une chemise avec les documents sociaux (bordereaux de déclaration des différentes caisses sociales, courriers divers aux organismes, etc.)

L'idéal est de mettre un numéro sur chaque pièce comptable, ainsi qu'en face de chaque montant sur le relevé bancaire.

 

Classer les factures pour la comptabilité d'engagement des PME

Afin de faciliter les enregistrements comptables selon une comptabilité d'engagement, nous conseillons de vous organiser de la façon suivante : classement par ordre chronologique, selon la date de la pièce et non la date de réception.

Par ailleurs, nous vous conseillons d'investir dans des chemises de classement et de classer les factures comme ceci :

  • une chemise avec les factures d'achats réglées et non réglées ;
  • une chemise avec les factures de vente émises (encaissées ou non encaissées) ;
  • une chemise avec les relevés bancaires de vos comptes professionnels et les remises de chèques éventuelles ;
  • une chemise avec les pièces justificatives des dépenses et recettes réalisées avec la caisse ;
  • une chemise avec les documents fiscaux reçus (bordereaux de déclaration de TVA, courrier de l'administration fiscale, etc.) ;
  • si vous réalisez les bulletins de paies et déclarez les cotisations sociales : une chemise avec les documents sociaux (bordereaux de déclaration des différentes caisses sociales, courriers divers aux organismes, etc.) ;
  • plutôt que de transmettre le talon de vos chéquiers, nous vous conseillons d'établir un document récapitulant la liste des chèques émis avec les mentions suivantes : numéro du chèque, date d'émission, bénéficiaire, montant.

Le 06/06/2015 10:15, Michele89250 a écrit :
  

Bonjour,

Merci pour cet article qui m'a beaucoup aidé... mais maintenant j'ai une question, je suis en compta de trésorerie et comment puis je RE classer au mieux mes documents comptables des années précédentes afin de retrouver le plus facilement possible une info concernant soit un fournisseur ou un encaissement ...

D'avance merci et bon weekend ensoleillé !



Classer les factures : comment organiser votre comptabilité ?

Retour en haut