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Comptabiliser les charges à payer

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Catégorie : Cycle Achats et fournisseurs
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Publié le , Modifié le 31/08/2023
Charges à payer

En vue de réaliser le bilan comptable, il est nécessaire de constater différentes écritures à la clôture des comptes de l'exercice.

Parmi ces écritures se trouvent les charges à payer qui permettront de respecter un des principes majeurs de la comptabilité : le principe d'indépendance des exercices.

Comment comptabiliser les charges à payer ?

Les charges à payer sont des passifs certains pour lesquelles il convient de constater la charge au moment de l'établissement des comptes à la clôture.

Il s'agit essentiellement des factures non parvenues pour lesquelles la comptabilisation passe par les comptes suivants :

  • le débit du compte 6 Charges ;
  • le débit du compte 44586 TVA, factures non parvenues ;
  • le crédit du compte 4081 Fournisseurs, factures non parvenues.

Mais il existe d'autres comptes pour les charges à payer en fonction de leur nature : les intérêts courus, les dettes fiscales, les dettes sociales...

 

Qu'est-ce qu'une charge à payer ?

Lors de la réalisation des travaux d'inventaire, à la clôture des comptes, il est nécessaire d'enregistrer en comptabilité des charges à payer ou des produits à recevoir. Ces écritures de régularisation sont à réaliser afin de constater des charges (ou des produits) absents des comptes à la date de clôture dont leur réalisation est déjà effective.

Plus simplement, il s'agit de la consommation de biens (ou de prestations de service) sur l'exercice N pour lesquels la facturation n'est pas encore réalisée sur ce même exercice mais interviendra sur l'exercice N+1. Il faut donc constater cette charge à la clôture de l'exercice.

 

Comptabiliser les charges à payer

A la clôture des comptes, la comptabilisation des charges à payer doit passer par le débit du compte de charges et de la TVA puis par le crédit du compte de tiers (compte 4). A noter que le chiffre 8 sera toujours porté en troisième position du compte à mouvementer au niveau des tiers.

Parmi ces comptes de tiers, vous retrouverez les comptes suivants à créditer à la clôture :

  • 408 Fournisseurs, factures non parvenues ;
  • 428 Personnel, charges à payer et produits à recevoir ;
  • 438 Organismes sociaux, charges à payer et produits à recevoir ;
  • 448 État, charges à payer et produits à recevoir ;
  • 468 Divers, charges à payer et produits à recevoir.

Dans le cas de la provision relative à la participation des salariés, le compte de charges utilisé à la clôture de l'exercice est le compte 691 Participation des salariés aux résultats au débit, par le crédit d'une subdivision du compte 428, le compte 4284 Dettes provisionnées pour participation des salariés aux résultats.

Exemple avec les congés à payer

Une entreprise clôt ses comptes au 31 décembre N et doit constater 20 000¤ de congés à payer et 10 000¤ de charges sociales à payer sur ces congés. Voici comment enregistrer une charge à payer :

Numéro de compte

Journal d'inventaire au 31/12/N

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6412

Congés payés

20000¤

4282

Dettes provisionnées pour congés à payer

20000¤

 

Numéro de compte

Journal d'inventaire au 31/12/N

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6455

Charges sociales sur congés payés

10000¤

4382

Charges sociales sur congés à payer

10000¤

De cette manière, la charge constatée dans les comptes est bien intégrée au résultat de l'exercice.

Toutefois, il ne faut pas omettre de contrepasser ces mêmes écritures à l'ouverture de l'exercice suivant.

Dans le cas du versement d'un acompte sur salaire, c'est le compte 425 Personnel avances et acompte qui est débité, par le crédit d'un compte de trésorerie, en général le compte 512 Banque.


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