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Comment comptabiliser les charges à payer ?

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Catégorie : Cycle Achats et fournisseurs
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Charges à payer

En vue de réaliser le bilan comptable, il est nécessaire de constater différentes écritures avant la clôture des comptes de l'exercice.

Parmi ces écritures se trouvent les charges à payer qui permettront de respecter un des principes majeurs de la comptabilité : le principe d'indépendance des exercices.

Comment comptabiliser les charges à payer ?

Les charges à payer sont des passifs certains pour lesquelles il convient de constater la charge au moment de l'établissement des comptes à la clôture.

Il s'agit essentiellement des factures non parvenues pour lesquelles la comptabilisation passe par les comptes suivants :

  • le débit du compte 6 - Charges ;
  • le débit du compte 44586 - TVA, factures non parvenues ;
  • le crédit du compte 4081 - Fournisseurs, factures non parvenues.

Mais il existe tout un tas d'autres comptes pour les charges à payer en fonction de leur nature : les intérêts courus, les dettes fiscales, les dettes sociales...

 

Qu'est-ce qu'une charge à payer ?

Lors de la réalisation des travaux d'inventaire, à la clôture des comptes, il est nécessaire d'enregistrer en comptabilité des charges à payer ou des produits à recevoir. Ces écritures de régularisation sont à réaliser afin de constater des charges (ou des produits) absents des comptes à la date de clôture dont leur réalisation est déjà effective.

Plus simplement, il s'agit de la consommation de biens (ou de prestations de service) sur l'exercice N pour lesquels la facturation n'est pas encore réalisée sur ce même exercice mais interviendra sur l'exercice N+1. Il faut donc constater cette charge à la clôture de l'exercice.

Le Conseil National de la Comptabilité (CNC), qui a été remplacé par l'Autorité des Normes Comptables (ANC), émet une définition précise dans son avis du 20 avril 2000. Cet organisme précise ceci dans son paragraphe 1.2 :

Les charges à payer sont des passifs certains dont il est parfois nécessaire d'estimer le montant ou l'échéance avec une incertitude moindre que pour les provisions pour risques et charges. En conséquence, les charges à payer sont rattachées aux dettes.

 

Comptabiliser les charges à payer

A la clôture des comptes, la comptabilisation des charges à payer doit passer par le débit du compte de charges et de la TVA puis par le crédit du compte de tiers (compte 4). A noter que le chiffre 8 sera toujours porté en troisième position du compte à mouvementer au niveau des tiers.

Parmi ces comptes de tiers, vous retrouverez les comptes suivants à créditer à la clôture :

  • 408 Fournisseurs, factures non parvenues ;
  • 428 Personnel, charges à payer et produits à recevoir ;
  • 438 Organismes sociaux, charges à payer et produits à recevoir ;
  • 448 État, charges à payer et produits à recevoir ;
  • 468 Divers, charges à payer et produits à recevoir.

Le Plan Comptable Général (PCG) prévoit également des comptes, autres que les tiers, à mouvementer pour constater les charges à payer dont voici la liste :

  • 1688 Intérêts courus sur autres emprunts ;
  • 1788 Intérêts courus sur dettes rattachées à des sociétés en participation ;
  • 5181 Intérêts courus à payer.

Passons à la mise en pratique des charges à payer avec un exemple concret pour bien comprendre l'utilisation de ces postes à la fin de l'exercice comptable.

Exemple avec les congés à payer

Une entreprise clôt ses comptes au 31 décembre N et doit constater 20 000¤ de congés à payer et 10 000¤ de charges sociales à payer sur ces congés. Voici comment enregistrer une charge à payer :

Numéro de compte

Journal d'inventaire au 31/12/N

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6412

Congés payés

20000¤

4282

Dettes provisionnées pour congés à payer

20000¤

 

Numéro de compte

Journal d'inventaire au 31/12/N

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6455

Charges sociales sur congés payés

10000¤

4382

Charges sociales sur congés à payer

10000¤

De cette manière, la charge constatée dans les comptes est bien intégrée au résultat de l'exercice.

Toutefois, il ne faut pas omettre de contrepasser ces mêmes écritures à l'ouverture de l'exercice suivant. Voici l'écriture à enregistrer dans les comptes de la société au premier jour de l'exercice suivant.

Numéro de compte

Journal d'inventaire au 01/01/N+1

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

4282

Dettes provisionnées pour congés à payer

20000¤

6412

Congés payés

20000¤

 

Numéro de compte

Journal d'inventaire au 01/01/N+1

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

4382

Charges sociales sur congés à payer

10000¤

6455

Charges sociales sur congés payés

10000¤

 

Exemple avec une facture non parvenue

Si l'on repart du même exemple que précédemment mais pour une livraison de marchandises intervenue avant le 31 décembre N mais pour laquelle la facture n'a pas été émise ni même reçue du fournisseur. Cette livraison s'élève à 5 000¤ HT.

Voici l'écriture à passer dans les comptes chez le client pour une facture non parvenue.

Numéro de compte

Journal d'inventaire au 31/12/N
chez le client

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6071

Achat de marchandises

5000¤

44586

TVA sur factures non parvenues

1000¤

4081

Fournisseur, factures non parvenues

6000¤

 

Voici l'écriture à passer dans les comptes chez le fournisseur pour une facture à établir.

Numéro de compte

Journal d'inventaire au 31/12/N
chez le fournisseur

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

4181

Clients, factures à établir

6000¤

7071

Ventes de marchandises

5000¤

44587

TVA sur factures à établir

1000¤

 

Vénaïg Le Bris

Vénaïg Le Bris est diplômée d'expertise comptable et inscrite à l'Ordre des experts-comptables de Bretagne.


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