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Comment comptabiliser les indemnités d'un stagiaire ?

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Catégorie : De la saisie au bilan
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Comptabiliser les indemnités de stage

Pour comptabiliser les indemnités de votre stagiaire, il faut distinguer les cas où cette indemnisation est obligatoire des cas où celle ci n'est qu'une gratification facultative et non soumise à cotisation sociale.

 

Comptabiliser les indemnités de stage obligatoires : les comptes 6413x et 6451x

La loi détermine clairement les conditions pour lesquelles la rémunération du stagiaire est obligatoire : lorsque le stage dure au moins 2 mois, soit dès que la présence du stagiaire dans l'entreprise dépasse 39 heures. La loi fixe la gratification minimale à 3,6¤ de l'heure. Si la gratification ne dépasse pas ce montant minimal, elle est exonérée de charges sociales.

Dans les cas où la gratification est supérieure au minimum légal, elle est soumise à cotisations, calculées sur la part excédentaire au minimum.

Pour comptabiliser la gratification, on utilisera le compte 6413x « Primes et gratifications », et le cas échéant, on utilisera le compte 6451x « Cotisations à l'URSAFF ».

Exemple

Une entreprise recrute un stagiaire pour un stage de 6 mois rémunéré 800¤ bruts par mois. Pour comptabiliser la rémunération du mois de janvier 2017, on calcule la fraction du salaire soumise à charges sociales.

La gratification minimale en janvier 2017 (soit 22 jours ouvrés) pour un stagiaire aux 35 heures est égale à 3,6 * 7 * 22 = 554,4¤.
La part de la gratification soumise à charges sociales est donc égale à 800 - 554,4 = 245,6¤.
On peut donc calculer les charges sociales pour ce montant : les cotisations stagiaire s'élèvent à 37,72¤ et les cotisations entreprise à 76,21¤.
La gratification nette du stagiaire sera donc de 762,28¤.

Numéro de compte

Date de cession

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

641300

Gratification stagiaire

762,28¤

645100

Cotisations sociales

113,93¤

421000

Gratification stagiaire

762,28¤

431000

Cotisations sociales

113,93¤


Lorsque la gratification de stage ne dépasse pas le minimum légal et n'est pas soumise à cotisations sociales, l'entreprise pourra utiliser un compte 648xxx ou un compte 621xxx pour distinguer cette gratification des sommes soumises à cotisations sociales et déclarées en DSN.

 

Comptabiliser les gratifications non obligatoires : choisir entre le compte 6238x

Si la rémunération que vous versez au stagiaire n'est pas obligatoire, et donc non soumise à cotisation sociale, on utilisera souvent le compte 6238x « Divers ».

Exemple

Une entreprise paie une gratification de 100¤ à un stagiaire présent durant 3 semaines. Cette gratification n'est pas obligatoire puisque le stagiaire a passé moins de 39 heures au sein de l'entreprise.

Numéro de compte

Date de cession

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

623800

Gratification stagiaire

100¤

467000

Gratification stagiaire

100¤


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