Pour comptabiliser les indemnités de votre stagiaire, il faut distinguer les cas où cette indemnisation est obligatoire des cas où celle ci n'est qu'une gratification facultative et non soumise à cotisation sociale.
Comptabiliser les indemnités de stage obligatoires : les comptes 6413 et 6451
La loi détermine clairement les conditions pour lesquelles la rémunération du stagiaire est obligatoire : lorsque le stage dure au moins 2 mois, soit dès que la présence du stagiaire dans l'entreprise dépasse 39 heures. La loi fixe la gratification minimale à 3,75¤ de l'heure. Si la gratification ne dépasse pas ce montant minimal, elle est exonérée de charges sociales.
Dans les cas où la gratification est supérieure au minimum légal, elle est soumise à cotisations, calculées sur la part excédentaire au minimum.
Pour comptabiliser la gratification, on utilisera le compte 6413 « Primes et gratifications », et le cas échéant, on utilisera le compte 6451 « Cotisations à l'URSAFF ».
Exemple
Une entreprise recrute un stagiaire pour un stage de 6 mois rémunéré 800¤ bruts par mois. Pour comptabiliser la rémunération du mois de janvier 2017, on calcule la fraction du salaire soumise à charges sociales.
La gratification minimale en janvier 2017 (soit 22 jours ouvrés) pour un stagiaire aux 35 heures est égale à 3,6 * 7 * 22 = 554,4¤.
La part de la gratification soumise à charges sociales est donc égale à 800 - 554,4 = 245,6¤.
On peut donc calculer les charges sociales pour ce montant : les cotisations stagiaire s'élèvent à 37,72¤ et les cotisations entreprise à 76,21¤.
La gratification nette du stagiaire sera donc de 762,28¤.
Numéro de compte | Gratification du stagiaire | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6413 | Gratification stagiaire | 762,28¤ | ||
6451 | Cotisations sociales | 113,93¤ | ||
421 | Gratification stagiaire | 762,28¤ | ||
431 | Cotisations sociales | 113,93¤ | ||
Lorsque la gratification de stage ne dépasse pas le minimum légal et n'est pas soumise à cotisations sociales, l'entreprise pourra utiliser un compte 648 ou un compte 621 pour distinguer cette gratification des sommes soumises à cotisations sociales et déclarées en DSN.
Comptabiliser les gratifications non obligatoires : choisir entre le compte 6238
Si la rémunération que vous versez au stagiaire n'est pas obligatoire, et donc non soumise à cotisation sociale, on utilisera souvent le compte 6238 « Divers ».
Exemple
Une entreprise paie une gratification de 100¤ à un stagiaire présent durant 3 semaines. Cette gratification n'est pas obligatoire puisque le stagiaire a passé moins de 39 heures au sein de l'entreprise.
Numéro de compte | Gratification exonérée du stagiaire | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6238 | Gratification stagiaire | 100¤ | ||
467 | Gratification stagiaire | 100¤ | ||
