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Comment lire ses congés payés sur sa fiche de paie ?

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Catégorie : Droit social
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Les congés payés sur la fiche de paie : explication

Les congés payés d'un salarié apparaissent obligatoirement sur la fiche de paie de deux manières. Le compteur de congés est mis à jour tous les mois en fonction des congés acquis et pris.

Lorsque le salarié est en vacances, deux lignes supplémentaires apparaissent sur la fiche de paie, en plus de ses dates de congés.

Chaque salarié bénéficie de deux jours et demi de congés par mois de travail soit un total de 30 jours ouvrables pour toute la période de référence qui va du 1er juin au 31 mai de l'année suivante, dans la plupart des entreprises.

À chaque fois que le salarié prend des congés, ces congés payés doivent apparaître distinctement sur la fiche de paie. L'indemnisation des congés, se fait en prenant la solution la plus favorable au salarié :

  • soit la méthode du maintien de salaire ;
  • soit la méthode du dixième.

Ce n'est que lorsque le salarié prend ses congés en avance, que seule la méthode du maintien de salaire sera appliquée puisque le cumul des salaires de la période de référence n'est pas connu.

 

Comprendre le compteur des congés payés sur sa fiche de paie

Deux lignes et quatre colonnes apparaissent sur la plupart des fiches de paie. La première ligne concerne la période de référence qui précède et la seconde, la période de référence en cours.

Les congés payés dus sont les congés que doit prendre le salarié avant la fin de la période de référence en cours. 

Les congés acquis sont les congés payés de la période de référence en cours, ceux qui peuvent être pris en avance par le salarié.

Par période de référence pour les congés payés, on entend :

  • la période qui va du 1er juin au 31 mai dans la plupart des entreprises ;
  • la période qui va du 1er avril au 31 mars dans les entreprises du bâtiment et des travaux publics ;
  • l'année civile dans certaines grandes entreprises grâce à un accord d'entreprise.

Ce tableau, qui figure généralement en bas du bulletin de paie, donne le nombre de jours que peut prendre un salarié.

Tout salarié bénéficie de cinq semaines de congés payés par période de référence.

Le tableau donne ainsi le nombre de jours dus par l'employeur, le nombre de jours déjà pris et le nombre de jours qui restent à prendre pour chaque période de référence. Ce compteur ne peut en principe jamais être négatif même lorsque le salarié prend ses congés en avance.

Selon le logiciel utilisé, la prise de congés en avance n'apparaîtra pas de la même façon. Parfois, le logiciel fera apparaître un compteur de congés négatif sur la période de référence précédente (N-1), compensé par les jours de congés en cours d'acquisition (N).

Ce n'est que lorsque tous les compteurs sont à zéro et que le salarié prend des congés qu'il faudra se poser la question des congés sans solde.

Le compteur de congés payés augmente de 2,5 jours par mois ou de 2,08 jours par mois. Dans le premier cas, le salarié bénéficie de trente jours de congés, du lundi au samedi. Dans le second, il bénéficie de vingt cinq jours du lundi au vendredi.

Le code du travail a prévu un décompte du lundi au samedi pour tous les salariés, qu'ils soient à temps complet ou temps partiel. La seconde méthode reste possible si elle est plus favorable au salarié.

Enfin, une convention collective peut prévoir des congés payés supplémentaires, et pas seulement pour événements familiaux.

 

Congés payés et fiche de paie lorsque le salarié prend des congés

Lorsque le salarié est en vacances, la fiche de paie fait apparaître trois lignes supplémentaires. 

La première ligne est généralement la valorisation de l'absence. Le gestionnaire de paie utilise ici la méthode de la Cour de cassation, plus rarement la méthode des jours ouvrés lorsqu'elle est plus favorable.

La seconde ligne peut faire apparaître les dates des congés. Sa position dépend des logiciels.

La troisième ligne est la valorisation des congés payés ou indemnité de congés.

L'apparition des deux lignes est obligatoire. Elle permet de vérifier à la fois la retenue pour absence du salarié et le fait que l'employeur a bien utilisé la méthode la plus favorable au salarié.

Les heures supplémentaires, même exonérées depuis le 1er janvier 2019 ne modifient pas le nombre de jours acquis.

Les jours fériés n'entrent pas dans le décompte des jours de congés pris.

Exemple

Un salarié touche 2 300¤ brut par mois, une prime de 1 500¤ au mois de décembre.

Au mois de juillet, il change de poste et son salaire brut passe à 2 500¤.

Il prend trois semaines de congés au mois de septembre.

Congés payés calculés avec la règle du maintien de salaire

2 500 / 26 * 18 = 1 730,77¤

Méthode du dixième

(2 300 * 12 mois) + 1 500 = 29 100¤

29 100 * 10% = 2 910¤ pour 30 jours

2 910 / 30 * 18 = 1 746¤

La méthode du dixième est plus favorable au salarié et son salaire sera un peu plus élevé que s'il avait continué à travailler sans prendre de congés.

Lire sa fiche de paie

Quand solder les congés payés ?

Les congés payés doivent en principe être soldés avant la fin de la période de référence qui suit celle de leur acquisition. La plupart des salariés soldent donc leurs congés payés avant fin mai.

Qu'est-ce qu'une indemnité compensatrice de congés payés ?

L'indemnité compensatrice de congés payés est versée au salarié qui n'a pas pu prendre tous ses congés au moment de son départ de l'entreprise. L'indemnité compensatrice se distingue ainsi de l'indemnité de congés que perçoit le salarié en vacances.

Elle concerne les salariés en contrat à durée déterminée comme les salariés en contrat à durée déterminée au moment de la rupture du contrat de travail.

Combien coûte un salarié et quel sera le montant de son salaire net :

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
Suivez moi sur Linkedin et sur Twitter.


Le 12/02/2019 15:22, Loloblue a écrit :
  

Bonjour,

Je vous remercie pour tous vos articles qui m'aident énormément dans mon métier de gestionnaire de paie. Je ne comprends pas pourquoi vous utilisez le taux horaire pour calculer la déduction pour absence congés payés. A ma connaissance, il faut utiliser la méthode de l'horaire réel (ou bien jours ouvrés/ouvrables/calendaire si plus favorable au salarié). Bien cordialement


Le 12/02/2019 16:40, Sandra Schmidt a écrit :
  

Bonjour Loloblue,

Merci pour ce commentaire.

L'inconvénient de la méthode de l'horaire réel est qu'elle est favorable au salarié lorsque le nombre d'heures dépasse 151,67. Elle défavorise le salarié dans le cas contraire.

Les jours ouvrables, ouvrés ou calendaires ne sont consacrés par aucun texte à ma connaissance (ni jurisprudence)

En pratique et pour des congés payés pour lesquels le salaire est maintenu, la méthode utilisée ci-dessus est celle qui fera l'objet du minimum de contestation puisque parfaitement compréhensible par le salarié.

J'envisage toutefois de retravailler cet article avec les différentes méthodes et leur justification si je la trouve.

Bien cordialement,

Sandra


Le 01/03/2019 22:49, Catchoupine a écrit :
  

Bonjour Sandra,

Pouvez-vous m'éclairer sur le nombre 26 dans le calcul "maintien de salaire"?

Merci

Bien cordialement


Le 05/06/2019 06:39, Geraldine974 a écrit :
  

Bonjour à vous,

Moi aussi j'aimerais être éclairer sur le nombre 26

Pour ma part j'en ai déduis que c'était le nombre de jour ouvrable du mois courant du CP.

Merci pour votre confirmation.

Cordialement.

Géraldine


Le 28/11/2019 20:29, Pascaldf a écrit :
  

Bonjour, 26 correspond au nombre de jours travaillé par mois.

365 (365,25 jours pour être précis) / 12 mois / 7jours * 6 jours = 26 jours

Cordialement,

Pascal


Le 28/11/2019 20:37, Pascaldf a écrit :
  

Bonjour, 26 correspond au nombre de jours ouvrables par mois.

365 (365,25 jours pour être précis, année bissextile bien entendu) / 12 mois / 7 jours * 6 jours = 26 jours

Cordialement,

Pascal


Le 25/02/2020 20:38, Emins a écrit :
  

26 est le nombre de jours ouvrable moyen

Par contre vous êtes sure qu'on compte la prime pour le salaire de reference ?


Le 26/02/2020 09:24, Sandra Schmidt a écrit :
  

Bonjour,

Pourquoi ne faudrait-il pas compter les primes ? Elles sont soumises à cotisations sociales et font partie du salaire brut.

Je sais qu'il y a une exception pour le treizième mois mais pas à ma connaissance pour les autres primes. L'appréciation se fait au cas par cas, élément par élément et il faudrait vérifier dans la jurisprudence.

Merci pour ce commentaire.

Sandra


Le 26/02/2020 12:42, Emins a écrit :
  

Bonjour

merci pour votre réponse.

le 13eme mois est soumis aussi à cotisation mais on le prend pas dans le rbt de référence, a ma connaissance les primes ayant le caractère de salaire sont incluses (froid,ancienneté,assiduité etc..) les autres primes on ne les prend pas en compte.

cordialement


Le 26/03/2020 17:57, Ad179 a écrit :
  

Bonjour, je vous remercie pour vos articles.

Peut-on régulariser sur le mois en cours des CP qui ont été pris sur les mois précédents mais n'ont pas été indiqués sur le logiciel de paye et donc sur les bulletins de salaire précédents? Je vous remercie.


Le 27/03/2020 09:49, Sandra Schmidt a écrit :
  
  • Peut-on régulariser sur le mois en cours des CP qui ont été pris sur les mois précédents mais n'ont pas été indiqués sur le logiciel de paye et donc sur les bulletins de salaire précédents? Je vous remercie.

Bonjour Ad179,

En principe, c'est possible mais il faut s'assurer que le salarié est d'accord avec le compteur de congés que vous allez modifier.

Je sais que cela arrive. Le salarié est en congés et le gestionnaire de paie n'est pas informé.

Le plus sûr est de faire le point avec le salarié, de revenir en arrière sur ses dates de congés, de recalculer le compteur avec lui.

Il pourra signer un document pour le nouveau compteur et vous pourrez modifier sa fiche de paie. Si vous le faites unilatéralement, sans informer le salarié et que les relations se dégradent, il pourrait réclamer le complément.

Pour rappel, les congés payés apparaissent en principe sur les fiches de paies.

Une autre solution consiste à demander au salarié de restituer les fiches de paies litigieuses et à les refaire (ne pas établir deux paies différentes pour la même période sans récupérer l'original).

Mais c'est plus compliqué.

Bon courage,

Sandra



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