Les congés payés d'un salarié apparaissent obligatoirement sur la fiche de paie de deux manières. Le compteur de congés est mis à jour tous les mois en fonction des congés acquis et pris.
Lorsque le salarié est en vacances, deux lignes supplémentaires apparaissent sur la fiche de paie, en plus de ses dates de congés.
Chaque salarié bénéficie de deux jours et demi de congés par mois de travail, soit un total de 30 jours ouvrables pour toute la période de référence qui va du 1er juin au 31 mai de l'année suivante, dans la plupart des entreprises.
À chaque fois que le salarié prend des congés, ces congés payés doivent apparaître distinctement sur la fiche de paie. L'indemnisation des congés se fait en prenant la solution la plus favorable au salarié :
- soit la méthode du maintien de salaire ;
- soit la méthode du dixième.
Ce n'est que lorsque le salarié prend ses congés en avance (congés en cours d'acquisition), que seule la méthode du maintien de salaire sera appliquée puisque le cumul des salaires de la période de référence n'est pas connu.
Comprendre le compteur des congés payés sur sa fiche de paie
Deux lignes et quatre colonnes apparaissent sur la plupart des fiches de paie. La première ligne concerne la période de référence qui précède et la seconde, la période de référence en cours. On parle de période de référence parce que la période d'acquisition des congés payés ne correspond que rarement à l'année civile.
Les congés payés dus sont les congés que doit prendre le salarié avant la fin de la période de référence en cours.
Les congés acquis sont les congés payés de la période de référence en cours, ceux qui peuvent être pris en avance par le salarié.
Par période de référence pour les congés payés, on entend :
- la période qui va du 1er juin au 31 mai dans la plupart des entreprises ;
- la période qui va du 1er avril au 31 mars dans les entreprises du bâtiment et des travaux publics ;
- l'année civile dans certaines grandes entreprises grâce à un accord d'entreprise.
Ce tableau, qui figure généralement en bas du bulletin de paie, donne le nombre de jours que peut prendre un salarié. Il distingue les jours de congés payés acquis et à prendre dès le 1er juin de l'année en cours des congés en cours d'acquisition.
Tout salarié bénéficie de cinq semaines de congés payés par période de référence.
Le tableau donne ainsi le nombre de jours dus par l'employeur, le nombre de jours déjà pris et le nombre de jours qui restent à prendre pour chaque période de référence. Ce compteur ne peut en principe jamais être négatif même lorsque le salarié prend ses congés en avance.
Selon le logiciel utilisé, la prise de congés en avance n'apparaîtra pas de la même façon. Parfois, le logiciel fera apparaître un compteur de congés négatif sur la période de référence précédente (N-1), compensé par les jours de congés en cours d'acquisition (N).
Ce n'est que lorsque tous les compteurs sont à zéro et que le salarié prend des congés qu'il faudra se poser la question des congés sans solde.
Le compteur de congés payés augmente de 2,5 jours par mois ou de 2,08 jours par mois. Dans le premier cas, le salarié bénéficie de 30 jours de congés, du lundi au samedi. Dans le second, il bénéficie de 25 jours du lundi au vendredi.
Le code du travail a prévu un décompte du lundi au samedi pour tous les salariés, qu'ils soient à temps complet ou temps partiel. La seconde méthode reste possible si elle est plus favorable au salarié.
Enfin, une convention collective peut prévoir des congés payés supplémentaires, et pas seulement pour événements familiaux.
Congés payés et fiche de paie lorsque le salarié prend des congés
Lorsque le salarié est en vacances, le bulletin de salaire fait apparaître trois lignes supplémentaires.
La première ligne est généralement la valorisation de l'absence. Le gestionnaire de paie utilise ici la méthode de la Cour de cassation, plus rarement la méthode des jours ouvrés lorsqu'elle est plus favorable.
La seconde ligne peut faire apparaître les dates des congés. Sa position dépend des logiciels.
La troisième ligne est la valorisation des congés payés ou indemnité de congés.
L'apparition des deux lignes de retenue et de valorisation des congés payés est obligatoire. Elle permet de vérifier à la fois la retenue pour absence du salarié et le fait que l'employeur a bien utilisé la méthode la plus favorable au salarié.
La méthode du maintien de salaire peut être plus favorable, par exemple pour le salarié qui passe à temps complet ou dont le salaire brut a augmenté au cours de la période de référence. Mais il peut aussi arriver que ce soit la méthode du dixième.
La méthode du dixième sera plus favorable lorsque le salarié touche des commissions et primes qui entrent dans le calcul de l'indemnité de congés payés. Ce sera aussi le cas du salarié à temps plein qui passe à temps partiel. Ses congés payés avec la méthode du dixième seront toujours plus favorables que le maintien de salaire.
Les heures supplémentaires, même exonérées, ne modifient pas le nombre de jours acquis.
Les jours fériés n'entrent pas dans le décompte des jours de congés pris.
Exemple
Un salarié a touché au cours de l'année précédente, 2 300¤ brut par mois et a touché une prime de 1 500¤ au cours de la période de référence. Nous supposons qu'aucun jour de congé n'est pris en avance, que le salarié a demandé ce décalage et renoncé aux jours de fractionnement.
Au mois de janvier, il change de poste pour l'année en cours et son salaire brut passe à 2 500¤.
Il prend trois semaines de congés au mois du 20 décembre au 9 janvier 2022, soit 6 jours ouvrables en janvier.
Congés payés calculés avec la règle du maintien de salaire
2 500 / 26 * 6 = 576,92¤
Méthode du dixième
(2 300 * 12 mois) + 1 500 = 29 100¤
29 100 * 10% = 2 910¤ pour 30 jours
2 910 / 30 * 6 = 582¤
La méthode du dixième est plus favorable au salarié et son salaire sera un peu plus élevé que s'il avait continué à travailler sans prendre de congés.
Quand solder les congés payés ?
Les congés payés doivent en principe être soldés avant la fin de la période de référence qui suit celle de leur acquisition. La plupart des salariés soldent donc leurs congés payés(de l'année précédente) avant fin mai.
Qu'est-ce qu'une indemnité compensatrice de congés payés ?
L'indemnité compensatrice de congés payés est versée au salarié qui n'a pas pu prendre tous ses congés au moment de son départ de l'entreprise. L'indemnité compensatrice se distingue ainsi de l'indemnité de congés que perçoit le salarié en vacances.
Elle concerne les salariés en contrat à durée déterminée comme les salariés en contrat à durée indéterminée au moment de la rupture du contrat de travail. C'est aussi une indemnité qui est soumise à cotisations de Sécurité sociale comme le salaire brut.
Combien coute un salarié et quel sera le montant de son salaire net :
