Bonjour,
Il n'existe pas d'obligation ou de procès de l'ANC (autorité des normes comptables) qui implique une numérotation des écritures comptables par l'utilisateur. La seule obligation c'est de pouvoir justifier des écritures
D'autre part, en principe les logiciels numérotent les écritures validées de façon chronologiques mais en principe cette numérotation n'est pas visible par l'utilisateur, elle permet de démontrer qu'il n'y a pas eu d'écriture supprimée ou insérée.
En principe les factures de ventes doivent comporter un numéro dans une série, afin de déterminer la chronologie mais en ce qui concerne les factures fournisseurs elles comportent le numéro d'ordre dans la comptabilité du cédant il convient donc lors de l'enregistrement dans sa comptabilité de reprendre ce même numéro il est inutile de renuméroter un document déjà numéroter dans une nouvelle séquence.
En 32 ans de métier, j'ai vu une seule fois une entreprise qui renumérote dans une séquence ses factures fournisseurs ce qui alourdi de façon importante la gestion alors que cela apporte rien.
Double effet indésirable et inutile, cette entreprise lorsqu'elle paye sont fournisseur par virement indique sa référence chronologique dans le motif du paiement ce qui rend plus compliqué au bénéfice d'identifier à quelle facture le règlement se rattache.
Triple effet indésirable, une entreprise qui renumérote ses factures fournisseurs peut comptabiliser très facilement une même facture puisqu'il n'y a plus de contrôle d'unité par le numéro de pièce d'origine
Pour répondre à votre soucis de brouillard : le brouillard et la clôture des écritures sont uniquement utilisés par certain logiciel, ce principe n'existe pas sur tous les logiciels. Lorsqu'elle est présente il faut impérativement clôturer ses écritures à pire le jour de la déclaration fiscale.
Les logiciels qui n'utiliser pas les brouillards temporaires, la question ne se pose pas puisque toutes les écritures ne sont pas modifiables.
Cordialement
Christian
Bonjour Elodie,
Dans la continuité de votre message plein de bon sens, pourriez vous m´en dire un peu plus sur vos pratiques de classement et d archivage des documents comptables.
D´avance merci.
Cordialement.
Pierre.
Bonjour,
Le plus naturellement par nom de fournisseur, ainsi pour étudier les dépenses de votre fournisseur d'électricité vous sortez d'un seul coup vos factures de ce fournisseur
Cordialement
Christian
Bonjour Pierre,
Merci de votre message.
Je ne sais pas si mon classement comptable vous paraitra forcément logique et utile mais il l'est pour moi dans la mesure où il répond à ma pratique et à mes obligations de déclarations.
Je m'explique : Je suis soumise à la TVA sur les encaissements et donc classe mes documents en fonction du mois de paiement afin que l'ensemble de mes documents soient groupés pour faire ma déclaration mensuelle de TVA.
J'ai donc :
- un classeur de factures fournisseurs classés par mois de paiement (puis éventuellement classées par ordre alphabétique)
- un classeur de factures de vente classées également par mois de paiement (puis éventuellement classés par numéro de facture ou type de facture : ventes en France - ventes CE - ventes étranger)
- un classeur concernant les salaires (par mois également)
- et j'isole certains documents comme les charges sociales, les impôts et taxes et les immobilisations.
Ce classement me permet donc de faire chaque mois :
- mon rapprochement bancaire
- ma déclaration de TVA.
En cas de contrôle fiscal, tout est ainsi justifié.
Et j'ai d'ailleurs subi un contrôle fiscal (contrôle TVA , entre autres) il y a deux ans : le contrôleur était plutôt étonné de mon classement (inhabituel) mais il se trouve qu'il a apprécié de retrouver facilement les documents correspondants (en plus d'avoir pu obtenir un fichier FEC conforme).
Quant il s'agit de retrouver ensuite une facture (client ou fournisseur), je tape dans mon logiciel comptable le nom du client ou fournisseur, repère la facture en question et sa date de paiement et peux aller la récupérer dans le classeur du mois en question.
Quant à faire une analyse des dépenses par fournisseurs ou ventes par clients, il suffit alors de faire des exports de comptes clients ou comptes fournisseurs ou d'imputer des codes analytiques sur vos ventes ou achats, etc...
Je suis consciente que mon classement n'est peut être pas adapté pour tout le monde, mais pour ma part (PME de 20 salariés), il me convient parfaitement, mon expert comptable n'a pas l'air de s'en plaindre et semble plutôt bien s'y retrouver également.
En espérant avoir pu vous donner des pistes.
Je suis également toujours curieuse et à l'écoute d'autres formes de fonctionnement car ce qui convient un temps peut ne plus convenir au fur et à mesure de l'évolution de l'activité de sa société (pour tout vous dire, il y a 7 années de cela, je travaillais uniquement sur Excel, sans logiciel comptable ni logiciel de paye...)
Au plaisir de vous lire,
Bien cordialement,
Bonjour Elodie,
Merci pour votre réponse.
Moi aussi, à mes débuts, j´avais commencé par tenir ma comptabilité sur XL. Et l´administration fiscale espagnole, à l´époque, n´avait rien trouvé à redire...malgré 2 contrôles fiscaux plutôt serrés.
J´ai trouvé votre procédure...brillante et très adaptée à votre activité/contrainte administrative. L´enchainement trésorerie (rapprochement bancaire) - déclaration de TVA mensuelle est tout simplement bien vu.
On pourra toujours s´interroger effectivement si dans le cadre d´activités comme le BTP (TVA sur les débits) avec des contrats à long terme, un archivage par fournisseurs ou par lot/contrat n´est pas plus judicieux...Tout dépend de l´ERP de gestion utilisé et des options de numérisation des pièces affectées à la saisie comptable.
En ce qui me concerne, ma comptable range ses factures par nom de fournisseurs dans une armoire prévue à cet effet et qui se trouve dans son bureau. Et une fois le paiements effectué/reçu, les grands comptes sont archivés séparément et les petits comptes rassemblés chroniquement dans un même carton dans les archives...ce qui ne l´a pas empêché, d´ailleurs, de payer une grosse facture fournisseur 2 fois...
L´enjeu étant peut être de mieux penser le classement des bons de commande, bons de réception et leur rapprochement avec la facture...
Bien à vous.
Pierre.
Bonjour Stamo,
Je ne vais pas rebondir que les différents sujets abordés, mais juste vous donner la méthodes employée dans mon cabinet.
Comme il y a un grand nombre de factures à traiter par client, nous avons mis en place une numérotation spécifique. Ainsi, toutes les factures du mois de janvier 2015 commencent ainsi : 1501xxx (1501001/1501002/...), pour février 2016, cela donnera donc 1602xxx (1602001/1602002/...)
Cela permet d'avoir une référence commune avec nos clients (qui se chargent en général de cette renumérotation), et cela facilite donc les échanges.
Nous faisons de même pour les factures de ventes. Chez le client, tout est dans un classeur (papier), et tout est également numérisé depuis l'an dernier, ce qui permet au cabinet de retrouver facilement un document sans être obligé de le redemander au client.
Seul bémol à cette méthode : les débuts sont souvent laborieux, avec des doublons de numérotations, ou des erreurs dans le numéro attribué (une facture daté du 25/02/2015, reçue le 05/03/2015 a tendance à être numérotée en 1503xxx au lieu de 1502xxx). Dans ce cas, nous corrigeons en l'indiquant au client, qui corrige de son côté sur la facture papier. Mais ce petit désagrément disparait généralement dès le 2ème ou 3ème mois.
Vous faites actuellement votre comptabilité vous-même si j'ai bien compris, donc vous n'avez pas forcément besoin de renuméroter les pièces si vous n'en avez pas beaucoup. En effet, vous pourrez vous y retrouver facilement, et une personne extérieure aussi. Ceci dit, si vous dépasser la 30aine de factures par mois (ventes ou achats), je vous invite à mettre en place ce type de méthode. En cas de contrôle, tout sera facilité pour la personne extérieure, et si vous devez faire appel un jour à un expert-comptable, vous serez déjà habitué à le faire.
Cordialement,
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