Comment organiser sa comptabilité

Bonjour,

Je commence un nouvel emploi. Pourriez-vous m'indiquez comment organiser la comptabilté ?

Le comptable s'est fait renvoyer et on me parachute dans ce service. Je n'ai que des notions théoriques (de débutant).

Je sais qu'il faut un classeur Fournisseurs, un classeur Banque et un classeur Clients mais le reste ...

Comment travaillez-vous ?
Quelles sont les tâches quotidiennes pour un comptable débutant (fournisseur, client, banque et déclaration de Tva) ?

Merci à vous.

Bonjour Aimy,

Je comprends bien ta situation car j’ai eu également mon premier emploi qu’avec deux petites semaines de formation à temps partiel avec la secrétaire. Je n’ai jamais vu la comptable. J’ai donc du faire preuve d’autonomie (je n’ai pas eu le choix).

Tout d’abord, j’ai réorganisé le classement.
J’ai créé des pochettes en y mettant que l’année en cours et les deux précédentes. Ainsi, je commençais à connaître les noms des différents organismes et les dossiers me paraissait moins lourds :) et plus clair.
En ce qui concerne, les clients et fournisseurs, j’ai gardé les classeurs. Pour la banque, il s’agit d’un dossier avec des sous chemises classées par mois.
Il y a également un classeur pour les salaires.

Lorsque je devais compléter un document, je prenais le dossier correspondant et j’étudiais les documents des mois ou années précédentes : je recherchais les montants : d’où proviennent-ils ? Quels sont les calculs ? lire la notice … Ensuite, je pouvais compléter mon document.

C’est toujours un peu le même déroulement : en ce qui me concerne : salaires en début de mois, au 15 les charges sociales, au 21 la TVA et au 31 la facturation client. Entre temps, il faut saisir la comptabilité : banque, factures, … Etc

Les impôts et autres nous envois les déclarations. Lors de la réception, je notais la date limite d’envoi ou de règlement sur un agenda ou sur un calendrier. Ainsi, je pouvais m’organiser. Attention un conseil, ne pas faire les choses au dernier moment !!

Je ne vois pas ce que je pourrais dire d’autres … C’est vrai qu’au début c’est un peu la galère mais avec le temps on s’adapte très bien. Il s’agit d’une très bonne expérience où on ne peut que s’améliorer.

Aimy, si vous avez des questions plus précises, j’essaierai d’y répondre (si je peux et si j’ai le temps).

Par contre : S’agit-il d’un poste pour un étudiant ??

Bon courage …

Bonjour,

j'ai eu la meme expérience que toi et c'est vrai que ce n'est pas facile. Moi je suis organisée un peu comme Natcompta:

Lorsque je facture je sors en 3 exemplaire: 1 pour les archives avec tous les elements du dossier de ventes, 1 pour le chrono ca te serre pour faire les relance, 1 pour le factor.

Pour les factures fournisseurs: j'ai deux classements un avec juste la facture que je classe après enregistrement dans une boite d'archive par founisseur par ordre alphabetique, et une photocopie que je classe avec tous les elements qui correspondent à cet achat (mail avec le fournisseur, accord sur le prix, tranport...). Ce dossier te permet de controler ta facture quand tu la recoit: bon prix, bonne quantité.

Pour la banque, j'ai un classeur par banque avec des intercalaire pour chaque mois. Je mets tous les documents de banques ainsi que le rapprochements bancaires signé par l'un des dirigeants.

Pour toutes tes déclarations à établir j'ai une pochette spéciale avec les dates de chacune. Je les prépare et je les donne à vérifier au cabinet d'expert comptable. Ce systeme te permet de te familiariser avec les organismes tout en t'assurant que c'est bien fait.
Ensuite je garde un double de toutes ces déclarations que je mets dans un classeur par catégorie.

Pour la TVA moi j'attend le 20 du mois pour l'établir ( à rendre le 23) car j'ai (***pas de style SMS***) des fournisseurs qui envoient leur facture en retard. Quand j'ai fait ma déclaration je vérifie avec mon écriture d'OD que je n'ai pas d'écart important. Et je fait un tableau sous excel qui regroupe tous les comptes TVA. J'y inscrit ce que je déclare et ce que j'ai réellement sur mon logiciel comptable. L'ecart doit etre inferieur à 1 euros ca correspond aux arrondis.

Voilà j'espère avoir été clair. De toute façon n'hésite pas à me demander des précisions et sache que tu as surement un expert comptable et que tu peux lui demander des conseils et un peu d'aide au début si tu as des doutes.

Bon courage