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Comment préparer efficacement la période fiscale ?

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Lorsque la période fiscale approche, les experts-comptables du cabinet ont systématiquement les yeux rivés dessus.

Mais pour éviter le déferlement des échéances et l'accumulation des documents fiscaux, il est indispensable de se préparer en amont.

Depuis 4 ans, iPaidThat a accompagné une centaine de cabinets comptables dans la préparation de leur période fiscale.

En suivant nos précieux conseils, vous allez trouver une accalmie dans le tumulte de la période fiscale, vous permettant d'être beaucoup plus serein et de mettre à disposition tous les documents nécessaires à votre clientèle.

Comment expliquer l'intensité de la période fiscale ?

Un expert-comptable est avant tout un interlocuteur privilégié des entrepreneurs. De ce fait, il endosse le rôle de conseiller en apportant une valeur ajoutée de par sa profession. Mais à partir du 31 décembre, un grand nombre d'entreprises vont clore leurs comptes annuels, entraînant un véritable goulot d'étranglement.

Durant cette période fiscale, la cadence de production augmente et les cabinets comptables qui ne se sont pas préparés en amont risquent de subir de graves conséquences.

Un des scénarios possibles consiste à perdre un client à cause d'une période fiscale trop dense. Si l'expert-comptable accumule beaucoup trop de retard sur la production de documents, cela constitue une faute professionnelle. D'ailleurs, l'envoi en retard des bilans implique une sanction à hauteur de 10% sur l'impôt.

Bien évidemment, il s'agit d'une somme conséquente pour le client se retrouvant alors en fâcheuse posture.

Ce retard entraînerait irrémédiablement une confiance altérée et le client a la possibilité de mettre le cabinet comptable face à ses responsabilités afin de lui demander de prendre en charge l'amende.

Mais les clients ne sont pas les seules personnes impactées par l'intensité de la période fiscale. Une mauvaise préparation entraîne également des conséquences désastreuses sur les équipes comptables.

Avec une charge de travail conséquente, un rythme soutenu et un stress permanent, un membre de l'équipe risque de faire un burn-out. Une situation tout aussi grave que le fait de perdre un client.

 

Les 6 conseils à suivre pour préparer au mieux la période fiscale



Commencer la saisie comptable le plus tôt possible

Si pour un client l'exercice comptable se termine à la date du 31 décembre, alors le 1er janvier est une date marquante, car elle correspond au premier jour de l'exercice suivant. Mais pour être à jour à la date du 31 décembre 2022, il est nécessaire d'effectuer une mise à jour régulière et cela dès le 1er janvier 2022.

En avançant régulièrement et autant que possible en amont, le sprint final sera grandement allégé. En tant qu'expert-comptable, n'attendez pas les derniers jours pour boucler un exercice fiscal, mais faites-le progressivement.

Mettre en place une planification très précise

Pendant la période fiscale, la planification est une démarche absolument nécessaire. Il faut garder à l'esprit qu'il s'agit d'une course contre la montre et tout doit être minutieusement réglé comme une horloge.

Il est donc conseillé de mettre en place un rétro planning de la période fiscale avant la date du 15 janvier. L'objectif étant de planifier tous les rendez-vous client avant même que cette période charnière ne commence. En parallèle, une planification chronologique avec le chef comptable est nécessaire afin de lisser la production des bilans au fur et à mesure du temps.
Grâce à cette planification, vous obtenez une meilleure vision des différents documents produits et de ceux devant encore être produits au cours des prochains mois.

Prendre le temps d'éduquer sa clientèle

En tant qu'expert-comptable, la période fiscale constitue la période la plus importante sur laquelle vous êtes attendu par vos clients. Cependant, cela ne signifie pas pour autant que vous êtes la seule personne impliquée au cours de cette mission.

Votre client joue un rôle tout aussi important et bien évidemment il doit en être conscient. Tout au long de l'année, n'hésitez pas à le préparer à cette période fiscale. Il s'agit en quelque sorte d'une éducation nécessaire pour que celui-ci soit prêt durant la période cruciale.

Durant la période de janvier à mai, le client doit être en mesure de fournir tous les documents de base correspondant aux ventes, aux achats, mais également des documents bancaires.

Il est donc primordial que ce dernier soit réactif et disponible afin d'échanger avec vous par téléphone ou par mail pour l'envoi de certaines pièces.

L'importance des outils digitaux

En utilisant les bons outils, vous allez pouvoir traverser beaucoup plus facilement la période fiscale. Dans un cabinet traditionnel, 25% du temps est alors consacré à la relance des clients et à la collecte des justificatifs.

Concernant la saisie des données et leurs traitements, environ 35% du temps y est consacré. Cependant, il y a un véritable contraste avec les cabinets digitalisés avec une charge de travail d'environ 10% pour la relance des clients et la collecte des informations.

Ce contraste s'explique par l'utilisation des logiciels de numérisation et d'une manière plus globale des outils digitaux, beaucoup mieux adaptés à la situation. Il est donc fortement recommandé de faire appel à un logiciel de planification concernant la préparation des bilans. Ou encore le recours à un logiciel d'automatisation concernant la pré comptabilité, facilitant une fois de plus la production.

D'une manière générale, les outils digitaux permettent de mieux préparer la période fiscale et c'est un excellent moyen de gagner facilement du temps.

Prendre contact avec les clients afin de vérifier les derniers détails

Tout sera lancé à la date du 31 décembre. De ce fait, il est impossible de faire machine arrière et tout retard que vous prenez risque d'avoir de graves conséquences. Avec votre clientèle, prenez le temps de vérifier l'intégralité des documents avant la clôture des comptes. Un listing des pièces indispensables doit être dressé et envoyé à vos clients afin de les fournir au 31 décembre.

N'oubliez pas que certaines opérations nécessitent du temps comme l'inventaire ou l'état des stocks. Une raison supplémentaire d'être au point dès le 1er janvier afin de démarrer sur de bons rails la période fiscale.

La préparation des collaborateurs

D'un point de vue managérial, il est indispensable de ménager les équipes en vue du commencement de la période fiscale. C'est un constat évident, car sans leur présence, la production ne peut tenir la cadence. Par ailleurs, le travail préparatoire est indispensable pour garder le contrôle et assurer la cohésion au sein du cabinet.

L'implication des collaborateurs est une nécessité dans la relation client avec à la clé une communication renforcée pour qu'ils soient préparés aux exigences indéfectibles de la période fiscale.

Pour un cabinet d'expertise comptable, la période fiscale représente un moment crucial dans l'année. Durant ce moment, vos équipes doivent assurer un accompagnement total et montrer leur efficacité auprès de leurs clients. Il faudra donc tout mettre en œuvre pour que la pression et l'intensité ne nuisent pas sur vos relations clients.

Tous les ans, iPaidThat accompagne de nombreux cabinets comme Safigec ou Colead Finance dans la préparation de la période fiscale. Pourquoi pas vous ?

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