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Comment travaillez vous? vos méthodes et procédures de travail.

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Neosaori
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Secrétaire comptable en cabinet
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Ecrit le: 14/08/2008 15:32
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Bonjour,
je travaille depuis peu dans une entreprise (CA d'environ 1 500k¤/mois) ou la compta était gérée par la femme du patron qui n'est pas de formation comptable mais malgré cela assure très bien son poste. La société grandissant ils se sont retrouvés obligés pour faire face à l'explosion de leur activité à s'équiper d'un comptable.
aujourd'hui je me trouve souvent confronté à la manière dont on procède dans l'entreprise face aux règles de droit comptable ou de bon sens que l'on peut apprendre soit lors de son cursus ou en cabinet.
Par exemple, les od qui sont saisies en journal de banque, les comptes clients qui sont classés par compte mensuels, les comptes fournisseurs qui sont classés par divers alphabétiques pour les règlements chèques, traites et virements tandis que les fournisseurs réglés par CB auront un divers CB du mois et ceux réglés par espèce auront un divers espèce du mois... et j'en passe quant aux écritures archaiques...

Pour la tVA par exemple, celle-ci est lettrée tous les mois avec le bordereau, ce qui m'ennuie fortement car d'une part la tva sur immo a été basculée tout au long de l'année en 44566 donc il faut que j'extourne toutes les écritures pour l'affecter correctement, et d'autre part lorsque je dois effectuer une modification car la facture a été mal saisie ou saisie deux fois, je dois systématiquement extourner, ce qui peut s'avérer parfois très contraignant car avec des comptes divers + des comptes cb mensuels et des comptes espèces mensuels, on peut retrouver la facture saisie trois fois, une fois dans chaque compte et les extournes peuvent parfois encore plus alourdir la problématique déjà assez compliquée. D'autant que là j'en suis à extourner des tva dans mes journaux de banques lorsqu'elles sont fausses (notamment pour les frais bancaires soumis à tva)

Donc j'aurais voulu savoir comment procédiez vous de votre côté? Est ce que vous lettrez également votre compte 44566 chaque mois? Pensez vous que c'est réellement judicieux?

Merci pour vos témoignages et vos avis car je me sens très découragé ces derniers temps et me demande si c'est comme ca dans toutes les entreprises.
Inutile de stresser
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Re: Comment travaillez vous? vos méthodes et procédures de travail.
Ecrit le: 14/08/2008 17:20
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Bonjour,

Je veux bien essayer de vous aider mais je ne sais pas ce que vous appelez "comptes mensuels".

Déja pour chaque clients et fournisseurs j'ouvre un compte même s'il n'est mouvementé qu'une fois par ans, ne surtout pas créer de compte de tiers Divers.

Les logiciels permettent de créer les comptes rapidement et par expérience cela met moins de temps que d'essayer de lettrer un compte "fourre tout" en fin de période.

Chaque factures sont saisies dans un journal achat par ordre d'arrivé la première du mois d' octobre par exemple aura le numéro 10.1 puis 10.2 ect... les factures sont rangées dans un classeur dans le même ordre.

Exemple écriture:

607 Achat machandise 1000
44566 TVA 196
401 Fournisseur "Ventout" 598 (Echéance 31/12/2008)
401 Fournisseur "Ventout" 598 (Echéance 31/01/2009)

Référence écriture : 10.1

Lorsque je recherche un facture de Ventout je vais dans le compte fournisseur Ventout et je recherche la référence de l'écriture pour pouvoir retrouver le bon classeur.

L'avantage de bien créér un compte pour chaque tiers est aussi de voir le chiffre d'affaires que l'on fait avec chacun.

L'avantage de détaillé les échéances dans la saisie de la facture permet de pourvoir lettrer le compte des les premiers règlements et de nepas attendre la dernière écheance pour lettrer le compte. Cela est avantageux lorsque l'on a de gros fournisseurs avec beaucoup d'échéance différentes à chaque facture.

Moi je saisis les banques à partir du relevé, tous les matin j'édite le relevé de la veille via le site internet de ma banque. Avantage :pas de rapprochement bancaire, cette méthode est acceptée et utilisée par les expert comptable mais déconseillée par certain sur ce site.

Je lettre les comptes de TVA je ne vois pas le problème que cela pose.

Demander à votre patronne d'arréter de saisir les factures (sourire) si c'est pour donner autant de travail de régularisation après.

Avec une bonne organisation la saisie des factures ne prend pas beaucoup de temps ( ex : J'attaque la saisie de mes factures (300 environ par mois autour du 15 pour la déclaration du 24) tout en continuant le reste du travail.

Dites moi ce que vous en pensez et si vous avez besoin pour d'autres infos.

A bientôt


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Fabrice Heuvrard
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Re: Comment travaillez vous? vos méthodes et procédures de travail.
Ecrit le: 15/08/2008 19:05
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Bonjour,
je pense pas qu'il y a une méthode parfaite pour la saisie.
Personnellement je pense que la méthode évoquée par Inutile de stresser est cohérente.
Je fais la même chose, à la différence que j'ai un classeur permettant de faire le bilan que l'on remplis au fur et à mesure avec les facture d'immobilisations, les rapprochements bancaires, les déclarations de TVA, IS...et un dossier permanent composé des baux...

Les compte "divers" et 401CB sont à mon avis à proscrire.
Concernant la saisie de la banque, je vous conseille néanmoins de saisir vos chèques à l'émission (cf PCG), ainsi vous pourrez suivre ceux qui ne sont pas encaissés.

Lorsque vous établissez vos déclarations de TVA, garder le maximum d'éléments (journaux, grand livre,balance...) permettant de justifier les chiffres que vous avez indiqués.

Cordialement.


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Expert-comptable et commissaire aux comptes

Neosaori
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Re: Comment travaillez vous? vos méthodes et procédures de travail.
Ecrit le: 19/08/2008 17:29
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Tout d'abord, je tenais à vous remercier pour vos réponses qui me confortent. En effet, j'ai travaillé deux ans en cabinet comptable avant de prendre ce poste et j'en étais à douter de mes compétences ces dernières semaines.

Pour répondre à votre toute première question "Inutile de stresser", les comptes mensuels sont des comptes pour par exemple, les recettes de janvier où toutes les factures de janvier et règlements relatifs à ces factures sont enregistrés sans distinction de clients. Seul le libellé pourra permettre l'identification du client.
Concernant les règlements CB de janvier, ils sont tous enregistrés dans un compte appelés CB janvier au lieu d'un compte fournisseur propre à chaque opération. idem pour les règlements espèces... Donc s'il on règle deux fois une même facture, on peut ne pas s'en rendre compte s'il s'agit de deux règlements différents.

Je saisis également mes banques (7 à gérer) à partir des relevés internet mais pour les opérations importantes, je reviens sur mes écritures pour attribuer la bonne date comptable.

Mais j'ai vraiment du mal à expliquer à ma patronne qu'il faut qu'on évolue et que l'on arrête ces comptes fourre tout mensuels, d'autant que les réponses sont systématiquement que :
c'est une comptable du cabinet qui a mis ca en place il y a quelques années donc c'est juste; Ou encore que ca demande trop de travail de créer des comptes fournisseurs pour ensuite ressaisir les règlements dans chaque compte pour les CB ;
ou que lors des controles fiscaux qu'elle a eu on l'a toujours félicité pour sa bonne gestion.

Et puis pour les comptes fournisseurs divers A, divers B, divers C, etc... ce serait la comptable du cabinet qui venait une fois par mois, qui interdidait la création de comptes fournisseurs.
Donc je pensais que c'était une pratique courante et que peut etre la manière dont j'ai appris en cabinet était fausse...

Pour la TVA, le problème que je rencontre est qu'il y a tellement d'erreur qu'à force d'extourner les écritures deviennent illisible et je préfèrerai travailler sans avoir à lettrer mon 445660 qui me bloque en cas d'extourne, notamment pour toutes les factures d'immos qui ont été saisies en 445660 au lieu de 44562. Mais impossible, on lettre tout et hors de question de délettrer.

Enfin, pour les éditions, j'ai appris à effectuer mes déclarations avec ainsi qu'en remplissant un tableau récap excel chaque mois. Mais lorsque j'édite ces fameux documents, elle n'en voit pas l'intérêt et jette tout 5 minutes après.

Conclusion, je pense d'après tout ce que vous me dites, que mes méthodes ne sont pas trop mauvaises et que je devrais peut être m'orienter ailleurs si aucune volonté n'est faite pour évoluer car je bn'arrive pas à m'adapter à ces méthodes de travail malheureusement.

Merci pour avoir partagé vos méthodes
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Re: Comment travaillez vous? vos méthodes et procédures de travail.
Ecrit le: 19/08/2008 21:04
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Bonsoir Neosaori,

Je pense que passer par des comptes de fournisseur est effectivement plus simple, plus clair et permet de repérer des erreurs, telles les doubles règlements, les doubles saisies de factures dans les charges (respect de l'image fidèle du patrimoine de l'entreprise).

Avoir des comptes fournisseurs (un par fournisseur) et idem pour les clients peut permettre ce que l'on appelle une circularisation (je pense que vous en connaissez le principe: lors de la venue d'un commissaire aux comptes, il demande à quelques fournisseurs et quelques clients, les extraits du compte de votre entreprise dans leur comptabilité pour pouvoir comparer et vérifier la bonne tenue de votre travail).

La lisibilité de la compta prime déjà ne serait-ce pour nous pour notre suivi, et également en cas de contrôle fiscal et/ou commissaire aux comptes.

Lors de la préparation des bilans, j'ai eu affaire à des experts-comptables qui demandaient les justificatifs (effectués sous Excel par exemple) des déclarations de TVA...

Tout cela pour dire que vos méthodes sont meilleures que "pas trop mauvaises"... si cela peut vous rassurer!

Etes-vous en CDI? CDD?
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Re: Comment travaillez vous? vos méthodes et procédures de travail.
Ecrit le: 20/08/2008 00:08
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Bonjour Neosaori,

Quand j'ai repris la comptabilité de la société, le cabinet d'EC avait crée des comtes 411diversA, etc...
La clôture du dernier exercice de l'EC a montré toutes les difficultés de lettrage avec ce système.
Des factures dans un compte, des règlements dans un autre, des libellés mal détaillés...
Donc grosses pertes de temps pour savoir vraiment quels clients n'avaient pas payés, en reprenant toutes les remises ou virements.

Il est certain que vous devez montrer l'intérêt de plus de lisibilité en terme de gain de temps.
Je comprends que vous ne puissiez pas travailler avec ces méthodes.

Pour la TVA, j'avoue que je n'ai jamais vu la méthode que vous nous avez décrite.

Cordialement,


--------------------
Nadine


Neosaori
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Re: Comment travaillez vous? vos méthodes et procédures de travail.
Ecrit le: 20/08/2008 08:57
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Bonjour et merci encore pour vos réponses.

Je suis en cdi depuis 3 mois.

Je vais encore tenter de discuter avec la patronne et l'expert comptable pour voir s'il est possible d'améliorer les choses et de "standardiser" la méthode de travail en essayant de démontrer que la perte de temps au départ est un gain de temps à la révision et en expliquant de la même manière que vous l'avez fait, pourquoi il faut évoluer.

J'espère que ca marchera car gérer une petite entreprise de la sorte comme un petit commerçant, cela doit être gérable mais à partir d'une certaine quantité de flux, ca devient vraiment très difficile, surtout lorsque le droit comptable n'est d'autant pas respecté (dates de saisies farfelues, clients soldés sans chercher si celui ci doit ou s'il s'agit d'une erreur de saisie...)

Beaucoup à faire... et peut être trop à faire...

Cordialement
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Re: Comment travaillez vous? vos méthodes et procédures de travail.
Ecrit le: 20/08/2008 09:27
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Bonjour,

Oui, il y aura certainement pas mal de travail au départ, d'après ce que vous dites.

En tout cas, je vous souhaite bon courage pour tout remettre à plat et pour les nouvelles procédures.

Nous avons dû le faire, par contre, nous avions la chance d'être soutenus par la direction et le commissaire aux comptes.
El rico
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Re: Comment travaillez vous? vos méthodes et procédures de travail.
Ecrit le: 20/08/2008 10:27
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Bonjour,

Mois je chercherai plutôt dans un premier temps à savoir comment la patronne travaillait et pourquoi.

Comment fait elle ses TVA ?

Essayez de faire comme elle, puis prouvez lui qu'en faisant de la sorte il peut y avoir des erreurs.

Il est certain que si vous arrivez et que vous souhaitez tout changer, vous risquez de trouvez des bloquages au niveau de la patronne.

Salutations


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Re: Comment travaillez vous? vos méthodes et procédures de travail.
Ecrit le: 20/08/2008 21:40
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Bonsoir,

Peut être avec une approche pécuniaire votre argumentaire pourrait être encore plus efficace je m explique :

Si en prenant l exemple d un cas concret (Nom d un client réel douteux non lettré) vous lui expliquez par exemple que pour le client Dupont il est impossible de retrouver ces règlements ou alors avec un pointage de tant d heures. Donc il y a un manque à gagner, ou au mieux des délais de règlement à rallonge par défaut de relance.

Donc expliquez que cela joue sur la trésorerie qu aujourd hui cela a peut etre qu une incidence mineure mais qu a l avenir un plan de trésorerie bien ajusté pourrait être utile.

Solution :

Lui expliquer que le plus urgent est de changer la gestion client il faut absolument créer un compte pour chacun puis pour trancher la poire en deux vous lui conceder les comptes fournisseurs. Laissez les dans les comptes "fourre tout" ma foi dans un premier temps cela peu attendre. S il manque une facture eux il ne vous oublieront pas pour vous reclamer le règlement.

Le mieux pour lui faire changer d avis c est de montrer les point positifs autant que les points négatifs dans sa gestion car il faut ce mettre a ca place ce nest pas évident de se remettre en question. Surtout si cette methode a etait mise en place par des expert comptable.

Autre point, la méthode de regroupement clients A Client B ... est utilisé pour les petites entreprises c était peu être le cas avant et maintenant votre entreprise a évolue positivement et il faut que votre comptabilité fasse de même.

Bon courage

Bonsoir


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