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Comptabilisation des notes de frais

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Catégorie : Charges externes
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Publié le , Modifié le 24/08/2023
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Comptabiliser des notes de frais

Les notes de frais des salariés sont généralement comptabilisées dans le compte 6251 Voyages et déplacements ou le compte 6256 Missions et réceptions.

Souvent considérées comme un complément de rémunération par les salariés, ces notes de frais peuvent être sujettes à abus.

Dans un arrêt du 10 janvier 2020, la Cour d'appel d'Aix-en-Provence confirme le licenciement pour faute grave d'un salarié qui avait manqué à son obligation de loyauté en majorant frauduleusement ses notes de frais.

C'est quoi une note de frais ?

La note de frais est un document sur lequel un salarié recense toutes ses dépenses professionnelles dont il demande le remboursement. Les dépenses concernées sont celles engagées dans l'intérêt de l'entreprise et avancées par le salarié personnellement.

 

Les règles applicables aux notes de frais

Deux méthodes peuvent être appliquées en matière de gestion des notes de frais professionnels.

La méthode des frais réels

C'est une liste des frais réellement engagés qui doivent être justifiés par des factures afin de prouver la réalité du remboursement demandé.

En contrepartie, les montants versés par l'employeur au salarié sont exonérés de cotisations sociales, et ne sont pas imposables à l'impôt sur le revenu du salarié. Ici, aucune limite imposée par la législation en vigueur, dans la mesure où cette méthode considère les frais réels.

La méthode de l'allocation forfaitaire

Dans ce cas, l'employeur applique un montant forfaitaire pour les divers remboursements demandés par le salarié. Il y a ici par contre une limite d'exonération puisqu'il y a un plafond pour les frais de repas, le barème kilométrique,...

Ici, le salarié n'a pas à justifier les frais selon le principe dit du réel. En cas de contrôle, l'employeur devra démontrer que l'application des allocations forfaitaires correspond aux situations de fait.

 

Comptabilisation : note de frais et compte 625

Les écritures comptables diffèrent selon la charge concernée. Pour un salarié, il faudra créditer le compte 421.

Comment comptabiliser les notes de frais ?

Contrairement à des factures au nom de l'entreprise et payées par l'entreprise qui seront comptabilisées dans le journal des achats, les notes de frais sont comptabilisées dans un journal d'OD, en utilisant un compte de charges représentatif de la dépense au débit, par le crédit d'un compte tiers 421 ou 467. Cela permet aussi un meilleur suivi des dépenses propres aux salariés.

 

Les frais kilométriques et frais de transport



Numéro de compte

Remboursement de frais : indemnités kilométriques

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6251

Indemnités kilométriques du salarié X :
2440 x 0,456

1112¤

421

Indemnités kilométriques du salarié X :
2440 x 0,456

1112¤

Les dépenses engagées pour les déplacements des salariés sont comptabilisées de la même manière sauf s'il s'agit de prendre en charge les frais domicile - lieu de travail des salariés.

Ils sont alors comptabilisés via l'OD de salaires, dans un autre compte de charges (6414 indemnités et avantages divers) par le crédit du compte 421 Personnel, rémunérations dues.

Les frais de restaurant

Les frais de restauration engagés font aussi partie des frais de déplacement. Ils se comptabilisent de la manière suivante :

Numéro de compte

Frais de restaurant

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6256

Missions

110¤

44566

TVA déductible

11¤

421

Salariés

121¤

Pour ce qui est des comptes à utiliser : compte 6256 Missions ou le compte 6257 Réceptions selon qu'il s'agit d'une mission à l'extérieur ou d'une réception au sein de l'entreprise.

Les frais de logement

Les frais de logement engagés par le salarié dans le cas d'un déplacement professionnel demandé par l'employeur se constatent TTC. Le logement en tant que tel n'entre pas dans le champ d'application de la TVA quelle que soit l'activité de l'entreprise concernée et l'écriture comptable est la suivante :

Numéro de compte

Frais de logement

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6251

Voyages et déplacements

100¤

421

Salariés

100¤

 

Quelques conseils pour bien gérer vos notes de frais

Une quantité importante de notes de frais dans une entreprise nécessite une organisation particulière. Il convient d'être vigilant et d'en organiser le suivi sur un tableur ou dans un logiciel.

Il est également préconisé d'utiliser des sous-comptes pour optimiser le suivi des charges par type : les indemnités kilométriques et les frais de logement, par exemple.

 

Les points de vigilance de la note de frais

Les notes de frais dans les entreprises sont des points très appréciés par les contrôleurs de l'Administration fiscale ou de l'URSSAF. Voici les 4 points qui nécessitent une attention particulière.

L'allocation forfaitaire appliquée à tort

L'allocation forfaitaire est un principe autorisé par l'URSSAF mais à destination des salariés. Par conséquent, sont exclus de ces remboursements :

  • les dirigeants relevant du régime des travailleurs non salariés ;
  • les gérants minoritaires de SARL et SELARL ;
  • les présidents directeurs généraux de SA ;
  • les présidents et dirigeants de SAS.

Dans tous ces cas de figure, l'employeur doit rembourser les frais à l'euro près.

Les frais réels remboursés sans justificatif

Les frais engagés et pour lesquels une demande de remboursement est faite par une note de frais doivent respecter plusieurs principes :

  • être engagés dans l'intérêt de l'entreprise ;
  • être justifiés ;
  • être qualifiés de raisonnables.

 

Les notes de frais excessives

Un autre point sur lequel l'administration est vigilante est le cas des repas d'affaires. L'URSSAF considère qu'il n'y a pas d'abus manifeste lorsque le salarié bénéficie d'un repas d'affaires par semaine ou cinq repas par mois. Au-delà, les repas sont considérés comme des avantages en nature nourriture à soumettre à cotisations sociales.

Pour éviter cette requalification, les repas d'affaires doivent être justifiés (avec par exemple le motif du repas, le nom, le poste, le contact des personnes invitées).


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