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Comptabilisation d'écritures anciennes

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Pyanepsion
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Ecrit le: 18/08/2017 09:18
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Message édité par Pyanepsion le 18/08/2017 09:28

Bonjour à tous.

J'ai repris la comptabilité de notre association en mai. Notre association avait clôturé cette année ses comptes précocement au début de cette année à la fin janvier. L'exercice suit l'année civile du 01-01 au 31-12 N.

Comment comptabiliser ?

1. Factures de l'exercice précédent oubliées

Une facture fournisseur a été émise en novembre pour sa prestation en novembre, et une demande de remboursement de frais kilométrique a été émise en décembre pour des frais de décembre. Ces pièces n'étaient pas connues de l'association et ont été produites par l'adhérent en février après la clôture des comptes, et il a été remboursé dans la foulée par mon prédécesseur sur ces deux montants. Il n'est pas question de remettre en cause cette facture et ces frais de déplacement.

Je comptabilise d'habitude les achats et les frais kilométriques comme suit. Comment faire puisque les pièces d'achat et de frais auraient dû être comptabilisées l'exercice précédent et ne concernent donc pas l'exercice actuel ?

Journal des achats : date de la facture

6xxx Achat fournisseurMontant facture
401lefournisseur
Montant facture

Journal des OD remboursement de frais : date des frais kilométriques

625100 déplacementFrais kilométriques

467l'adhérent

Frais kilométriques

Journal des OD remboursement de frais : date du remboursement

401lefournisseurMontant facture
467l'adhérent

Montant facture

Journal de la banque : date du débit (montant remboursé = montant facture+Frais kilométrique)

467l'adhérent
Montant remboursé
512labanque débitée

Montant remboursé

2. Débit d'un chèque hors délais bancaires

Un autre adhérent a déposé son chèque de remboursement de frais en mai de cette année deux ans après son émission. Ce chèque n'avait pas été comptabilisé lors de son émission. La durée de validité d'un chèque est 1 an et 8 jours, mais les banques ne vérifient jamais la date. Il n'est par ailleurs pas question de contester pour nous le remboursement de l'adhérent.

Comment passer cette écriture ?

3. Factures émises par avance pour l'exercice de cette année

L'assureur a émis sa facture en novembre de l'exercice passé pour la période de cette année et a été payé en janvier, mais la facture n'a pas été comptabilisée.

Merci pour toutes vos explications.

Mozo
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Re: Comptabilisation d'écritures anciennes
Ecrit le: 18/08/2017 10:19
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Bonjour,

Vous évoquez une association, mais nous ne savons pas si c'est ne association non lucrative ou bien comme un certain nombre commerciale.

Dans le second cas en fonction de l'importance des sommes vous pourriez être contraint de refaire la liasse fiscale et de la redéposer.

Dans le 1er cas, étant donné que vous n'avez pas d'obligation de la forme de la comptabilité si il n'y a pas d'obligation statutaire ou par des institutions publiques qui verseraient des subventions, faites comme vous voulez.

Ces pièces n'étaient pas connues de l'association et ont été produites par l'adhérent en février après la clôture des comptes

Cette situation est à remédier, il n'est pas possible que l'on soit une entreprise ou association artisanale/commerciale ou non d'avoir des dépenses non connues.

Cordialement

Christian



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Re: Comptabilisation d'écritures anciennes
Ecrit le: 18/08/2017 11:10
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Message édité par Pyanepsion le 18/08/2017 11:15

Merci, Mozo, pour votre réponse.

Il s'agit d'une association professionnelle loi 1901 sans but lucratif. Nous sommes soutenus et il nous a été proposé de monter un dossier pour obtenir des subventions et la reconnaissance d'utilité publique.

Dès que j'ai eu connaissance des dysfonctionnements, j'ai bien sûr amené des modifications substantielles sur le fonctionnement comptable. Les demandes de remboursement doivent désormais correspondre à une demande préalable d'avance de frais acceptée, doivent être justifiées, les remboursements ne sont plus acceptées après la clôture de l'exercice, et les paiements ne se font plus par chèque, mais uniquement par virement.

Les montants évoqués sont peu élevés :

1. 4 Factures en novembre = 8 à 15 € chacune pour un total de 55 €

2. Frais kilométrique en décembre = 8 € chacun pour un total de 15 €

3. Chèque très hors délais = 180 €

4. Assurance facture par avance = 400 €

Quelles sont les meilleures écritures ?

Mozo
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Re: Comptabilisation d'écritures anciennes
Ecrit le: 18/08/2017 12:21
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Message édité par Mozo le 18/08/2017 12:23


association professionnelle loi 1901 sans but lucratif.


Il y a plein d'association professionnelle de loi 1901, qui sont à but lucratif donc soumises à toutes les taxes et impôt.


Ni le caractère d'association, ni le caractère professionnel, ni la loi 1901 vient définir le but non lucratif nécessaire à l'exonération de taxes et impôts.


les remboursements ne sont plus acceptées après la clôture de l'exercice


Vous pouvez le dire, mais difficilement applicable puisque la prescription de droit commun est de 5 ans et d'autre cas 3 ans. Surtout que les frais doivent être engagées dans l'intérêt de l'objet de l'association et par conséquent difficile pour l'association de refuser de remboursement à un membre qui aurait fait l'avance alors que l'association a profité de la dépense.

Toutes les dépenses doivent être justifiées et les indemnités kilométriques doivent être justifiées.


Pour comptabiliser utiliser les mêmes comptes pour une dépense de l'année courante.


****

Les dépenses 2016 comptabilisées en2017 auront obligatoirement une incident négative sur les comptes 2017, il n'est pas possible d'y échapper, il vous suffirait de le signaler dans le rapport financier.

Cordialement

Christian






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Re: Comptabilisation d'écritures anciennes
Ecrit le: 18/08/2017 17:37
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D'accord. J'imagine que j'écris les écritures défectueuses dans un journal d'OD et que j'indique alors comme date de facture ou de frais le 01-01 de cette année ?

Mozo
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Re: Comptabilisation d'écritures anciennes
Ecrit le: 18/08/2017 18:52
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non, dans le journal de banque ou d'achat.

Une association sans but lucratif n'a pas besoin d'utiliser un journal d'achat, puisqu'elle tient une comptabilité de trésorerie.

Souvent les logiciels ne permet pas de passer une écriture de banque autrement que dans le journal de trésorerie.

cordialement

Christian



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Re: Comptabilisation d'écritures anciennes
Ecrit le: 19/08/2017 09:17
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Nous sommes tenus à une comptabilité de trésorerie. Les journaux des achats et des ventes ne sont donc bien sûr pas obligatoires. J'émettrai un bémol.

L'engagement demande en théorie plus de temps, mais en pratique, il permet de retrouver rapidement une erreur, chose difficile quand on n'a par exemple que le montant global d'une remise. Il arrive de même que la banque décompose différemment une remise de ce que l'on avait remis : ces différences créent alors inévitablement une suspicion même si le montant total du jour est le même.

Pour préparer notre dossier à la demande de subventions et d'un avantage fiscal, il nous a été conseillé de préparer notre comptabilité à l'engagement, car elle permet de mieux délimiter le patrimoine de l'association pour le financeur qui décidera de notre sort.

Soit le fournisseur UNIVERS qui nous a émis la facture FC1234 le 17-11-N-1 d'un montant de 10,00 €, et un adhérent AD qui nous l'a fourni avec une demande de remboursement le 09-02-N, somme qui est passée en banque le 15-02-N

Dès lors, ne convient-il pas d'utiliser les écritures suivantes :

Journal des OD générales en date du 01-01

672UNIVERS - FC1234 - N-1-11-1710,00
401UNIUNIVERS - FC1234 - N-1-11-17
10,00
672UNIVERS - FC1234 - N-1-11-1710,00
625UNIVERS - FC1234 - N-1-11-1710,00

Journal des OD Frais des adhérents le 09-02, jour du remboursement

401UNIUNIVERS - FC1234 - N-1-11-1710,00
467ADUNIVERS - FC1234 - N-1-11-17
10,00

Journal de banque le 15-02, jour du débit bancaire

467AD
UNIVERS - FC1234 - N-1-11-1710,00
512UNIVERS - FC1234 - N-1-11-17
10,00
Mozo
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Re: Comptabilisation d'écritures anciennes
Ecrit le: 19/08/2017 10:44
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non, cette complexité apporte rien.

Une facture d'achat se comptabilise dans le journal d'achat ou de trésorerie et le règlement dans le journal de trésorerie approprié banque ou caisse.

Soit on comptabilise la facture dans le journal d'achat on aura une écriture d'un compte de charge à un compte fournisseur puis le règlement dans le journal de trésorerie.

Soit on comptabilise uniquement le règlement dans le journal de trésorerie on aura une écriture d'un compte de charge à un compte de banque ou caisse et à la fin de l'année on constate les opérations de l'année qui ne sont pas encore payées.

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser le compte 672 charges sur exercice antérieur surtout pour une petite somme.... son utilisation sert qu'à vous ... uniquement pour connaitre à la fin de l'année les opérations qui ne se rapportent pas à votre fonctionnement de l'année en cours..... en avez vous vraiment besoin ? avez vous vraiment besoin de l'inscrire sur votre rapport financier lors de l'assemblée générale ?

Cordialement

christian



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Re: Comptabilisation d'écritures anciennes
Ecrit le: 19/08/2017 14:16
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Merci, Christian, pour ces explications.

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