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Comptabilisation et régularisation d'une dépense perso s/ CB entreprise

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Hakk
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Ecrit le: 28/03/2018 15:08
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Bonjour petite question car j'ai un doute et je ne trouve pas de réponse clair.

L'entreprise pour laquelle je travaille engage des chauffeurs pour se charger des livraisons et du transport de marchandise d'une boutique à une autre.

Résultat il y a beaucoup de frais d'essences à comptabiliser, rien de plus facile les chauffeurs nous donne le ticket de caisse payé en CB. Parfois en plus des frais d'essences s'ajoutent d'autres frais qui n'ont rien à voir avec l'entreprise, par exemple : sur un ticket de caisse pour un montant total de 103.33€ il y a 93.63€ de gasoil et 9.70 pour des cigarettes.

Pour ma comptabilité je procède comme cela : je saisis les 93.63€ qui nous intéresse normalement : 401C / 4456 & 606130 D. Je saisis une autre écriture pour les cigarettes : 512C / 455D en attendant un remboursement. D'après mon patron, les dépenses personnelles sont immédiatement remboursées par les chauffeurs, en espèces j'imagine mais évidemment pas de trace de ce remboursement dans ma banque pour régulariser l'écriture.

J'ai donc 2 questions :

- Pour des petites dépenses perso cela vaut-il le coup de passer 1 écriture à part ? l'autre comptable avec qui je travaille passe tout ensemble : pour l'exemple ci-dessus elle aurait fait une écriture gasoil à 103.33€.

- Compte tenu que mon patron m'affirme que les chauffeurs remboursent immédiatement, est-ce vraiment nécessaire de passer une écriture pour les petites dépenses personnelles ?

Merci de votre aide.

Pragmateek
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Re: Comptabilisation et régularisation d'une dépense perso s/ CB entreprise
Ecrit le: 29/03/2018 00:07
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Message édité par Pragmateek le 29/03/2018 00:09

Bonjour,

En toute rigueur le moindre centime doit être comptabilisé dans le compte idoine.
Surtout que là c'est clairement de l'abus de bien social.

Donc en toute logique c'est redressable, fiscalement bien sûr, mais aussi socialement, car ces petits "cadeaux" que fait le patron à ses chauffeurs il devrait le leur faire soit en salaire/avantage en nature, s'ils sont salariés, et payer des cotisations sociales dessus lui-même, soit en facturation, s'ils sont à leur compte, et ça serait à eux d'en payer quand ils se les verseraient en rémunération.
Là c'est de la trésorerie de la société qui est directement détournée en pouvoir d'achat pour les chauffeurs sans passer par les cases cotisations sociales et impôts.

Après il faut relativiser les choses : je vois mal un inspecteur du fisc ou de l'URSSAF redresser de petites sommes par-ci par-là ; à ma connaissance ils se concentrent plutôt sur les fraudes massives type TVA ou carrément travail au noir.
Surtout qu'on peut considérer que la consommation de cigarettes résulte directement de l'activité des chauffeurs via le stress, donc ce n'est pas complètement absurde de les passer en charges de la société, de même d'un peu de nourriture.

Par contre bien sûr si les chauffeurs abusent vraiment avec des dépenses personnelles représentant par exemple 50% des tickets alors oui on ne pourra pas en vouloir à un inspecteur de redresser avec zèle.

Mais si les chauffeurs remboursent effectivement, alors ces remboursements doivent aller dans la caisse, ce qui vous permet de régulariser l'écriture D455 par une D53 C455 qui viendra solder la dette du chauffeur.
Puis pour passer ce cash en banque : D58 C53 puis D512 C58.
Et il sera facile de vérifier régulièrement, e.g. en fin de mois, que le solde du 53 correspond bien à l'argent présent dans la caisse physique.

À confirmer et étoffer par un pro de la compta bien sûr. :)

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