La création d'un fond de caisse oblige en principe à transférer de l'argent entre deux comptes de trésorerie. Sa disparition permet de « vider la caisse » et de déposer les espèces sur le compte bancaire. La création du fond de caisse est donc comptabilisée au débit d'un compte 53.
Un compte 580 dit de virements internes est utilisé pour faire le lien entre les comptes de trésorerie et vérifier l'exhaustivité des enregistrements comptables.
La question du fond de caisse se pose souvent dans les associations dans le cadre de leurs manifestations périodiques mais aussi dans certaines entreprises.
Le retrait d'espèces pourra se faire sous forme de billets, mais aussi de pièces, parfois présentées dans des capsules ou étuis à monnaie.
Comptabiliser le fond de caisse en comptabilité de trésorerie
Dans le cadre d'une comptabilité de trésorerie, seules les recettes et les dépenses sont comptabilisées. Le fond de caisse n'est qu'un transfert entre la banque et une caisse physique ou un transfert entre une caisse principale et une caisse secondaire. Il n'est donc pas comptabilisé parmi les recettes en comptabilité de trésorerie.
À l'inverse, à la fin de la journée ou manifestation, toutes les sommes qui restent dans la caisse physique et dépassent le montant du fond de caisse sont des recettes à comptabiliser comme telles.
Comptabiliser le fond de caisse dans le cadre d'une comptabilité classique
Dans le cadre d'une comptabilité classique ou d'engagement, la création d'un fond de caisse correspond généralement à l'ouverture d'un nouveau compte 53 dédié à la caisse physique à utiliser.
L'argent transite alors en comptabilité par un compte 58 Virements internes avant d'être comptabilisé dans un compte 53. Le mode de comptabilisation est le même que celui d'un retrait d'espèces.
Certains professionnels n'utilisent pas le compte 58 lorsque leur logiciel comptable le permet ou lorsqu'ils n'effectuent pas de rapprochement bancaire sur tous les comptes de trésorerie.
Exemple
Une association a besoin d'un fond de caisse pour une manifestation annuelle. Elle retire 800¤ de son compte bancaire sous forme de billets et de pièces de monnaie. Le compte 531 est utilisé pour cette caisse provisoire. Repas et boissons seront vendus tout au long de la journée et l'association n'est pas soumise à TVA.
Après comptage définitif, la caisse contient la somme de 5 000¤ (cas d'école).
Numéro de compte | Retrait d'espèces | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
580 | Virements internes | 800¤ | ||
512 ou 53 | Compte bancaire ou caisse principale | 800¤ | ||
Numéro de compte | Dépôt d'espèces en caisse | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
531 | Caisse dédiée aux manifestations | 800¤ | ||
580 | Virements internes | 800¤ | ||
Numéro de compte | Comptabilisation des recettes | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
531 | Solde de caisse en fin de journée (5000 - 800) | 4200¤ | ||
707 | Recettes | 4200¤ | ||
À l'issue de ces écritures, le compte 580 est soldé et le solde débiteur du compte 531 correspond bien aux sommes qui se trouvent physiquement dans la caisse.
