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Comptabiliser des frais d'entretien et réparations

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Catégorie : Charges externes
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Des frais d'entretien et réparations ? La comptabilisation est par ici !

Enregistrer en comptabilité une facture de frais d'entretien et de réparations revient à constater une dépense dans les comptes ! Il convient d'utiliser le 615 - Entretien et réparations afin de constater cette charge dans les comptes de l'entreprise.

Mais connaissez-vous toutes les subtilités existantes autour des frais d'entretien et réparations : la comptabilisation ? Les différents frais existants ?

Nous vous expliquons tout ce qu'il y a à savoir sur les différents frais d'entretien et réparations, les cas où ces frais sont à passer en immobilisation mais, aussi, la distinction avec les frais de maintenance.

 

Comptabiliser les frais d'entretien et réparations

Avant toute chose, le Plan Comptable Général (PCG) classe les frais d'entretien et réparations en services extérieurs. Pour assimiler ces dépenses en charges, et plus précisément en compte 615, il faut que la dépense engagée :

  • ne remplace pas des composants identifiés d'une immobilisation ;
  • ne fasse pas l'objet d'un contrat de gros entretien pluriannuel.

Dès lors, il s'agit simplement de dépenses courantes ou récurrentes à constater, à un moment donné, dans les comptes de l'entreprise.

Exemple

Un artisan change les pneus de son fourgon dans un garage pour un montant de 600¤ TTC soit 500¤ HT avec une TVA de 100¤. Voici l'écriture à constater dans les comptes de l'entreprise pour la facture d'entretien.

Numéro de compte

Journal des achats

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6155

Entretien et réparations des biens mobiliers

500¤

44566

TVA sur autres biens et services

100¤

401

Fournisseurs

600¤

 

Des frais d'entretien et réparations à passer en immobilisation ?

Le PCG est très clair dans sa doctrine. La nécessité de distinguer les dépenses d'entretien et réparations à passer en charges ou en immobilisations doit respecter certains critères.

Pour ce faire, les critères de comptabilisation à respecter sont les mêmes que ceux caractérisant les actifs, à savoir :

  • le bénéfice d'avantages économiques futurs ;
  • une valorisation faite de manière fiable ;
  • permettre de générer une ressource contrôlée par l'entreprise.

Différents frais engagés peuvent être passés en immobilisation dont en voici la liste non exhaustive.

Les dépenses de gros entretien

Il s'agit des dépenses d'entretien ou de gros travaux pour lesquels un programme sur plusieurs années est prévu. Deux solutions se présentent :

  • il convient d'appliquer la méthode par composant si le composant est isolé en immobilisation (compte 21 - Immobilisations corporelles à mouvementer) ;
  • il s'agit d'un gros entretien ne prolongeant pas la durée de vie du bien (exemple : frais d'un avion, ravalement...). Ici il convient de constater une quote-part de la charge chaque année dans les comptes au moment de la clôture par l'opération suivante.

Numéro de compte

Journal des achats

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6815

Dotations aux provisions d'exploitation

QP

1572

Provisions pour gros entretien ou grandes révisions

QP

 

Les dépenses de remplacement

Ce type de dépense trouve toute sa place si vous avez isolé un ou plusieurs composants d'un élément d'actif au moment de son acquisition. En cas de changement de ce composant, que vous aurez identifié au préalable, il s'agira de sortir cet élément de votre actif immobilisé et de le remplacer par la création d'une nouvelle immobilisation. Le compte 21 - Immobilisations corporelles sera à mouvementer.

Les dépenses d'amélioration

Il s'agit soit :

  • du changement d'un élément d'actif permettant d'allonger la durée de vie d'une immobilisation ;
  • perfectionner l'immobilisation par sa modification structurelle.

Dans ces 2 cas, il convient de mouvementer le compte 21 - Immobilisations corporelles au moment de la constatation de la facture dans les comptes.

Afin de mieux comprendre, nous nous baserons sur un exemple concret.

Exemple

Si l'on repart de notre précédent exemple, au moment de restituer le véhicule, le garagiste annonce à l'artisan qu'il faut également changer la boîte de vitesses. En tenant compte du taux horaire du garagiste et du coût des pièces, l'ordre de réparation coûtera à l'artisan, 1 500¤ TTC soit 1 250¤ HT et 250¤ de TVA.

Dans l'hypothèse où la méthode par composant a été retenue pour le véhicule de cet artisan, voici l'écriture à passer dans les comptes.

Numéro de compte

Journal des achats

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

2182

Matériel de transport

1250¤

44562

TVA sur immobilisations

250¤

404

Fournisseurs d'immobilisations

1500¤

A noter

Il ne faudra pas omettre de sortir le composant initialement constaté en immobilisation par une mise au rebut. Dans notre exemple, il s'agira de la boîte de vitesses qu'il conviendra de sortir du registre des immobilisations de l'entreprise.

 

Distinguer des frais d'entretien et réparations de la maintenance

Les frais d'entretien et réparations sont à considérer comme une intervention récurrente de la part d'un prestataire. Il s'agit des contrats engagés pour des prestations de type entretien des extincteurs, maintenance informatique ou d'un logiciel...

Comme vous l'aurez compris, lorsque l'on parle de maintenance, il y a la présence d'un contrat sur une période donnée.

Comment comptabiliser une facture de réparation d'un véhicule ?

La facture de réparation d'un véhicule doit mentionner tout un tas d'éléments dont le montant HT, la TVA ainsi que le montant TTC.

Dès lors, il s'agira d'utiliser les comptes :

  • 6155 - Entretien et réparations sur biens mobiliers pour le montant HT au débit ;
  • 44566 - TVA sur autres biens et services pour la TVA au débit ;
  • 401 - Fournisseurs au crédit.

Vénaïg Le Bris

Vénaïg Le Bris est diplômée d'expertise comptable et inscrite à l'Ordre des experts-comptables de Bretagne.


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