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Comptabiliser la gratification du stagiaire

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Catégorie : Salariés
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Comment comptabiliser les indemnités de stage ?

Pour comptabiliser les indemnités de votre stagiaire, il faut distinguer les cas où cette indemnisation est obligatoire des cas où celle-ci n'est qu'une gratification facultative et non soumise à cotisations sociales.

Comment comptabiliser gratification stagiaire ?

La gratification du stagiaire peut être comptabilisée dans un compte 6238 ou un compte 648 si elle n'est pas soumise à cotisations sociales. Dans le cas contraire, elle apparaît sur une fiche de paie. Le mode de comptabilisation est alors le même que pour les salaires des salariés. La gratification peut apparaître au débit d'un compte de primes et gratifications (6413) et au crédit d'un compte 421. Les charges sociales sont comptabilisées normalement.

 

Comptabiliser les indemnités de stage obligatoires : les comptes 6413 et 6451

La loi détermine clairement les conditions pour lesquelles la rémunération du stagiaire est obligatoire : lorsque le stage dure au moins 2 mois, soit dès que la présence du stagiaire dans l'entreprise dépasse 309 heures. La loi fixe la gratification minimale à 3,90¤ de l'heure. Si la gratification ne dépasse pas ce montant minimal, elle est exonérée de charges sociales.

Dans les cas où la gratification est supérieure au minimum légal, elle est soumise à cotisations, calculées sur la part excédentaire au minimum.

Pour comptabiliser la gratification, on utilisera le compte 6413 Primes et gratifications, et le cas échéant, on utilisera le compte 6451 Cotisations à l'URSAFF.

Exemple

Une entreprise recrute un stagiaire pour un stage de 6 mois rémunéré 800¤ brut par mois. Pour comptabiliser la rémunération du mois de juin, on calcule la fraction du salaire soumise à charges sociales.

La gratification minimale en juin (soit 22 jours ouvrés) pour un stagiaire aux 35 heures est égale à 3,9 * 7 * 22 = 600,60¤.
La part de la gratification soumise à charges sociales est donc égale à 800 - 600,60 = 199,40¤.
On peut donc calculer les charges sociales pour ce montant : les cotisations du stagiaire s'élèvent à 33,56¤ et les cotisations de l'entreprise à 62,71¤.
La gratification nette du stagiaire sera donc de 766,44¤.

Numéro de compte

Gratification du stagiaire
soumise à cotisations sociales

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6413

Gratification stagiaire

800,00¤

6451

Cotisations sociales

62,71¤

421

Gratification stagiaire

766,44¤

431

Cotisations sociales

96,27¤


Lorsque la gratification de stage ne dépasse pas le minimum légal et n'est pas soumise à cotisations sociales, l'entreprise pourra utiliser un compte 648 ou un compte 6238 pour distinguer cette gratification des sommes soumises à cotisations sociales et déclarées en DSN.

 

Comptabiliser les gratifications non obligatoires : choisir entre le compte 6238

Si la rémunération que vous versez au stagiaire n'est pas obligatoire, et donc non soumise à cotisation sociale, on utilisera souvent le compte 6238 Divers.

Exemple

Une entreprise paie une gratification de 100¤ à un stagiaire présent durant 3 semaines. Cette gratification n'est pas obligatoire puisque le stagiaire a passé moins de 309 heures au sein de l'entreprise.

Numéro de compte

Gratification exonérée du stagiaire

Montant

Débit

Crédit

Débit

Crédit

6238

Gratification stagiaire

100¤

467

Gratification stagiaire

100¤

Comment récompenser un stagiaire ?

Pour récompenser un stagiaire, l'employeur peut lui verser une gratification ou lui remettre des titres-restaurant. La gratification peut-être supérieure au montant minimum de la gratification. Elle apparaît alors sur une fiche de paie au nom du stagiaire.

Pour rappel, les stages en entreprise ne sont possibles qu'après signature d'une convention de stage. Le stagiaire bénéficie d'une gratification minimale sous conditions, mais l'entreprise peut lui verser une somme plus importante. Elle sera alors soumise à cotisations et contributions alors que la gratification minimale est versée en franchise de cotisations.

Le montant de la gratification minimale dépend du plafond horaire de la Sécurité sociale. Elle est calculée pour chaque heure de stage et le stagiaire n'est jamais mensualisé.

Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...
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