Comptabiliser le Z de caisse

Le Z de caisse est le justificatif récapitulant le chiffre d'affaires réalisé sur une période donnée. En règle générale, ce document est édité à chaque fin de journée à partir de la caisse pour connaître les ventes du jour. La caisse est saisie dans le compte 53 Caisse.

Grâce au Z de caisse, vous aurez un moyen pour contrôler vos recettes sur une journée ainsi que les différents règlements perçus en contrepartie.

Comment comptabiliser le Z de caisse ?

Comptabiliser un Z de caisse

Enregistrer en comptabilité un Z de caisse revient à saisir le chiffre d'affaires réalisé mais également les modes de règlements remis en banque. Il s'agit de constater, d'une part, les recettes et la TVA liée à ces recettes et, d'autre part, les sommes à remettre en banque.

Pour une meilleure compréhension, partons d'un exemple de z de caisse réalisé pour une journée.

Exemple de Z de caisse

Comptabiliser le Z de caisse

A partir du Z de caisse présenté, il conviendra de passer l'écriture en comptabilité dans le journal de caisse de la façon suivante :

Constater les ventes réalisées

Constater les dépôts en banque

Cette écriture n'est passée que si les dépôts réalisés correspondent bien au z de caisse.

L'incidence de l'édition d'un Z de caisse

L'édition d'un Z de caisse a pour conséquence de ramener votre caisse à zéro. Cela signifie qu'une fois ce document édité, vous ne pourrez plus ajouter de chiffre d'affaires aux données déjà sorties.

Il faut veiller à éditer ce document une seule fois par jour et de préférence en fin de journée lorsque vous ferez votre caisse pour les vérifications usuelles des encaissements perçus.

Le Z de caisse : une nouvelle réglementation depuis le FEC

Le Z de caisse est édité quotidiennement lors de la fermeture du commerce. Bien souvent, tous les Z sont saisis sous excel ou alors votre système de caisse vous permet d'éditer une synthèse issue de tous vos Z du mois :

→  Cette méthode est dorénavant à proscrire !

Avec l'obligation de fournir un Fichier des Écritures Comptables (FEC), l'Administration fiscale dans le cadre du contrôle des comptabilités informatisées demande une saisie quotidienne des opérations de caisse. Cela signifie qu'il n'est plus possible de saisir une seule écriture pour tout le chiffre d'affaires du mois.

Le risque encouru pour un non respect de cette règle est une remise en cause du caractère probant de la comptabilité.

L'objectif de l'Administration fiscale est de pouvoir vérifier les soldes quotidiens de la caisse (pas de solde négatif !) ou encore les écarts significatifs.

Le maître mot à retenir pour comptabiliser un Z de caisse est vigilance !