Le Z de caisse est le justificatif récapitulant le chiffre d'affaires réalisé sur une période donnée. En règle générale, ce document est édité à chaque fin de journée à partir de la caisse pour connaître les ventes du jour. La caisse est saisie dans le compte 53 « Caisse ».
Grâce au Z de caisse, vous aurez un moyen pour contrôler vos recettes sur une journée ainsi que les différents règlements perçus en contrepartie.
Comment comptabiliser le Z de caisse ?
Numéro de compte | Comptabiliser le Z de caisses | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
58 | Virements internes | Encaissements déposés en banque | ||
70 | Ventes de produits | Ventes HT réalisées | ||
44571 | TVA collectée | TVA sur les ventes réalisées | ||
530 | Caisse | Pour solder l'écriture | Pour solder l'écriture | |
Comptabiliser un Z de caisse
Enregistrer en comptabilité un Z de caisse revient à saisir le chiffre d'affaires réalisé mais également les modes de règlements remis en banque. Il s'agit de constater, d'une part, les recettes et la TVA liée à ces recettes et, d'autre part, les sommes à remettre en banque.
Pour une meilleure compréhension, partons d'un exemple de z de caisse réalisé pour une journée.
Exemple de Z de caisse
Z de Caisse du 01/10/N | |
Détail des recettes reçus : . Restauration à 10% HT . Restauration à 20% HT . TVA à 10% . TVA à 20% . Restauration à 10% TTC . Restauration à 20% TTC | 5000¤ 1000¤ 500¤ 200¤ 5500¤ 1200¤ |
Total des recettes | 6700¤ |
Détail des encaissements perçus : . Total des espèces . Total des chèques . Total des cartes bancaires . Total des chèques restaurant |
1500¤ 200¤ 3000¤ 2000¤ |
Total des encaissements | 6700¤ |
Comptabiliser le Z de caisse
A partir du Z de caisse présenté, il conviendra de passer l'écriture en comptabilité dans le journal de caisse de la façon suivante :
Constater les ventes réalisées
Numéro de compte | Comptabiliser le Z de caisse | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
530 | Caisse | 6700¤ | ||
7061 | Ventes à 10% | 1000¤ | ||
7062 | Ventes à 20% | 5000¤ | ||
445711 | TVA collectée à 10% | 500¤ | ||
445712 | TVA collectée à 20% | 200¤ | ||
Constater les dépôts en banque
Cette écriture n'est passée que si les dépôts réalisés correspondent bien au z de caisse.
Numéro de compte | Comptabiliser le Z de caisse | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
581 | Remise d'espèces | 1500¤ | ||
582 | Remise de chèques | 200¤ | ||
583 | Remise des cartes bancaires | 3000¤ | ||
584 | Remise des chèques restaurant | 2000¤ | ||
530 | Caisse | 6700¤ | ||
Attention
Le compte 530 Caisse utilisé pour la comptabilisation du Z de caisse correspond à votre solde de caisse.
Il est recommandé de vérifier ce solde quotidiennement afin d'éviter tout écart lors du bilan !
L'incidence de l'édition d'un Z de caisse
L'édition d'un Z de caisse a pour conséquence de ramener votre caisse à zéro. Cela signifie qu'une fois ce document édité, vous ne pourrez plus ajouter de chiffre d'affaires aux données déjà sorties.
Il faut veiller à éditer ce document une seule fois par jour et de préférence en fin de journée lorsque vous ferez votre caisse pour les vérifications usuelles des encaissements perçus.
Conseil
Pour connaître votre chiffre d'affaires réalisé en cours de journée, n'éditez surtout pas de Z de caisse. Faites un X de caisse qui aura l'avantage de vous donner quasiment les mêmes éléments que sur un Z de caisse mais ne fera pas de remise à zéro de vos données de la journée.
Le Z de caisse : une nouvelle réglementation depuis le FEC
Le Z de caisse est édité quotidiennement lors de la fermeture du commerce. Bien souvent, tous les Z sont saisis sous excel ou alors votre système de caisse vous permet d'éditer une synthèse issue de tous vos Z du mois :
→ Cette méthode est dorénavant à proscrire !
Avec l'obligation de fournir un Fichier des Écritures Comptables (FEC), l'Administration fiscale dans le cadre du contrôle des comptabilités informatisées demande une saisie quotidienne des opérations de caisse. Cela signifie qu'il n'est plus possible de saisir une seule écriture pour tout le chiffre d'affaires du mois.
Le risque encouru pour un non respect de cette règle est une remise en cause du caractère probant de la comptabilité.
L'objectif de l'Administration fiscale est de pouvoir vérifier les soldes quotidiens de la caisse (pas de solde négatif !) ou encore les écarts significatifs.
Le maître mot à retenir pour comptabiliser un Z de caisse est vigilance !
Plus d'infos
- Logiciels de caisse
- Contrôle des comptabilités informatisées : BOI-CF-IOR-60-40-20-20170607
