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Comptabiliser les aides à l'apprentissage

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Catégorie : Salariés
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Comment comptabiliser les aides à l'apprentissage ?

L'embauche d'un salarié en contrat d'apprentissage permet à l'entreprise de bénéficier d'une aide financière de 5 000¤ ou 8 000¤. La rémunération de l'apprenti bénéficie par ailleurs, sous conditions, d'exonérations de cotisations sociales et de taxe d'apprentissage. Quelles sont les règles de comptabilisation des aides à l'apprentissage ?

L'apprentissage permet de fournir à des salariés une formation à la fois théorique et pratique, en vue d'obtenir une qualification professionnelle. A ce titre, ce contrat associe des heures en entreprise et des heures de formation en établissement. Ce dispositif, financé par les employeurs et notamment les contributions à la formation professionnelle et à l'alternance, est largement soutenu par les pouvoirs publics.

Bien que proches, le contrat d'apprentissage et le contrat de professionnalisation sont deux contrats distincts : le contrat d'apprentissage relève de la formation initiale alors que le contrat de professionnalisation relève de la formation continue. Ils se distinguent notamment par la durée du contrat, mais aussi par l'âge et la rémunération du bénéficiaire.

 

Comptabiliser l'aide unique à l'apprentissage

L'aide unique à l'apprentissage s'applique dès la première année du contrat d'apprentissage, avec des conditions différentes selon la taille de l'entreprise. Son montant est fixé à 5 000¤ pour les apprentis mineurs et à 8 000¤ pour les apprentis majeurs pour la première année. L'aide est versée à l'employeur chaque mois lors de la 1re année du contrat d'apprentissage. C'est une aide exceptionnelle, le dispositif devant prendre fin le 30 juin 2022. Le ministère du travail à toutefois annoncé envisager son renouvellement.

Sur le plan du traitement comptable, l'aide à l'apprentissage est considérée comme une subvention d'exploitation. Elle est donc enregistrée dans un compte 74 Subventionsd'exploitation et doit être, selon le plan comptable général, comptabilisée dès qu'elles sont acquises à l'entreprise. Or cette aide est accordée après la signature du contrat d'apprentissage et la transmission à l'OPCO.

Par simplification, en pratique, certaines entreprises comptabilisent toutefois l'aide au fur et à mesure de son versement. Il convient toutefois de valider, au moment de la clôture des comptes, que l'ensemble des aides correspondantes ont bien été rattachées à l'exercice.

Concrètement, pour comptabiliser l'aide, on crédite le compte 74 et on débite un compte de tiers 441 État - Subventions à recevoir ou 4417 État - Subventions d'exploitation à recevoir. Le versement vient ensuite solder le compte 441 ou 4417.

Exemple 

Une petite entreprise embauche un salarié au SMIC et demande l'aide à l'embauche dans les PME de moins de 250 salariés. Elle déclare les salaires sur le site sylae et touche 500¤ par trimestre.

 

Pour comptabiliser l'aide à embauche :

Numéro de compte

LibelléMontant

Débit

CréditDébitCrédit

441

Aide à l'embauche500¤

74

Aide à l'embauche

500¤

 

Numéro de compte

LibelléMontant

Débit

CréditDébitCrédit

512

Virement de l'ASP, aide à l'embauche500¤

441

Virement de l'ASP, aide à l'embauche

500¤

Quand utiliser le compte 791 ?

Le compte 791 Transfert de charges est utilisé pour les remboursements forfaitaires par l'État de charges de personnel supportées par l'entreprise. Ça n'est pas le cas de l'aide unique à l'apprentissage pour laquelle on utilise le compte 74 Subventions d'exploitation ou un sous-compte.

 

Faut-il comptabiliser les exonérations de charges sociales ?

Les employeurs d'apprentis bénéficient de la réduction générale de cotisations patronales ou réduction Fillon. Depuis le 1er janvier 2019 en effet, l'exonération spécifique attachée au contrat d'apprentissage conclu par un employeur du secteur privé a été supprimée. Concrètement, l'apprenti est exonéré de :

  • charges salariales jusqu'à un salaire de 79% du SMIC, soit 1 300¤ par mois depuis mai 2022 ;
  • CSG et CRDS, même au-delà de ce seuil.

Cette limite s'apprécie mois par mois sans régularisation progressive ou annuelle. Elle est proratisée en cas d'embauche en contrat d'apprentissage en cours de mois ou de départ du salarié mais pas pour une absence en cours de contrat ou un horaire à temps partiel.

Sur le plan comptable, les réductions ou exonérations de charges sociales ne sont pas enregistrées, car elles diminuent le montant des charges sociales, et sont donc déjà incluses dans l'écriture de salaire. Toutefois, lorsque ces exonérations de charges sociales ont un impact significatif sur les comptes, elles peuvent faire l'objet d'une mention en annexe, pour éclairer le lecteur des comptes.

Comment comptabiliser un contrat d'apprentissage ?

Le contrat d'apprentissage en tant que tel ne se comptabilise évidemment pas. Seuls donnent lieu à un enregistrement comptable la rémunération de l'apprenti et les éventuelles charges sociales (sous réserve des exonérations et réductions dont bénéficie l'entreprise).

 

L'exonération de taxe d'apprentissage 

Certaines entreprises employant un ou plusieurs apprentis peuvent, sous conditions, être exonérées de taxe d'apprentissage. Cette exonération s'applique aux entreprises :

  • dont la masse salariale n'excède pas 6 fois le montant du SMIC mensuel (lors du mois précédent le mois de l'exonération) ;
  • qui emploient au moins un apprenti avec un contrat d'apprentissage.

Sur le plan comptable, il s'agit d'une diminution de charge, qui ne donne pas lieu à un enregistrement particulier : aucune écriture ne doit être comptabilisée à ce titre. 

En résumé

  • aide unique à l'apprentissage : comptabilisation au crédit du compte 74 Subvention d'exploitations ou d'un sous-compte ;
  • exonération de cotisations sociales : pas de comptabilisation ;
  • exonération de taxe d'apprentissage : pas de comptabilisation.


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