La comptabilisation des indemnités de congés payés est obligatoire parce qu'elle répond aux conditions de comptabilisation d'un passif.
Elle peut toutefois se faire de deux manières, au choix de l'entreprise :
- soit à la fin de chaque mois avec un ajustement en fin d'exercice ;
- soit à la clôture de l'exercice et au moment de la prise des congés par le salarié.
En principe, le calcul des congés payés se fait salarié par salarié et en tenant compte des évolutions éventuelles qui interviendront au moment de la prise des congés (augmentation de salaire, variation des charges sociales et fiscales).
On compare ensuite la règle dite « des 10% » du salaire brut avec le salaire que devrait percevoir le salarié au moment de son départ en congés. Le mode de calcul le plus favorable au salarié sera retenu.
Comptabiliser les congés payés à la fin de chaque mois : la méthode de l'abonnement
Cette méthode est généralement utilisée par ceux qui effectuent des situations mensuelles. Il s'agit de comptabiliser les congés payés au fur et à mesure de leur acquisition par les salariés.
Le calcul de cette « provision » est approximatif puisqu'on la calcule en multipliant la masse salariale brute du mois par 10%. Les charges sociales et fiscales sont calculées sur ce montant en fonction du ou des taux applicables à l'entreprise. Un ajustement est ensuite opéré en fin d'exercice.
Exemple de comptabilisation avec la méthode de l'abonnement
Imaginons une masse salariale mensuelle de 15 000¤. Un salarié est embauché en fin d'exercice. Son salaire brut s'élève à 3 000¤.
La période de référence commence en juin et l'exercice comptable coïncide avec l'année civile.
On obtient un total de congés payés fixé à (15 000¤ * 7 + 3 000) * 10% = 10 800¤
Les écritures comptables seront les suivantes :
Numéro de compte | Méthode de l'abonnement : chaque fin de mois | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6412 | Congés payés | 1500¤ | ||
| 4886 | Abonnement des charges | 1500¤ | ||
Numéro de compte | Méthode de l'abonnement à la clôture de l'exercice | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6412 | Congés payés pour le complément | 1800¤ | ||
4886 | Pour solder le compte à la clôture | 9000¤ | ||
4282 | Pour la totalité | 10800¤ | ||
Numéro de compte | À l'ouverture de l'exercice suivant méthode de l'abonnement | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
4282 | Pour la totalité des droits acquis à la clôture précédente | 10800¤ | ||
| 4886 | Pour la totalité des droits acquis à la clôture précédente | 10800¤ | ||
Numéro de compte | Méthode de l'abonnement Les vacances des salariés | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
4886 | Salaires perçus par les salariés | 18000¤ | ||
| 421 | Salaires perçus par les salariés | 18000¤ | ||
Ce schéma d'écritures pourra s'appliquer aussi bien aux congés payés qu'aux charges sociales et fiscales correspondantes, en fonction des choix effectués par l'entreprise.
Il suffira de répéter ce schéma en remplaçant les comptes 6412 (congés payés provisionnés) et compte 4282 (dettes provisionnées) par les comptes 645, 631, 633, 4382 et 4482 correspondants.
Comptabiliser les congés payés à la clôture de l'exercice puis au moment de la prise des congés
Le mode de calcul de la provision pour congés payés (dettes provisionnées pour congés payés) est détaillé dans un autre article. Ce calcul, qui est le même que celui de l'indemnité compensatrice de congés payés, dépend du nombre de jours de congés acquis au cours de la période de référence.
Exemple de comptabilisation avec la méthode classique
L'entreprise calcule sa provision pour congés payés à la clôture de l'exercice pour 5 000¤. Les taux de cotisations sociales cumulés représentent 20% de ce montant.
Au moment de la prise de congés, les salariés perçoivent une indemnité totale de 15 000¤.
Numéro de compte | A la clôture de l'exercice : comptabiliser la provision | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6412 | Congés payés provisionnés | 5000¤ | ||
| 4282 | Congés payés provisionnés | 5000¤ | ||
Numéro de compte | À l'ouverture de l'exercice Extourne de la provision | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
4282 | Congés payés provisionnés | 5000¤ | ||
| 6412 | Congés payés provisionnés | 5000¤ | ||
Au moment de la prise des congés payés par le salarié, le salaire brut ne sera pas toujours éclaté en salaires bruts et congés payés, certaines entreprises souhaitant faciliter le contrôle des sommes déclarées sur la DADS ou DSN.
Numéro de compte | Au moment de la prise de congés | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6412 ou 6411 | Congés payés pris par le salarié | 15000¤ | ||
| 421 | Congés payés pris par le salarié | 15000¤ | ||
Comptabiliser les congés payés : les charges fiscales et sociales
À la clôture de l'exercice, les charges fiscales (CUFPA) et sociales sur congés payés acquis sont comptabilisées de la manière suivante :
Suite de l'exemple précédent
Pour la CUFPA, les montants des charges représentent 64¤ dont 30¤ soumis à TVA (cas d'école).
Numéro de compte | Comptabilisation des charges sociales | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
645 | Charges sociales | 1000¤ | ||
| 4382 | Charges sociales | 1000¤ | ||
Numéro de compte | Charges fiscales | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6313 | Charges fiscales | 64¤ | ||
44586 | TVA sur formation | 6¤ | ||
4482 | Charges fiscales | 70¤ | ||
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