Comptabiliser la provision pour indemnités de congés payés

En principe, le calcul des congés payés se fait salarié par salarié et en tenant compte des évolutions éventuelles qui interviendront au moment de la prise des congés (augmentation de salaire, variation des charges sociales et fiscales).

On compare ensuite la règle dite « des 10% » du salaire brut avec le salaire que devrait percevoir le salarié au moment de son départ en congés. Le mode de calcul le plus favorable au salarié sera retenu.

Provision pour congés payés : comment être sûr de devoir la provisionner pour l'ensemble des salariés ?

Le principe de la provision pour congés payés passée à la clôture de l'exercice est de tenir compte de la dette de l'entreprise envers ses salariés et les organismes sociaux.

La provision se calcule pour la totalité des droits acquis par les salariés à la date de clôture du bilan, sans faire abstraction d'une catégorie de salariés.

En effet, quelle que soit la situation qui peut se présenter, l'entreprise sera toujours redevable envers ses salariés de l'indemnité compensatrice de congés payés suite aux droits à congés acquis par ces derniers.

Le montant du calcul de l'indemnité ne doit pas être minoré, même si nous sommes en présence d'informations sur une rupture de contrat en cours par exemple. Les congés payés acquis par le salarié concerné lui seront versés soit sous forme d'indemnité compensatrice que l'on retrouve précisée sur le solde de tout compte, soit sous prise effective de jours de congés payés avant la fin de son contrat.

Cette règle est valable quel que soit le type de rupture du contrat de travail : fin de CDD, fin de contrat apprentissage ou de contrat de professionnalisation, démission du salarié, rupture conventionnelle, licenciement pour faute simple, grave ou lourde.

Comptabilisation de la provision pour congés payés à la fin de chaque mois : la méthode de l'abonnement

Cette méthode est généralement utilisée par ceux qui effectuent des situations mensuelles. Il s'agit de comptabiliser les congés payés au fur et à mesure de leur acquisition par les salariés.

Le calcul de cette « provision » est approximatif puisqu'on la calcule en multipliant la masse salariale brute du mois par 10%. Les charges sociales et fiscales sont calculées sur ce montant en fonction du ou des taux applicables à l'entreprise. Un ajustement est ensuite opéré en fin d'exercice.

1/ Chaque mois, au moment de la mise à jour de la comptabilité du dossier, nous retrouvons cette écriture comptable :

2/ A la clôture de l'exercice, au moment de l'établissement du bilan, nous calculons et saisissons cette écriture comptable :

3/ Au 1er jour de l'exercice suivant, ne pas oublier l'extourne de notre écriture de bilan ci-dessus, ce qui nous donne l'écriture comptable suivante :

4/ Le mois où des salariés sont en congés, nous allons passer l'écriture comptable ci-dessous :

 
Ce schéma d'écritures pourra s'appliquer aussi bien aux congés payés qu'aux charges sociales et fiscales correspondantes, en fonction des choix effectués par l'entreprise.

Il suffira de répéter ce schéma en remplaçant les comptes 6412 (congés payés provisionnés) et compte 4282 (dettes provisionnées) par les comptes 645, 631, 633, 4382 et 4482 correspondants.

Autre méthode plus répandue : comptabilisation de la provision pour congés payés à la clôture de l'exercice puis au moment de la prise des congés

Le mode de calcul de la provision pour congés payés (dettes provisionnées pour congés payés) est détaillé dans un autre article. Ce calcul, qui est le même que celui de l'indemnité compensatrice de congés payés, dépend du nombre de jours de congés acquis au cours de la période de référence.

1/ A la clôture de l'exercice, au moment de l'établissement du bilan, nous calculons et saisissons l'écriture comptable suivante :

2/ Au 1er jour de l'exercice suivant, ne pas oublier l'extourne de notre écriture de bilan ci-dessus, en saisissant l'écriture comptable ci-après :

3/ Le mois où des salariés sont en congés, nous allons passer l'écriture comptable ci-dessous :

Au moment de la prise des congés payés par le salarié, le salaire brut ne sera pas toujours éclaté en salaires bruts et congés payés, certaines entreprises souhaitant faciliter le contrôle des sommes déclarées sur la DADS ou DSN.

Comptabilisation de la provision des charges fiscales et sociales sur congés payés

À la clôture de l'exercice, les charges fiscales (CUFPA) et sociales sur congés payés acquis sont comptabilisées de la manière suivante :

A la clôture de l'exercice comptable, lors de nos écritures de bilan, bien penser à saisir les écritures suivantes correspondantes respectivement aux provisions de charges sociales et fiscales sur congés payés :