Comptabiliser les congés payés en deux méthodes

La comptabilisation des indemnités de congés payés est obligatoire parce qu'elle répond aux conditions de comptabilisation d'un passif.

Elle peut toutefois se faire de deux manières, au choix de l'entreprise :

• soit à la fin de chaque mois avec un ajustement en fin d'exercice ;
• soit à la clôture de l'exercice et au moment de la prise des congés par le salarié.

En principe, le calcul des congés payés se fait salarié par salarié et en tenant compte des évolutions éventuelles qui interviendront au moment de la prise des congés (augmentation de salaire, variation des charges sociales et fiscales).

On compare ensuite la règle dite « des 10% » du salaire brut avec le salaire que devrait percevoir le salarié au moment de son départ en congés. Le mode de calcul le plus favorable au salarié sera retenu. Il permet de valoriser les congés payés sur la fiche de paie et ne doit pas être confondu avec la provision pour congés payés.

Comment comptabiliser les congés pris par le salarié ?

Comptabiliser les congés payés à la fin de chaque mois : la méthode de l'abonnement

Cette méthode est généralement utilisée par ceux qui effectuent des situations mensuelles. Il s'agit de comptabiliser les congés payés au fur et à mesure de leur acquisition par les salariés.

Le calcul de cette « provision » est approximatif puisqu'on la calcule en multipliant la masse salariale brute du mois par 10%. Les charges sociales et fiscales sont calculées sur ce montant en fonction du ou des taux applicables à l'entreprise. Un ajustement est ensuite opéré en fin d'exercice.

Les écritures comptables seront les suivantes :

 
Ce schéma d'écritures pourra s'appliquer aussi bien aux congés payés qu'aux charges sociales et fiscales relatives à ces congés payés, en fonction des choix effectués par l'entreprise.

Il suffira de répéter ce schéma en remplaçant les comptes 6412 et 4282 par les comptes 645, 631, 633, 4382 et 4482 correspondants.

Le compte 4886xx permettra là encore, d'étaler ces charges afin d'en tenir compte dans les situations mensuelles.

Comptabiliser les congés payés à la clôture de l'exercice puis au moment de la prise des congés

La provision pour congés payés est généralement calculée en fin d'exercice à l'aide des compteurs de congés payés qui figurent sur les dernières fiches de paie. Sont ici exclus, les gérants et les dirigeants de sociétés, assimilés salariés.

Le mode de calcul de la provision pour congés payés est détaillé dans un autre article.

Au moment de la prise des congés payés par le salarié, le salaire brut ne sera pas toujours éclaté en salaires bruts et congés payés, certaines entreprises souhaitant faciliter le contrôle des sommes déclarées sur la DADS ou DSN.

Le compte 6411 correspond alors à la DSN et le compte 6412 n'enregistre que la provision.

Comptabiliser les congés payés : les charges fiscales et sociales

Comme nous l'avons indiqué précédemment, cette comptabilisation pourrait théoriquement se faire chaque mois comme pour les congés payés calculés sur le salaire brut. La logique de la comptabilisation est la même que celle qui a été décrite plus haut. C'est la technique de l'abonnement des charges.

A la clôture de l'exercice, le schéma de comptabilisation sera le suivant (sauf si l'on a remplacé les comptes par un compte d'abonnement).

A l'ouverture de l'exercice suivant, ces écritures sont simplement contre-passées soit manuellement soit à l'aide du logiciel lorsque les extournes sont facilitées par ce dernier (sous Coala, il suffit d'ouvrir le journal de chevauchement au début de l'exercice et d'utiliser la fonction « Traitement / Extourne des lignes de clôtures »).