On parle d'écarts de règlement lorsque le paiement effectué ne correspond pas totalement aux sommes dues par l'entreprise.
Ces écarts apparaissent généralement au moment du lettrage. Ils sont comptabilisés dans les comptes 658 et 758 selon leur sens. Plus rarement dans des comptes de charges et produits exceptionnels.
L'origine de l'écart : URSSAF, impôt, fournisseur, client n'a pas d'incidence sur le compte à utiliser.
La situation est relativement courante en pratique. L'enregistrement d'une facture se fait pour un certain montant et le règlement est effectué pour un montant différent. L'import des écritures de paies et de charges sociales fait remonter des écritures avec les centimes alors que les déclarations se font en euros.
Comment régler le problème de ces écarts en comptabilité ?
La réponse dépend du montant de l'écart entre la facture et le règlement.
La gestion d'un écart facture/règlement important : les charges et produits exceptionnels
Lorsque le montant de l'écart de règlement par rapport au montant de la facture est important, le premier réflexe à avoir est de rechercher l'origine de cet écart. S'agit-il d'une facture ou d'un avoir qui manque ? Est-ce une erreur de saisie ?
Les raisons peuvent être nombreuses et variées.
Dans la plupart des cas, il suffira de reprendre contact avec le tiers, client ou fournisseur concerné pour obtenir le complément de règlement, la facture ou l'avoir qui manque.
Mais si rien ne justifie cet écart ou qu'aucun recours n'est possible (cas de rupture des relations commerciales, disparition de l'entreprise concernée, paiement à l'aide d'un faux billet etc...), on utilisera les comptes de charges et produits exceptionnels. L'utilisation des produits et charges de gestion courante est plus rare.
Exemple
Une entreprise vend des marchandises à des particuliers pour un montant journalier de 1 000¤. Une partie de ces marchandises est réglée en espèces et l'entreprise n'a pas de détecteur de faux billets.
Au moment de la remise en banque, elle réalise qu'un billet de 50¤ est faux.
Elle pourra débiter le compte 6718 Autres charges exceptionnelles sur opérations de gestion pour 50¤ par le crédit du compte de caisse.
Numéro de compte | Faux billet | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6718 | Écart de règlement lié à la remise d'un faux billet | 50¤ | ||
| 530 | Écart de règlement lié à la remise d'un faux billet | 50¤ | ||
De la même manière, une facture d'un fournisseur en liquidation judiciaire dont le règlement n'est pas réclamé, fera généralement l'objet d'une comptabilisation en produit exceptionnel : compte 771800 Autres produits exceptionnels sur opérations de gestion.
La gestion d'un écart de règlement non significatif : les comptes 658 et 758
Les écarts de règlement de quelques euros tout au plus, sont les écarts les plus courants. Ils se présentent au moment du lettrage des comptes et sont générés automatiquement par la plupart des logiciels de comptabilité.
On utilise alors, en pratique, le compte 658 Charges diverses de gestion courante et le compte 758 Produits divers de gestion courante selon que la différence est un produit ou une charge.
Exemple
Une entreprise comptabilise ses salaires et ses charges sociales à l'aide de la fonction d'import des écritures, proposée par son logiciel de paie.
L'importation se fait au centime près et le montant à régler à l'URSSAF est de 3 124,75¤ en comptabilité.
Au moment de la déclaration et du règlement des cotisations de sécurité sociale, l'entreprise fait un virement de 3 125¤.
Au moment du lettrage des comptes, l'entreprise passera l'écriture suivante :
Numéro de compte | Différence de lettrage URSSAF | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
658 | Différence de lettrage URSSAF | 0,25¤ | ||
| 431 | Différence de lettrage URSSAF | 0,25¤ | ||
La solution sera identique pour un écart de règlement de TVA, client ou fournisseur, même si l'écart dépasse le seuil de 1¤. À chaque entreprise d'arbitrer en fonction des montants qu'elle considère comme étant significatifs ou non.
