Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement peuvent être considérées comme des charges financières ou comme des charges exceptionnelles.
Les comptes à utiliser chez l'acheteur seront soit le compte 6711 Pénalités sur marchés soit le compte 6618 Intérêts des dettes commerciales.
Le vendeur utilisera leurs équivalents en classe 7, les comptes 7711 ou 7631.
Les délais de paiement entre les entreprises sont fixés par l'article L441-10 I du code de commerce. Ces délais sont limités à 60 jours à compter de la date d'émission de la facture ou à 45 jours fin de mois. Le non-respect de ces délais de paiement (en cas de retard de paiement) rend les pénalités de retard exigibles.
L'indemnité forfaitaire de 40¤, également appelée indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement s'ajoute aux pénalités de retard déjà prévues par le code de commerce.
Quels comptes faut-il choisir ? Les entreprises ont ici le choix : considérer ces sommes comme des charges ou produits exceptionnels ou les considérer comme des charges ou produits financiers. Le choix entre charge et produit dépendra de la partie au contrat de vente qui comptabilise ces sommes : client ou fournisseur.
Quels comptes utiliser pour comptabiliser ces pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire ?
Parce que ces sommes peuvent être considérées comme entrant dans le résultat exceptionnel ou dans le résultat financier, les deux méthodes seront envisagées.
Elles pourront ainsi être considérées, par exemple, comme exceptionnelles lorsqu'elles sont peu fréquentes et classées en résultat financier lorsque leur survenance sera plus régulière. En fonction de l'option retenue :
- chez le client acheteur, on débite soit le compte 6711, soit le compte 6618 puisqu'il s'agit d'une charge ;
- chez le fournisseur vendeur, on crédite les comptes 7711 ou 7631 puisqu'il s'agit d'un produit.
Comptabilisation des pénalités et de l'indemnité forfaitaire chez le client
Pour le client qui paie en retard, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40¤ sont une charge qui aura un impact sur la liasse fiscale.
Exemple
Une entreprise paie son fournisseur avec 30 jours de retard. Le montant de la facture s'élève à 150 000¤ et le taux minimum des pénalités de retard à 2,28% (3 * 0,76%). Elle comptabilise la somme de 321,10¤ (150 000 * 2,28% * 30 / 365 + 40). Cette somme n'est pas soumise à la TVA.
Comptabilisation en charges exceptionnelles (racine 67)
Numéro de compte | Comptabiliser les pénalités et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
6711 | Pénalités sur marchés | 321,10¤ | ||
401 | Fournisseur X | 321,10¤ | ||
Comptabilisation en charges financières (racine 66)
Numéro de compte | Comptabiliser les frais de recouvrement et intérêts de retard des fournisseurs | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
66181 | Intérêts des dettes commerciales | 321,10¤ | ||
401 | Fournisseur X | 321,10¤ | ||
L'impact des pénalités et de l'indemnité forfaitaire sur la liasse fiscale du client
Fiscalement, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire sont déductibles au moment de leur paiement (BOI-BIC-Base-20-10 n°230). Il faudra donc les retraiter sur la liasse fiscale. Ce retraitement se fera sur le feuillet 2058-A ou le feuillet 2033-B pour les petites entreprises.
Sur la liasse fiscale de l'exercice de comptabilisation, le client réintègre la charge qui n'est pas encore déductible.
Sur la liasse fiscale de l'exercice de paiement, le client déduit la charge, comptabilisée au cours de l'exercice précédent.
Si les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire sont comptabilisées et payées au cours du même exercice, il n'y a rien à faire sur la liasse.
Feuillet | Exercice de comptabilisation | Exercice de paiement |
2058-A | WQ | XG |
2033-B | 330 | 350 |
Comptabilisation des pénalités et de l'indemnité forfaitaire chez le fournisseur
En principe, ces sommes sont comptabilisées dès la constatation du retard. Cependant, il est possible que pour des raisons commerciales, l'entreprise ne puisse les réclamer à son client.
Au moment de la constatation du retard, on débite le compte 4181 Clients - Factures à établir. L'écriture est ensuite contrepassée et la facture sera comptabilisée normalement.
La comptabilisation en produits exceptionnels (racine 77)
Numéro de compte | Comptabiliser les intérêts et pénalités reçus des clients | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
4181 ou | Clients factures à établir ou clients | 321,10¤ | ||
7711 | Dédits et pénalités perçus sur ventes | 321,10¤ | ||
La comptabilisation en produits financiers (racine 76)
Numéro de compte | Libellé | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
4181 ou | Clients factures à établir | 321,10¤ | ||
7631 | Revenus des créances commerciales | 321,10¤ | ||
L'impact des pénalités et de l'indemnité forfaitaire sur la liasse fiscale du fournisseur
Sur le plan fiscal, ces pénalités et frais sont imposables au moment de leur encaissement (BOI-BIC-Base-20-10 n°230). Comme pour les clients, il faudra les retraiter sur la liasse fiscale.
Ce retraitement se fera sur le feuillet 2058-A ou le feuillet 2033-B pour les petites entreprises mais sera exactement l'inverse du retraitement opéré chez le client (le miroir).
Sur la liasse fiscale de l'exercice de comptabilisation, le fournisseur déduit le produit qui n'est pas encore imposable.
Sur la liasse fiscale de l'exercice de paiement, le fournisseur réintègre le produit qui devient imposable.
Si la comptabilisation et le paiement interviennent au cours du même exercice, il n'y a rien à faire sur la liasse fiscale.
Feuillet | Exercice de comptabilisation | Exercice de paiement |
2058-A | XG | WQ |
2033-B | 350 | 330 |
