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Comptabiliser les refacturations de frais et débours

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Catégorie : De la saisie au bilan
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Remboursements de frais et débours en comptabilité

L'entreprise qui engage des frais pour le compte de ses clients peut souvent les refacturer. La refacturation des frais est généralement comptabilisée dans un compte 70 par opposition aux débours qui restent dans un compte de classe 4.

La différence entre les refacturations de frais et les débours résident dans l'existence d'un mandat et le nom de l'entreprise porté sur la facture. La facture peut être au nom de l'entreprise ou de son client.

Comment sont comptabilisés les débours ?

Numéro de compte

Comptabiliser les débours à rembourserMontant

Débit

CréditDébitCrédit

411

Frais de changement de gérant183.84¤
467

Frais de changement de gérant

183.84¤

 

Comment sont comptabilisés les frais refacturés ?

Numéro de compte

Comptabiliser la refacturation de frais de déplacementMontant

Débit

CréditDébitCrédit

411

Déplacement client X1200¤
44571

Déplacement client X

200¤
708

Déplacement client X

1000¤

 

Les frais refacturés au client sont comptabilisés dans un compte 70

L'entreprise qui refacture des frais à son client ne dispose pas d'un mandat. Les frais engagés pour le compte du client sont comptabilisés en compte de charges et la refacturation en compte de produits.

La refacturation peut concerner des frais de transport et de déplacement, les salaires du personnel détaché, des frais de mission, un transport sur vente. À chaque fois, ces frais seront d'abord comptabilisés dans les comptes de charges correspondant (compte 624 ou compte 625 par exemple).

Lorsque la nature des frais n'est pas identifiable, la comptabilisation pourra se faire dans un compte de services extérieurs divers tel que le compte 628.

La refacturation pourra être comptabilisée dans un compte 708 « produits des activités annexes » en fonction de la nature des charges. Le mode de comptabilisation est le même, que l'entreprise refacture avec ou sans bénéfice. La TVA viendra s'ajouter aux frais concernés.

Plus rarement, dans certains secteurs comme le spectacle, le plan comptable professionnel définit un compte particulier. C'est alors souvent une subdivision du compte 706 qui est utilisée. Exemple : un compte 706100 « Défraiement des artistes ».

La différence entre les comptes 706 et 708 réside dans le fait que les défraiements sont habituels dans certaines professions et sont considérés comme partie intégrante du chiffre d'affaires normal. C'est donc un compte 706 qui est utilisé à la place du compte 708 réservé aux éléments accessoires.

Exemple

Comptabiliser une refacturation de frais

Une entreprise règle les frais de transport, qu'elle refacture ensuite à son client pour un montant de 10 000¤ hors taxes. La facturation se fait avec un bénéfice de 10%.

 

Numéro de compte

Facture du transporteurMontant

Débit

CréditDébitCrédit

624

Transport fournisseur X10000¤

44566

Transport fournisseur X2000¤
401

Transport fournisseur X

12000¤

 

Numéro de compte

Refacturation de frais de transportMontant

Débit

CréditDébitCrédit

411

Transport client X13200¤
44571

Transport client X

2200¤
708

Transport client X

11000¤

 

Les débours, au nom du client restent en compte 467

La différence entre le débours et la refacturation précédente provient de l'existence d'un mandat préalable, parfois tacite. Les factures sont alors libellées au nom du mandant, le client et le remboursement se fait à l'euro près. C'est le mandant ou client qui aura la possibilité de déduire la TVA sur ces factures.

L'opération n'est ni une charge ni un produit mais est tracée à l'aide d'un compte 467 au nom du client.

Exemple

Comptabiliser des débours

Un avocat règle les frais de greffe pour le compte de son client pour un total de 300¤ HT. Il annexe la facture du greffe, au nom de son client à sa propre facture d'honoraires.

 

Numéro de compte

Règlement des frais de greffe : déboursMontant

Débit

CréditDébitCrédit

467

Frais de greffe à rembourser360¤
512

Frais de greffe à rembourser

360¤

Numéro de compte

Débours : frais de greffe à rembourserMontant

Débit

CréditDébitCrédit

411

Clients - débours360¤
467

Client X - Débours

360¤

Cette dernière écriture sera généralement passée en même temps que la facture au client. Le compte 411 enregistre alors l'intégralité des sommes dues par ce client. La TVA sera récupérée par le client puisqu'en cas de débours, la facture est à son nom.

À l'issue de ces opérations, le compte 467 qui permet le suivi des débours est soldé.


Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Directrice de la rédaction sur Compta Online


Comptabiliser les refacturations de frais et débours