L'écriture d'avoir à établir consiste à débiter le compte 709 et un compte de TVA à régulariser. Pour compléter l'écriture, il s'agira de créditer un compte 4198 RRR à établir.
Les RRR ou rabais, remises et ristournes à établir sont enregistrés de la même manière. Les comptes à utiliser sont les comptes 4198, 44587 et 709.
Les écritures sont passées au dernier jour de l'exercice comptable, souvent le 31 décembre.
Les avoirs à établir à la clôture de l'exercice peuvent avoir plusieurs origines. Soit il s'agit d'un retour de produits ou marchandises, soit il s'agit d'une remise à accorder, prévue ou non dans le contrat ou les conditions générales de vente.
La constatation d'un avoir à établir n'est possible que s'il existe une obligation à la clôture de l'exercice.
Numéro de compte | Avoir à établir client X | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
44587 | Avoir à établir : TVA à régulariser | 2000¤ | ||
709 | Avoir à établir sur marchandises | 10000¤ | ||
| 4198 | Clients - Rabais remises ristournes à établir | 12000¤ | ||
Comptabiliser l'avoir à établir : le compte 419 et le compte 709
Les avoirs à établir ou AAE obéissent à la même logique que les factures à établir sauf qu'il ne s'agit pas d'un produit à recevoir mais de l'équivalent d'une charge à payer. Le compte 709 n'est utilisé que lorsque les rabais, remises, ristournes et retours de biens ne figurent pas sur la facture initiale.
Les comptes 709 à utiliser pour l'avoir à établir
Pour la comptabilisation des avoirs, l'entreprise utilise obligatoirement des comptes de classe 7 à 4 chiffres, le quatrième chiffre correspondant obligatoirement à la nature des ventes concernées par l'avoir (produits finis, marchandises ...).
Ces subdivisions du compte 709 doivent être utilisées. Il s'agit de faciliter l'affectation de l'avoir dans le compte de résultat. Sans cette précision, le logiciel émettra parfois :
- un message d'erreur ;
- ou refusera de calculer le compte de résultat.
La même règle s'applique aux avoirs réceptionnés par un client. Le compte 609 est toujours complété d'un quatrième chiffre en fonction de la nature de la dépense initiale. Le 7 représente les marchandises, le 6 représente les prestations de services etc.
Règles de comptabilisation d'un avoir à établir
Le compte de tiers à utiliser est une subdivision du compte client 41, le compte 4198 pour le montant TTC.
La valeur d'un avoir à établir ne pose généralement pas de problème d'évaluation surtout lorsqu'il s'agit d'une clause d'un contrat.
Exceptionnellement, en cas d'erreur de facturation, l'avoir sera enregistré au débit du compte de vente initial (produits, services, marchandises).
Exemple d'avoir à établir
Une entreprise livre une commande de ventes de marchandises le 10 décembre 2019. Une partie des marchandises ne correspond pas à la commande initiale. Elle fait l'objet d'un retour.
Le montant des marchandises retournées s'élève à 20 000¤ HT. La TVA est facturée au taux de 20%.
Numéro de compte | Avoir à établir client X | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
44587 | Avoir à établir : TVA à régulariser | 4000¤ | ||
7097 | Avoir à établir | 20000¤ | ||
| 4198 | Clients - Rabais remises ristournes à établir | 24000¤ | ||
Le sort des avoirs à établir à l'ouverture de l'exercice suivant
Les écritures d'avoir à établir sont en principe extournées à l'ouverture de l'exercice suivant.
L'avoir est ensuite comptabilisé normalement. L'avoir s'entend ici de la facture d'avoir émise.
Exemple : le sort d'un AAE après envoi de l'avoir définitif au client
L'avoir d'un montant de 20 000¤ HT est envoyé au client le 15 janvier 2020. Le montant de la TVA s'élève à 4 000¤. L'écriture d'inventaire est extournée pour un total de 24 000¤.
Numéro de compte | Extourne de l'avoir à établir client X | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
4198 | Clients - RRR à établir | 24000¤ | ||
| 44587 | Clients - TVA à régulariser | 4000¤ | ||
| 709 | Clients - avoir retour de marchandises | 20000¤ | ||
Les comptes 44587 et 419 sont soldés grâce à l'écriture d'extourne et le produit reste rattaché au bon exercice.
Numéro de compte | Avoir définitif du client X | Montant | ||
Débit | Crédit | Débit | Crédit | |
709 | Avoir définitif au client | 20000¤ | ||
44571 | Avoir à établir : diminution de la TVA collectée à 20% | 4000¤ | ||
| 411 | Clients - compte du client X | 24000¤ | ||
Avoir à établir et créances litigieuses
Une créance devient litigieuse lorsqu'un client conteste la facture qui lui est envoyée par l'entreprise. Cette contestation peut se régler à l'amiable ou faire l'objet d'un recours devant les tribunaux.
En cas de décision définitive avant la clôture de l'exercice, en défaveur de l'entreprise, un avoir est établi. L'avoir concerne soit la totalité de la facture initiale avec émission d'une nouvelle facture soit le seul montant litigieux.
En cas de décision définitive entre la date de clôture de l'exercice et l'arrêté des comptes, la décision en défaveur de l'entreprise fait l'objet d'un avoir à établir.
En l'absence de décision définitive avant l'arrêté des comptes, la créance est simplement transférée en compte 416 « clients douteux et litigieux ».
