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Comptabilité d'une association de parents d'élèves

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Veroline
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Ecrit le: 18/11/2005 18:24
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Bonjour,

Comptable de formation je suis amenée à tenir bénévolement la comptabilité d'une association de parents d'élèves de l'enseignement privé.

N'ayant pratiqué que la comptabilité des sociétés je ne sais quelles sont les obligations des associations en matière de déclarations vis à vis des tiers ? quels documents doit-on fournir en fin d'excercice et à qui ?

quelles les grandes lignes du plan comptable utilisé ?

Merci de votre aide
Pcl
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Re: Comptabilité d'une association de parents d'élèves
Ecrit le: 22/11/2005 19:50
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Bonjour,

Je suis conseiller associatif et vais tenter de vous aider.

En fait, les associations sauf cas particuliers n'ont que rarement des obligations comptables. Elles ont simplement besoin de tenir des comptes et ceci éventuellement de la manière la plus simple qui soit, comme un cahier simple dans lequel seront enregistrées les recettes et les dépenses EN GARDANT les pièces justificatives (comme tout bon comptable !)

En général, les associations se retrouvent de fait tenues à une comptabilité en partie double avec compte de résultat et bilan lorsqu'elles font des opérations commerciales.

Mais, dès qu'une association a du personnel (avec ce que cela entraîne de charges à payer parfois décalées) ou qu'elle touche des subventions importantes ou qu'elle achète des immobilisations (biens de plus de 500 €), elle a grand intérêt à tenir ses comptes en partie double avec un logiciel comptable de type "Ciel".

Pour votre cas, il y a fort à parier que votre association ait peu de rentrées et peu d'écritures en sorties et il est très vraisemblable qu'elle tienne actuellement une comptabilité très simplifiée.

Vous allez donc regarder ce qui se fait actuellement et garder la même organisation pour peu qu'elle tienne la route.

Si les comptes ne sont pas faits en partie double, ce que je pense, vous allez continuer à enregistrer les recettes et dépenses sur le support qui existe actuellement et vous garderez les pièces comptables.
En fin d'année ou à tout moment en cas de besoin, vous classerez les recettes et dépenses en catégories que je vous conseille de prendre comme sur le plan comptable des associations et vous tirerez un solde de l'exploitation de l'année.

Vous y adjoindrez un état des biens de l'association (certainement uniquement compte bancaire et caisse) Cet état des biens sera noté en fin de n et en fin de n+1, la différence entre les 2 sommes devant correspondre au solde recettes/dépenses de l'année n+1.

La seule erreur à ne pas faire est de mélanger les soldes financiers de fin de n avec les recttes de n+1, cette présentation ayant l'énorme inconvénient de ne pas rendre BIEN LISIBLE le résultat de l'année n+1. Ceci est une erreur que beaucoup d'assos font.

Voilà pour un premier point qui je l'espère vous aidera.

Je reste à votre disposition si besoin

Avec mes sentiments distingués.

Pcl


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Veroline
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Re: Comptabilité d'une association de parents d'élèves
Ecrit le: 23/11/2005 17:34
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Bonjour Pcl,

Tout d’abord merci d’avoir pris le temps de me répondre.

Je n’ai des exercices précédents que les pièces justificatives car les opérations ont été enregistrées sur Sage Coala par la précédente comptable au sein du cabinet d’experts comptables pour lesquels elle travaillait. Cette personne est absolument injoignable mais je devrai par l’intermédiaire d’une de ses anciennes collègues de travail pouvoir récupérer les fichiers des exercices précédents. Il me faudra alors trouver un logiciel compatible qui me permette de lire ces fichiers. Lequel ??

Je ne sais pas quelle classification elle employait et je n’ai aucune idée des grandes classes du plan comptable des associations. Puis-je trouver ce plan sous forme de liste comme celui que j’utilise actuellement dans mon entreprise commerciale. ?

Merci de votre aide précieuse
Pcl
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Re: Comptabilité d'une association de parents d'élèves
Ecrit le: 24/11/2005 14:46
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Bonjour Véroline,

Je vais essayer de répondre à tous vos points :

Je n’ai des exercices précédents que les pièces justificatives car les opérations ont été enregistrées sur Sage Coala par la précédente comptable au sein du cabinet d’experts comptables pour lesquels elle travaillait.

Je ne connais pas le logiciel dont vous parlez mais j'imagine donc que les comptes étaient tenus en partie double.

Cette personne est absolument injoignable mais je devrai par l’intermédiaire d’une de ses anciennes collègues de travail pouvoir récupérer les fichiers des exercices précédents. Il me faudra alors trouver un logiciel compatible qui me permette de lire ces fichiers. Lequel ?

Je ne saurai vous répondre sur la compatibilité entre les logiciels. Si c'est éventuellement possible je vous conseille de contacter Sage pour savoir les éléments techniques de leur logiciel. Concernant l'injoignabilité de l'ancienne trésorière, cela semble étrange mais en réalité je constate que c'est souvent le cas, le nouveau trésorier devant se débrouiller tout seul, ce qui est regrettable.

Je ne sais pas quelle classification elle employait et je n’ai aucune idée des grandes classes du plan comptable des associations. Puis-je trouver ce plan sous forme de liste comme celui que j’utilise actuellement dans mon entreprise commerciale. ?

Le plan comptable des associations est quasiment le même que celui des entreprises commerciales, les changements sont minimes et concernent certains postes spécifiques comme par exemple les comptes de capitaux car les associations n'ont pas de capital social.

Ce plan comptable des associations est facile à trouver dans différentes publications liées aux associations ou seul (voir librairies en ligne).

Pour revenir à votre souci, j'ai bien peur que vous n'arriviez pas à reprendre la comptabilité sur le logiciel antérieur.
Le plus simple serait de repartir avec VOS BASES et votre méthode.
Pour ce faire, il faudrait connaître la date de fin d'exercice antérieur;
Si cette date correspond à l'année scolaire, les comptes ont dû s'arrêter au 30/06 ou au 31/08.

Si j'étais à votre place, voilà ce que je ferais :

- obtenir les comptes annuels du dernier exercice, c'est-à-dire compte de résultat, bilan, balance générale et si possible édition du grand livre.
Ceci vous permettra de connaître les soldes des comptes de bilan enregistrés, comptes financiers, immobilisations éventuellement, dettes et subventions d'investissement éventuellement et report à nouveau.

Ces documents vous sont indispensables et SI VOUS NE LES OBTENEZ PAS, je vous conseille d'en parler en CA avec si besoin une LR pour confirmer vos dires car sans ces documents, l'association vous mettrait dans l'obligation de refuser ce poste de trésorier.

Pour cette nouvelle année, Il est préférable que vous choisissiez une méthode de comptabilisation COMPARABLE à celle qui se faisait avant.

Pour ce faire, vous allez devoir acheter un logiciel comptable qui devra s'installer sur un PC, logiciel de type "CIEL". Vous pouvez aller voir sur le site de CIEL notamment.

Vous allez alors dans ce logiciel reprendre les soldes des comptes de bilan (sachant que les comptes 6 dépenses et 7 recettes sont à 0 en fin d'année, leur solde étant passé dans un compte de résultat à affecter ou affecté).

Et vous enregistrerez vos recettes et dépenses sur ce nouveau logiciel qui comprend en principe le plan comptable des associations.

Pour vous aider, 2 publications très intéressantes, le "guide comptable des associations" de Alain Roux environ 50 euros qui reprend tous les éléments de la comptabilité des associations. Le Francis Lefebvre spécial Association 70 euros je crois qui est une véritable bible pour tous les domaines de gestion de l'association, ce livre sera utile tant à vous qu'aux autres dirigeants de l'association.

Voilà bonne lecture et n'hésitez pas à me recontacter pour la suite si besoin

Pcl

PS je vous confirme que la comptabilité d'une association est dans l'esprit la même que celle d'une entreprise, seuls quelques n° de comptes changent, en tant que comptable d'entreprise vous avez toute la connaissance suffisante pour faire les comptes d'une association


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Veroline
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Re: Comptabilité d'une association de parents d'élèves
Ecrit le: 27/11/2005 13:22
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Bonjour Pcl,

Tout d’abord merci de continuer à suivre mes questions.

Je vais suivre vos conseils.

Comme vous me l'avez si gentiment proposé je n'hésiterai pas à vous recontacter si je me sens trop perdue.

Merci encore de votre aide précieuse
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