Comptabiliser l'abonnement des charges : le compte 4886

L'abonnement des charges et produits permet de répartir les charges et produits par fractions égales entre les différentes situations périodiques choisies. Il s'agit d'obtenir un résultat de la période aussi fiable que possible et de faciliter la comparaison entre les périodes mensuelles, trimestrielles ou semestrielles.

Le compte d'abonnement remplace les comptes de charges lorsque son numéro comporte le chiffre 6 en quatrième position. Il remplace les comptes de produits avec un 7 en quatrième position.

Les comptes 4886 et 4887 remplacent provisoirement les comptes de charges ou de produits

La méthode de l'abonnement des charges et produits consiste à ouvrir les compte 4886 et le compte 4887, les comptes de répartition périodique des charges, à la place des comptes de charges ou de produits concernés. Sans attendre la facture qui peut parfois être annuelle, l'entreprise la comptabilise tous les mois, en divisant le montant estimé :

• par 12 pour les factures annuelles et situations mensuelles ;
• par 4 pour les situations trimestrielles ;
• par 2 pour les situations semestrielles plus rares.

Lorsque la facture est trimestrielle, le montant estimé sera simplement divisé par trois pour les situations mensuelles.

L'abonnement des charges et la facture en début d'exercice : un compte 4886 débiteur en cours d'exercice

Lorsque la facture d'achat est disponible dès le début de l'exercice, le compte 4886 (compte de répartition) permet d'éliminer des charges, toutes les fractions qui correspondent aux périodes suivantes.

On aura alors un compte de classe 6 débité d'une petite partie du montant de la facture et un compte 4886 débité pour le solde.

L'abonnement des charges et la facture en fin d'exercice : un compte 4886 créditeur en cours d'exercice

Lorsque la facture annuelle n'est disponible qu'à la fin de l'exercice, la situation est inversée. Le compte 4886 a un solde créditeur jusqu'à la comptabilisation de la facture. Le compte de charges est débité « en avance ».

La comptabilisation de la facture d'achat ou de vente avec la méthode des abonnements de charges ou produits

Les factures d'achat sont en principe comptabilisées en charges pour leur montant hors taxes, auquel on ajoute la TVA déductible. La contrepartie est soit un compte fournisseurs, soit un compte de trésorerie (banque ou caisse).

Avec la méthode de l'abonnement, la comptabilisation de l'écriture est très similaire à l'écriture classique. L'écriture comptable est donc la même à une différence près. Le compte de charges (ou produits) est remplacé par le compte 488.

La méthode de l'abonnement n'a pas d'incidence sur la TVA déductible ou collectée.

Le solde du compte de répartition à la clôture de l'exercice

A la clôture de l'exercice, le solde du compte de répartition est en principe égal à zéro. Il est soldé soit par une écriture unique de régularisation, soit par une modification prospective (pour l'avenir) de l'écriture d'abonnement.

L'écriture de régularisation des comptes d'abonnement à la clôture de l'exercice

En reprenant l'exemple précédent, on obtient une écriture de régularisation de 7 000€ (60 000 / 12 + 2 000).

L'extrait du grand livre de la société (sur papier ou à l'écran) se présente ainsi pour le compte 4886 :

La modification prospective de l'écriture d'abonnement dès la prise de connaissance de l'augmentation

La seconde solution permet de régulariser les écritures d'abonnement tout en étalant le complément sur plusieurs mois. Il s'agit de modifier l'écriture d'abonnement de charges dès que l'entreprise a connaissance de l'augmentation de la valeur du contrat d'entretien.

L'extrait du grand livre de la société (sur papier ou à l'écran) se présente ainsi pour le compte 4886 :

Abonnement des charges et charges constatées d'avance

Lorsque la charge concerne deux exercices distincts (mais la solution serait identique pour les produits), il s'agit d'une charge constatée d'avance. Avec la méthode de l'abonnement des charges, la charge constatée d'avance vient solder le compte d'abonnement.

Son extourne en début d'exercice suivant permet de respecter le principe de séparation des exercices.

 
A la clôture de l'exercice, le grand-livre se présente ainsi :

A l'ouverture de l'exercice suivant, l'écriture de charges constatées d'avance est extournée. Le solde du compte 4886 redevient débiteur de 20 000€ dans notre exemple.