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Comptabiliser l'abonnement des charges : le compte 4886

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Catégorie : Plan comptable
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Situations périodiques : l'abonnement des charges et produits

L'abonnement des charges est une méthode de comptabilisation qui sert à la création de situations périodiques. Ces situations sont de vrais arrêtés des comptes. Leur périodicité est mensuelle, trimestrielle ou semestrielle.

Les charges et produits sont alors étalés sur les différentes périodes. Factures d'électricité, de téléphone, primes d'assurances, etc. sont autant d'exemples de charges qu'il est possible d'étaler.

La méthode de l'abonnement permet de dégager un résultat pour la période choisie et de comparer ce résultat avec d'autres périodes de l'exercice ou des exercices précédents.

L'abonnement des charges et produits permet de répartir les charges et produits par fractions égales entre les différentes situations périodiques choisies. Il s'agit d'obtenir un résultat de la période aussi fiable que possible et de faciliter la comparaison entre les périodes mensuelles, trimestrielles ou semestrielles.

Le compte d'abonnement remplace les comptes de charges lorsque son numéro comporte le chiffre 6 en quatrième position. Il remplace les comptes de produits avec un 7 en quatrième position.

 

Les comptes 4886 et 4887 remplacent provisoirement les comptes de charges ou de produits

La méthode de l'abonnement des charges et produits consiste à ouvrir les compte 4886 et le compte 4887, les comptes de répartition périodique des charges, à la place des comptes de charges ou de produits concernés. Sans attendre la facture qui peut parfois être annuelle, l'entreprise la comptabilise tous les mois, en divisant le montant estimé :

  • par 12 pour les factures annuelles et situations mensuelles ;
  • par 4 pour les situations trimestrielles ;
  • par 2 pour les situations semestrielles plus rares.

Lorsque la facture est trimestrielle, le montant estimé sera simplement divisé par trois pour les situations mensuelles.

Exemple

Une entreprise a conclu un contrat d'entretien annuel pour ses ascenseurs. La facture est annuelle et est estimée à 60 000¤ hors taxes sur la base de la facture de l'année précédente. L'entreprise établit des situations mensuelles.

 

L'abonnement des charges et la facture en début d'exercice : un compte 4886 débiteur en cours d'exercice

Lorsque la facture d'achat est disponible dès le début de l'exercice, le compte 4886 (compte de répartition) permet d'éliminer des charges, toutes les fractions qui correspondent aux périodes suivantes.

On aura alors un compte de classe 6 débité d'une petite partie du montant de la facture et un compte 4886 débité pour le solde.

L'abonnement des charges et la facture en fin d'exercice : un compte 4886 créditeur en cours d'exercice

Lorsque la facture annuelle n'est disponible qu'à la fin de l'exercice, la situation est inversée. Le compte 4886 a un solde créditeur jusqu'à la comptabilisation de la facture. Le compte de charges est débité « en avance ».

Numéro de compte

Mois de janvierMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 615

Abonnement du contrat d'entretien5000¤
4886

Abonnement du contrat d'entretien

5000¤

 

Numéro de compte

Mois de févrierMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 615

Abonnement du contrat d'entretien5000¤
4886

Abonnement du contrat d'entretien

5000¤

 

La comptabilisation de la facture d'achat ou de vente avec la méthode des abonnements de charges ou produits

Les factures d'achat sont en principe comptabilisées en charges pour leur montant hors taxes, auquel on ajoute la TVA déductible. La contrepartie est soit un compte fournisseurs, soit un compte de trésorerie (banque ou caisse).

Avec la méthode de l'abonnement, la comptabilisation de l'écriture est très similaire à l'écriture classique. L'écriture comptable est donc la même à une différence près. Le compte de charges (ou produits) est remplacé par le compte 488.

La méthode de l'abonnement n'a pas d'incidence sur la TVA déductible ou collectée.

Exemple suite

Le contrat d'entretien annuel est révisé au cours du troisième trimestre et augmenté de 2 000¤ hors taxes. L'entreprise réceptionne la facture le 1er octobre.

 

Numéro de compte

Facture d'entretien annuelleMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 4886

Facture annuelle pour le contrat d'entretien62000¤
44566

Facture annuelle pour le contrat d'entretien

12400¤
512

Facture annuelle pour le contrat d'entretien

74400¤

 

Le solde du compte de répartition à la clôture de l'exercice

A la clôture de l'exercice, le solde du compte de répartition est en principe égal à zéro. Il est soldé soit par une écriture unique de régularisation, soit par une modification prospective (pour l'avenir) de l'écriture d'abonnement.

L'écriture de régularisation des comptes d'abonnement à la clôture de l'exercice

En reprenant l'exemple précédent, on obtient une écriture de régularisation de 7 000¤ (60 000 / 12 + 2 000).

Numéro de compte

Décembre NMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 615

Régularisation de l'abonnement du contrat d'entretien7000¤
4886

Régularisation de l'abonnement du contrat d'entretien

7000¤

L'extrait du grand livre de la société (sur papier ou à l'écran) se présente ainsi pour le compte 4886 :

Journal

Date

Libellé

Débit

Crédit

Solde

Lettrage

OD

31/01Abonnement du contrat d'entretien5000¤-5000¤A

OD

28/02Abonnement du contrat d'entretien5000¤-10000¤A

OD

31/03Abonnement du contrat d'entretien5000¤-15000¤A

OD

30/04Abonnement du contrat d'entretien5000¤-20000¤A

OD

31/05Abonnement du contrat d'entretien5000¤-25000¤A

OD

30/06Abonnement du contrat d'entretien5000¤-30000¤A

OD

31/07Abonnement du contrat d'entretien5000¤-35000¤A

OD

31/08Abonnement du contrat d'entretien5000¤-40000¤A

OD

30/09Abonnement du contrat d'entretien5000¤-45000¤A

AC

01/10Facture du contrat d'entretien 12345662000¤17000¤A

OD

31/10Abonnement du contrat d'entretien5000¤12000¤A

OD

30/11Abonnement du contrat d'entretien5000¤7000¤A

OD

31/12Régularisation de l'abonnement7000¤A

 

La modification prospective de l'écriture d'abonnement dès la prise de connaissance de l'augmentation

La seconde solution permet de régulariser les écritures d'abonnement tout en étalant le complément sur plusieurs mois. Il s'agit de modifier l'écriture d'abonnement de charges dès que l'entreprise a connaissance de l'augmentation de la valeur du contrat d'entretien.

Exemple suite

Le contrat d'entretien annuel est révisé au cours du troisième trimestre et augmenté de 2 000¤ hors taxes. L'entreprise réceptionne la facture le 1er octobre. Le devis est signé le 1er septembre.

 

Numéro de compte

Mois de septembreMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 615

Abonnement du contrat d'entretien5500¤
4886

Abonnement du contrat d'entretien

5500¤

 

Numéro de compte

Mois d'octobreMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 615

Abonnement du contrat d'entretien5500¤
4886

Abonnement du contrat d'entretien

5500¤

 

Numéro de compte

Mois de novembreMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 615

Abonnement du contrat d'entretien5500¤
4886

Abonnement du contrat d'entretien

5500¤

 

Numéro de compte

Mois de décembreMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 615

Abonnement du contrat d'entretien5500¤
4886

Abonnement du contrat d'entretien

5500¤

 

L'extrait du grand livre de la société (sur papier ou à l'écran) se présente ainsi pour le compte 4886 :

Journal

Date

Libellé

Débit

Crédit

Solde

Lettrage

OD

31/01Abonnement du contrat d'entretien5000¤-5000¤A

OD

28/02Abonnement du contrat d'entretien5000¤-10000¤A

OD

31/03Abonnement du contrat d'entretien5000¤-15000¤A

OD

30/04Abonnement du contrat d'entretien5000¤-20000¤A

OD

31/05Abonnement du contrat d'entretien5000¤-25000¤A

OD

30/06Abonnement du contrat d'entretien5000¤-30000¤A

OD

31/07Abonnement du contrat d'entretien5000¤-35000¤A

OD

31/08Abonnement du contrat d'entretien5000¤-40000¤A

OD

30/09Abonnement du contrat d'entretien5500¤-45000¤A

AC

01/10Facture du contrat d'entretien 12345662000¤16500¤A

OD

31/10Abonnement du contrat d'entretien5500¤11000¤A

OD

30/11Abonnement du contrat d'entretien5500¤5500¤A

OD

31/12Abonnement du contrat d'entretien5500¤A

 

Abonnement des charges et charges constatées d'avance

Lorsque la charge concerne deux exercices distincts (mais la solution serait identique pour les produits), il s'agit d'une charge constatée d'avance. Avec la méthode de l'abonnement des charges, la charge constatée d'avance vient solder le compte d'abonnement.

Son extourne en début d'exercice suivant permet de respecter le principe de séparation des exercices.

Exemple

Une société signe un contrat d'assurance le 1er novembre pour un montant de la charge totale de 24 000¤. L'année suivante, suite à un sinistre, la prime s'élève à 30 000¤.

 

Numéro de compte

1er novembreMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 4886

Prime d'assurance annuelle24000¤
512000

Prime d'assurance annuelle

24000¤

 

Numéro de compte

Mois de novembreMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 616

Assurance2000¤
4886

Assurance

2000¤

 

Numéro de compte

Mois de décembreMontant

Débit

CréditDébitCrédit

 616

Assurance2000¤
4886

Assurance

2000¤

 

Numéro de compte

Clôture de l'exerciceMontant

Débit

CréditDébitCrédit

486

Charge constatée d'avance / assurance20000¤
4886

CCA/ Assurance

20000¤

 
A la clôture de l'exercice, le grand-livre se présente ainsi :

Journal

Date

Libellé

Débit

Crédit

Solde

Lettrage

BQ

01/11Règlement de la prime d'assurance24000¤24000¤A

OD

30/11Abonnement de la prime d'assurance2000¤22000¤A

OD

31/12Abonnement de la prime d'assurance2000¤20000¤A

OD

31/12Charge constatée d'avance assurance20000¤A


A l'ouverture de l'exercice suivant, l'écriture de charges constatées d'avance est extournée. Le solde du compte 4886 redevient débiteur de 20 000¤ dans notre exemple.

Journal

Date

Libellé

Débit

Crédit

Solde

Lettrage

BQ

01/11Règlement de la prime d'assurance24000¤24000¤A

OD

30/11Abonnement de la prime d'assurance2000¤22000¤A

OD

31/12Abonnement de la prime d'assurance2000¤20000¤A

OD

31/12Charge constatée d'avance assurance20000¤A

OD

01/01Extourne charge constatée d'avance20000¤20000¤B

OD

31/01Abonnement de la prime d'assurance2000¤18000¤B

OD

28/02Abonnement de la prime d'assurance2000¤16000¤B

OD

31/03Abonnement de la prime d'assurance2000¤14000¤B

OD

30/04Abonnement de la prime d'assurance2000¤12000¤B

OD

31/05Abonnement de la prime d'assurance2000¤10000¤B
OD

30/06

Abonnement de la prime d'assurance2000¤8000¤B
OD

31/07

Abonnement de la prime d'assurance2000¤6000¤B
OD

31/08

Abonnement de la prime d'assurance2000¤4000¤B
OD

30/09

Abonnement de la prime d'assurance2000¤2000¤B

OD

31/10Abonnement de la prime d'assurance2000¤B
BQ01/11Règlement de la prime annuelle

30000¤

C

OD

30/11Abonnement de la prime d'assurance2500¤27500¤C

OD

31/12Abonnement de la prime d'assurance2500¤25000¤C

OD

31/12Charge constatée d'avance25000¤C
Sandra Schmidt

Sandra Schmidt
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
J'interviens sur Compta Online depuis 2007 et j'ai rejoint l'équipe en 2014. Mes articles abordent la comptabilité, la fiscalité, le droit social, les IFRS, mais aussi l'intelligence artificielle, la blockchain...


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