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5 conseils pour gagner du temps lors de la clôture des comptes

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Appliquer les techniques du fast close au sein du cabinet

Le « fast close », qui consiste à réaliser en quelques jours la clôture des comptes, a été adopté par de nombreuses entreprises, et notamment les plus importantes. Comment s'inspirer de ces principes pour accélérer la clôture des bilans en période fiscale ?

La clôture rapide des comptes, ou « fast close » présente de nombreux avantages :

  • elle permet de diminuer « l'effet rétroviseur » des comptes annuels et d'apporter une information récente, utile au pilotage de l'entreprise ; 
  • en termes de charge, elle libère plus rapidement les collaborateurs de la période des bilans, et leur permet de se consacrer à d'autres missions, dans l'intérêt du client ;
  • en période de crise, elle permet de rassurer les tiers, notamment les fournisseurs ou financeurs, avec des informations actualisées. 

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Optimiser la saisie en cours d'année

La clôture des comptes se prépare tout au long de l'année. En cours d'exercice, déjà il est possible de mettre en place de bonnes habitudes pour réduire la charge de travail à la clôture :

  • s'assurer que le dossier est à jour : c'est une évidence, mais la première chose à faire est de mettre à jour le dossier régulièrement en cours d'année, et de s'assurer de l'exhaustivité de la saisie (banque, achats, ventes,...). Attention toutefois à ne pas tomber dans l'extrême, en démultipliant le temps passé sur des dossiers que vous connaissez, qui ne posent aucune difficulté, et qui peuvent être traités en une seule fois ou presque. 
  • adresser au client les points en suspens rapidement après la mise à jour, pour que le dirigeant puisse y répondre tant qu'il a les informations en tête ;
  • automatiser au maximum la tenue comptable, en utilisant les solutions de pré-comptabilité disponibles sur le marché. Ces solutions permettent à la fois de gagner beaucoup de temps en cours d'exercice, et de faciliter la vie du client.  

 

Bien doser le degré d'exigence

C'est parfois difficile à accepter, mais toutes les anomalies n'ont pas le même impact comptable et fiscal : faut-il passer autant de temps à chercher un écart de 10 centimes sur un règlement fournisseur qu'à vérifier la cohérence d'un taux de marge au regard des moyennes professionnelles ?

Bien sûr,il ne s'agit en aucun cas de sacrifier la qualité des travaux, mais plutôt de ne pas aller au-delà de la mission confiée au cabinet, qui dans le cas habituel d'une mission de présentation, correspond à assurer « la cohérence et la vraisemblance » des comptes. Sur le plan fiscal, si le cabinet a bien sûr une responsabilité majeure, elle s'ajoute, et ne se substitue pas, à celle du dirigeant.

Il est donc important de définir en amont un seuil de signification et une méthode de traitement des anomalies assumée par la direction du cabinet :

  • réintégration fiscale des dépenses non justifiées ou passage en compte courant  ? 
  • information du client par mail, courrier simple, ou recommandé ? 
  • quelle mention dans le dossier de travail ? 
  • quel impact sur l'attestation ? à partir de quel montant ou selon quelle nature d'anomalie ?

 

Tirer les leçons des clôtures précédentes et formaliser un guide de clôture

Bien souvent, la période fiscale se termine toujours avec les mêmes dossiers, et les mêmes problématiques. Il manquera par exemple les mêmes factures fournisseurs, ou tel client aura toujours autant de mal à retourner l'état des stocks.

Ces informations sont précieuses pour préparer la prochaine période fiscale, alors pourquoi ne pas les consigner, pour demander le relevé fournisseur plus tôt, ou appeler le dirigeant en décembre pour lui rappeler de réaliser l'inventaire ?

Pour plus d'efficacité, ces bonnes pratiques peuvent être formalisées dans un guide de la clôture mis à disposition des collaborateurs. Cela favorise l'harmonisation des processus au sein du cabinet, et donne un cadre clair aux équipes. Les collaborateurs seront en effet plus sereins et plus efficaces s'ils savent clairement quels sont les délais acceptables, le nombre de relances clients à faire, le seuil de signification à appliquer sur les dossiers, etc.

 

Mettre en place un rétro-planning de clôture détaillé

Pour organiser au mieux ce type d'actions, il convient de mettre en place en amont un véritable rétro-planning des clôtures. Comment prioriser les dossiers ? En tentant compte de plusieurs facteurs, comme :

  • le client, qui peut avoir besoin des comptes annuels à une date précise ;
  • de l'état du dossier, qui peut être « bouclé » avec plus ou moins de difficulté ;
  • des points de blocages connus, préalablement listés, qui seront passés en revue au moment du rétroplanning. 

Ce planning peut être organisé par dossier, mais aussi par grandes tâches, sur l'ensemble des dossiers concernés, comme c'est le cas dans certains groupes : demandes d'état des stocks, circularisation des principaux fournisseurs, envoi de l'état des immobilisations, etc.

 

Tester les process avec une clôture intermédiaire

Une méthode éprouvée pour vérifier le bon niveau de mise à jour des dossiers est tout simplement de tester la clôture en conditions réelles. Pourquoi ne pas prévoir une clôture intermédiaire, à mi-année par exemple, sur les dossiers les plus importants ou ceux qui posent le plus de problème au moment de la période fiscale ? 

Quel que soit le résultat, il sera toujours bénéfique : si le dossier est correctement à jour et que la clôture intermédiaire se passe bien, les travaux de fin d'année seront allégés par cette pré-validation. Dans le cas contraire, cela permettra de lister les points de blocage et de les traiter bien en amont de la période fiscale.

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