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Comment construire un tableau de bord en 4 étapes

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Tableau de bord de gestion

Un tableau de bord de gestion a pour objectif de présenter une donnée exacte et contextualisée, afin de déboucher sur une action ou une décision. Sa mise en place peut être longue et source d'erreurs lorsqu'elle n'est pas bien réfléchie. En effet, une représentation inexacte d'indicateurs de performance peut induire en erreur et inciter à prendre des décisions ou mener à des actions inadaptées.

Pour éviter ces erreurs, suivre une méthodologie adaptée est nécessaire. Elle permettra à l'expert-comptable de proposer des tableaux de bord adaptés à ses clients et aux entreprises de bénéficier de véritables outils d'aide à la décision.

 

Un outil d'aide à la décision et à la prévision

Généralement conçu avec un nombre limité d'indicateurs de performance, cinq à dix maximum dans un premier temps, le tableau de bord de gestion doit être mis en place avec soin afin de s'assurer de la pertinence de l'information présentée.

Son but : aider à la prise de décision afin d'améliorer les performances d'un service ou d'une entreprise.

 

Les 4 étapes pour construire un tableau de bord



Quelles sont les étapes de construction d'un tableau de bord ?

Identification des besoins, définition des indicateurs, analyse et traitement des données et élaboration du tableau de bord sont les quatre étapes qui permettent de construire un tableau de bord pertinent.

Une fois l'audience identifiée, il conviendra de définir les indicateurs à présenter. Ceux-ci doivent être alignés sur la stratégie et les objectifs fixés de la société. Par ailleurs, selon le destinataire des tableaux de bord (ex : chef d'entreprise, département de l'entreprise, etc.), les indicateurs à utiliser ne seront pas les mêmes.

L'étape suivante consistera à analyser la disponibilité et la fiabilité des données.

Enfin la dernière étape du processus consistera à choisir la structure et les graphiques (diagramme circulaire, jauge, histogramme, courbes, nuages de points, diagrammes en boîtes, diagrammes de Kiviat, etc.) en fonction du type de tableau de bord souhaité.

Le tableau de bord prospectif

Dans le cas par exemple d'une volonté d'un pilotage stratégique de l'entreprise, elle optera pour un tableau de bord prospectif. Ce tableau de bord permet de mesurer la performance selon les résultats financiers, la performance envers les clients, les processus internes, l'apprentissage organisationnel. Il permet ainsi de proposer des actions correctrices sur le long terme (à la différence du tableau de bord opérationnel, qui est une aide à la décision sur le court terme). Construire un tableau de bord prospectif est simple, et doit permettre une gestion optimale de l'entreprise grâce notamment aux facteurs clés de succès, eux-mêmes rattachés à des plans d'actions à suivre pour atteindre la performance souhaitée.

Le tableau de bord opérationnel

La logique dans l'élaboration d'un tableau de bord opérationnel n'est pas d'adapter un modèle standardisé de performance (comme c'est le cas dans la construction d'un tableau de bord prospectif, (dit stratégique ou aussi appelé « balanced scorecard ») mais de réfléchir aux objectifs voulus dans l'alignement de la stratégie propre à l'entreprise. Il va permettre d'avoir une vision claire sur l'avancement du suivi des plans d'actions pour atteindre les objectifs souhaités (indicateurs de pilotage), ainsi que le niveau de performance atteint au moment de son élaboration (indicateurs de performance). Il y a, en amont, un travail de réflexion pour identifier les paramètres des points stratégiques de l'entreprise.

Le tableau de bord de gestion

Une autre approche consiste à établir ce que l'on appelle un tableau de bord de gestion (ou tableau de bord budgétaire). Il permet quant à lui une aide à la décision sur le moyen terme. Comme son nom l'indique, le tableau de bord de gestion analyse les résultats de l'entreprise en fonction des évènements et des actions qu'elle mène. C'est un véritable outil de pilotage, permettant d'anticiper en prévenant les difficultés financières. Par ailleurs, les indicateurs utilisés dans un tableau de bord de gestion sont quasiment similaires d'une entreprise à l'autre (montant du chiffre d'affaires, montant des charges fixes, niveau de trésorerie, délai de paiement des clients, délai de paiement des fournisseurs...).

Comment créer un tableau de bord sur Excel ?

Pour faire un tableau de bord, il n'est généralement plus question d'utiliser les outils comme Excel, particulièrement chronophages et dont les formules et mises à jour ne sont pas toujours vérifiées, mais de se tourner vers des outils spécialisés. Il est néanmoins possible de construire sur Excel un tableau de suivi du chiffre d'affaires, un des indicateurs de performance.

Notez que la fréquence de mise à jour du tableau de bord dépend des besoins d'analyse et de la disponibilité des données, et ne se fera pas toujours en temps réel.

 

Tester le contenu du tableau de bord de gestion et le faire évoluer

Une fois réalisé, le tableau de bord devra être partagé avec l'audience à laquelle il s'adresse. Idéalement, les différents indicateurs de performance seront testés afin de confirmer leur plus-value informationnelle et cohérence. Le plus important est de toujours garder à l'esprit que le tableau de bord doit être simple, rapide à comprendre et actionnable. Choisir les bons indicateurs est donc essentiel.

Diverses solutions permettent aujourd'hui de mettre en place rapidement des tableaux de bord fiables tout en automatisant le traitement des données. Elles permettent l'élaboration des budgets et des prévisions, la consolidation des données de plusieurs entités, la gestion et la prévision de trésorerie.

Certaines plateformes offrent aussi un accès simplifié à l'historique des données, la possibilité de consulter l'information sur un smartphone et un système d'alertes dynamique. Et tout cela, en permettant de structurer et de faire évoluer facilement ses indicateurs de performance en fonction de ses besoins.


Comment construire un tableau de bord en 4 étapes


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