L'Union de Recouvrement pour la Sécurité sociale et les Allocations Familiales (URSSAF) est chargée de collecter les cotisations sociales des entreprises pour le bon fonctionnement de la Sécurité sociale.
Souvent assimilé à une sanction, le contrôle URSSAF permet simplement de vérifier que l'entreprise a bien versé ses cotisations sociales et, le cas échéant, de régulariser sa situation.
Comment fonctionne le contrôle URSSAF ? Quelles sont les issues possibles ?
Qui est soumis au contrôle URSSAF ?
Toute personne assujettie au versement des cotisations sociales ou réalisant une déclaration sociale peut faire l'objet d'un contrôle URSSAF, à savoir :
- les employeurs (personne morale ou physique) ;
- les travailleurs indépendants ;
- les associations ;
- les professionnels de santé, etc.
Toutes les cotisations et contributions sociales exigibles sont concernées.
En effet, la déclaration des cotisations et contributions sociales est effectuée par les entreprises et peut, donc, faire l'objet de vérification par l'administration.
Ces contrôles interviennent généralement lorsqu'une incohérence est décelée sur la déclaration ou encore en complément d'un redressement fiscal. Il est également possible d'en faire la demande.
Bien que ces deux contrôles se complètent, il ne faut pas confondre le contrôle URSSAF avec le contrôle fiscal. En effet, ce dernier concerne le paiement des impôts et taxes.
Quelles sont les raisons d'un contrôle URSSAF ?
Les contrôles effectués par l'URSSAF permettent de vérifier l'exactitude des déclarations transmises par les entreprises, et notamment de vérifier leur bonne compréhension des règles. Ils permettent également de rétablir si besoin le montant des cotisations afin de garantir le respect des droits sociaux ainsi qu'une saine concurrence entre les acteurs économiques.
Connaître ses droits et obligations en cas de contrôle : la charte du cotisant contrôlé
La charte du cotisant contrôlé vise à éclairer les cotisants sur leurs droits et devoirs dans le cadre d'un contrôle. De manière concise, elle explique le processus de vérification, ainsi que les protections et droits accordés durant cette démarche.
Ce guide se base sur les réglementations actuelles à sa date de publication officielle, tout en restant ouvert aux modifications ultérieures.
Ce document est juridiquement contraignant pour les entités réalisant le contrôle.
Depuis le 1er janvier 2024, les URSSAF, CGSS, et MSA appliquent une version actualisée de la charte du cotisant contrôlé, visant à renforcer les droits des cotisants lors des vérifications. Cette révision, dictée par le décret du 8 juillet 2016, intègre plusieurs nouveautés importantes.
Les règles du régime agricole ont été élargies, et des précisions ont été apportées concernant la phase initiale du contrôle, les procédures dématérialisées, ainsi que l'exploitation des données recueillies durant le contrôle de groupe.
Les ajustements reflètent aussi les leçons tirées de la crise COVID-19 et mettent fin à l'expérimentation sur la durée des contrôles dans les grandes entreprises, tout en officialisant la limitation de cette durée pour les entreprises de moins de 20 salariés (arrêté du 30 janvier 2024).
Un arrêté du 22 juillet 2024 (NOR : ECOS2420692A), publié au Journal officiel du 23 juillet 2024, modifie une nouvelle fois la charte du cotisant contrôlé.
Cette actualisation supprime la mention de la procédure d'abus de droit et précise les infractions de travail illégal concernées : travail dissimulé, marchandage, prêt illicite de main-d'½uvre, et emploi d'étranger non autorisé à travailler.
Ce changement intervient suite aux avis du conseil de la Mutualité sociale agricole et de l'Agence centrale des organismes de Sécurité sociale.
Quelle est la procédure d'un contrôle URSSAF ?
Le contrôle URSSAF peut débuter à n'importe quelle période de l'activité durant les 3 dernières années civiles (durée de prescription). Il existe deux types de contrôle URSSAF : le contrôle sur place et le contrôle sur pièce.
Dans un arrêt du 9 janvier 2025, la Cour de cassation a confirmé l'annulation de plusieurs redressements effectués par l'URSSAF Rhône-Alpes, mettant en lumière les obligations strictes des organismes de recouvrement en matière de respect des règles d'ordre public.
Les redressements, initiés suite à un contrôle entre 2010 et 2012, s'appuyaient sur une méthode de calcul basée sur une convention signée avec l'entreprise, en l'absence de données exploitables.
La Cour a jugé cette pratique contraire aux dispositions du Code de la Sécurité sociale, précisant que les URSSAF doivent s'appuyer sur des bases légales vérifiables, sans dérogation : « dès lors que l'URSSAF a à sa disposition les éléments de la comptabilité permettant d'établir le redressement sur des bases réelles, elle ne peut pas recourir à une autre méthode d'évaluation, même d'un commun accord avec le cotisant, sous peine de nullité du contrôle et des actes subséquents ».
L'annulation des redressements renforce ainsi la sécurité juridique pour les entreprises et souligne l'importance d'un respect rigoureux des bases légales par l'URSSAF (Cour de cassation, 9 janvier 2025, n°22.13 480).
Les différentes étapes du contrôle
Le contrôle URSSAF se déroule en 5 grandes étapes :
- l'employeur reçoit un avis de contrôle 30 jours avant la date de contrôle ;
- durant le contrôle, l'agent procède à la vérification des divers documents et échange avec l'employeur ;
- à l'issue du contrôle, l'agent envoie une lettre d'observation contenant les conclusions ;
- l'employeur dispose de 30 jours pour émettre ses réserves ;
- l'URSSAF envoie son rapport final de contrôle avec 3 scénarios possibles (pas de redressement, trop perçu de la part de l'URSSAF, ou redressement). En cas de redressement, l'entreprise dispose d'un délai d'un mois pour payer (après mise en demeure).
Un arrêt de la Cour de cassation vient encadrer le régime des majorations de retard appliquées par l'URSSAF. Dans une décision du 10 avril 2025, la Haute juridiction admet que certaines majorations, dès lors qu'elles revêtent un caractère punitif, peuvent faire l'objet d'un contrôle de proportionnalité par le juge.
C'est le cas notamment des majorations de 25% pour travail dissimulé. Ces mesures ont vocation à réprimer et dissuader, ce qui justifie leur possible remise en cause au regard des circonstances.
Dans l'affaire en question, une entreprise ayant accusé un retard de 25 jours dans ses déclarations C3S, pour un montant total de 25 936¤ de pénalités, a obtenu que soit examinée la proportionnalité de la majoration pour retard déclaratif, au vu du contexte sanitaire lié au Covid-19. Cette ouverture du contrôle du juge pourrait redéfinir la frontière entre ressource contributive et sanction répressive, jusque-là rigide (Cour de cassation,10 avril 2025, n°22-22.815).
Les documents à fournir lors du contrôle
Plusieurs documents sont à fournir lors d'un contrôle URSSAF. L'employeur doit s'assurer de les avoir en sa possession.
Les documents généralement soumis lors d'un contrôle sont les suivants :
- les bulletins de salaire ;
- les documents relevant les heures effectuées par les salariés ;
- les contrats de travail faisant état des cotisations sociales (et exonérations) ;
- les registres du personnel, DPAE, DSN ;
- les divers documents fiscaux et comptables (avis d'imposition, factures, bilans etc.) ;
- les documents relatifs aux frais de l'entreprise (frais professionnels, avantages en nature, etc.) ;
- les divers documents juridiques de la société (extraits kbis, statuts, etc.).
L'inspecteur URSSAF peut réclamer tout document nécessaire à son contrôle. Concernant les documents sous format numérique, l'inspecteur peut être amené, sous accord de l'employeur, à utiliser le matériel informatique afférant.
La durée du contrôle URSSAF
La durée du contrôle URSSAF est limitée à 3 ans. Cette durée correspond à la durée de prescription des cotisations sociales.
La durée est limitée à 3 mois pour les entreprises de moins de 20 salariés. Cette durée peut être prolongée sur demande expresse de l'employeur ou de l'agent de contrôle.
La limitation de durée ne s'applique pas lors de certains cas tels que le travail dissimulé ou encore l'obstacle au contrôle de l'agent.
Exemple
Un contrôle réalisé en 2025 porte sur les cotisations et contributions dues au titre des rémunérations des années 2022, 2023 et 2024 pour les entreprises qui emploient des salariés ou pour les cotisants non-salariés agricoles.
Pour les travailleurs indépendants (non agricoles) si le contrôle est réalisé avant le 30 juin 2025, il porte sur les exercices 2023, 2022 et 2021, s'il est réalisé après le 30 juin il porte alors sur les exercices 2024, 2023 et 2022.
Quels sont les risques lors d'un contrôle URSSAF ?
Le contrôle URSSAF présente le risque pour l'intéressé d'être sanctionné pénalement et/ou civilement en cas d'irrégularité.
Dans la grande majorité des cas, le contrôle aboutit à un redressement. Le risque pour l'entreprise est donc de devoir régulariser sa situation dans un délai court (1 mois) impliquant le versement de montants parfois élevés.