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Critères juridiques de validation d'une écriture comptable

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Ecrit le: 02/09/2007 10:28
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Bonjour,

Je prends comme postulat:
* Je veux faire ma compta sur Excel.
* Excel est un logiciel qui n'offre pas les garanties d'irréversbilité des écritures.
* Comment faire pour rendre irréversible les écritures réalisées sur Excel?

Question: quels sont les critères juridiques qui sont retenus pour valider une écriture comptable?

Mon acharnement à vouloir utiliser Excel pour faire ma compta (simple prof libérale avec recettes- dépenses hors TVA) se justifie par les arguments suivants:
* il m'est possible de télécharger sans aucune saisie (là, je fais rêver!) mes 750 lignes annuelles à partir de mon compte bancaire! donc sans erreur de saisie de MA part et en queques secondes.
* à partir de là, sur excel, je "trie mes données" en moins d'une seconde et je n'ai plus qu'à faire des copier-coller dans les rubriques qui vont bien: ex: toutes mes cotisations de retraite se retrouvent groupées; j'en compte bien 12 pour 12 mois; je sélectionne; copier; coller dans la colonne réservée à cette rubrique. Temps de saisie: zéro; temps de la manoeuvre: 3 secondes;
Je remets tout dans l'ordre chronologique (par date).
* il m'est possible de créer des macros pour m'auto controler: sommes horizontles; sommes verticales, écart; etc...
* si la loi change, je peux créer des colones supplémentaires (ex: CSG...); en enlever... éclater certaines dépenses comme les URSSAF avec alloc; CSG déductible; CSG non déductible; Formation professionnelle; rubriques à venir....
* les données sont livrées via la banque par ordre de n° de chèque pour les dépenses et je peux les vérifier comme si je consultais un livre paginé avec mes talons de chéquiers; idem pour les remises de chèques, et ce, quel que soit l'ordre dans lesquels ceux ci ont été débités ou encaissés! Je peux donc aisément controler les données fournies par la banque.
* enfin, ma compta est JUSTE et ça, ça m'épate (je sais, c'est la règle chez vous).
* cout de maintenance logicielle: zéro.

Excel me sert de "brouillard" de comptabilité; comment rendre ce "brouillard" "valide", c'est à dire irréversible?
J'ai trouvé la solution de graver sur un CD non réinscriptible en lecture seule l'intégralité de ma comptabilité; cette action est pour moi la validation des données. Ceci semble ne pas faire l'unanimité; c'est l'objet de mon questionnement.

Ma demande est d'ordre juridique:
* Sauvegarder sur un CD en lecture seule, est ce juridiquement défendable pour prouver que les données travaillées sur EXCEL sont irréversibles?
* est ce qu'une jurisprudence sur ce sujet a déjà eu lieu?
* Existe t il un moyen autre pour rendre inviolable des données travaillées sur Excel et rendre valide le brouillard que constitue Excel?

Merci pour vos réponses.

J'ai posté ce sujet dans une autre rubrique ici:
https://www.compta-online.com/forum/index.p...t=0&#entry59322
Les réponses sont argumentées, variables, mais je ne retouve pas les arguments juridiques, pour répondre exactement à ma question.


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Candide têtu
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Re: Critères juridiques de validation d'une écriture comptable
Ecrit le: 02/09/2007 10:40
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Bonjour,

Si vous êtes capable de faire une macro qui attribue une protection au hasard sans que vous puissiez revenir en arrière. Il s'agirait d'une protection définitive. Bien sûr, il faut protéger les cellules afin que une fois la protection définitive, il ne soit pas possible de corriger un chiffre ou un compte.

Cordialement,


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Claudusaix
Expert-comptable mémorialiste , Membre de l'ANECS Limousin, Membre du CJEC Limousin 
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Re: Critères juridiques de validation d'une écriture comptable
Ecrit le: 02/09/2007 14:35
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Citation : Claudusaix @ 02.09.2007 à 10:40
Bonjour,

Si vous êtes capable de faire une macro qui attribue une protection au hasard sans que vous puissiez revenir en arrière. Il s'agirait d'une protection définitive. Bien sûr, il faut protéger les cellules afin que une fois la protection définitive, il ne soit pas possible de corriger un chiffre ou un compte.

Cordialement,

Merci Claudusaix pour ta réponse.
Je ne connais pas cette procédure, mais je pourrais la connaitre. (mon fiston est ingé en informatique, mais pas juriste....)
Ceci ne répond que partiellement à ma question.
Tu m'offres un moyen de verrouiller excel. Je t'en remercie.
Les autres questions restent en suspend, et, à la limite, tu ajoutes une autre question, ce qui n'est pas inintéressant, au contraire.

Cette procédure est elle "juridiquement" reconnue? Si c'est le cas, chapeau! tu as répondu à mon interrogation. Si ce n'est pas le cas, je renouvelle ma question.

Ma question est d'ordre juridique:
* Sauvegarder sur un CD en lecture seule, est ce juridiquement défendable pour prouver que les données travaillées sur EXCEL sont irréversibles?
* est ce qu'une jurisprudence sur ce sujet a déjà eu lieu?
* Existe t il un moyen autre pour rendre inviolable des données travaillées sur Excel et rendre valide le brouillard que constitue Excel? Selon Claudusaix, il seait possible de verreuiller Excel avec une macro. Est ce reconnu par la loi ou une jurisprudence?
Merci encore.


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Candide têtu
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Re: Critères juridiques de validation d'une écriture comptable
Ecrit le: 04/09/2007 12:11
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Bonjour; merci pour ta réponse mais tu introduis une notion supplémentaire "de code source..." je ne suis ni comptable, ni informaticien. Je ne suis qu'un contribuable ordinaire qui essaye de faire sa déclaration fiscale juste, de manière simple et sincère. Je m'estime contré dans ma façon de procéder sur des arguments interprétatifs d'un bulletin des impôts qui laisse à l'entreprise la responsabilité de la tenu de ses comptes.

Je reproduis le courrier que j'ai adressé à l'AGA.
Concernant la tenue de ma comptabilité, j'ai retrouvé le bulletin officiel cité en référence ici :

http://84.96.29.178/fiscalis/pdf/106/bo13l-1-06.pdf

Je préfère répondre à partir du texte source, plutôt qu'à partir d'une interprétation d'un texte source.

20. Il y a lieu de distinguer trois phases dans le processus de validation d'une écriture comptable :

- Avant la validation comptable d'une écriture (saisie en mode dit brouillard) :

21. L'utilisateur peut modifier tout élément de l'écriture comptable. En effet, tant que la validation n'est pas demandée par l'utilisateur, les écritures en mode brouillard présentent un caractère tangible de la comptabilité. Les éditions faites à partir de ce mode de saisie constituent simplement des listes de contrôle appelées couramment brouillard de saisie, procès-verbal d'entrée, accusé de réception de saisie, etc.

* C'est ce que je fais avec Excel. Un brouillard.

La validation comptable proprement dite :

22. Il s'agit d'une phase de traitement informatique volontaire, activé grâce à une fonction du logiciel, qui consiste à figer les différents éléments de l'écriture de façon telle que toute modification ultérieure de l'un de ses éléments soit impossible.

*c'est ce que je fais avec la fonction « graver » sur un CD. Je « veux » fixer ma comptabilité à cet instant ; c'est sur cette base que je vous l'adresse. C'est sur cette base que je ne veux plus qu'elle soit modifiable.
Si je dois la modifier : exemple : vous m'avez demandé de m'assurer que les honoraires de garde sont bien déductibles : après une laborieuse vérification, ils ne le sont pas. J'ai donc modifié ma comptabilité à partir de cette base (qui est restée inviolée) et j'ai du REGRAVER ma déclaration dans un nouveau fichier. J'ai donc deux fichiers gravés pour 2006 : le premier que je vous ai adressé le 9/4/2007 ; un deuxième fichier avec la correction demandée, base de ma déclaration fiscale le 15/4/2007. Les deux sont sur le même CD, mais avec des dates différentes.

L'article 420-4 du plan comptable général précise que les écritures des journaux doivent être récapitulées au livre-journal au jour le jour ou à défaut une fois par mois.

- Après la validation comptable d'une écriture :

23. Le livre-journal d'une comptabilité informatisée, consultable à l'écran ou édité, ne présente un caractère régulier, sincère et probant qu'après validation des écritures comptables.
Les fonctions d'un logiciel qui permettent la suppression d'une écriture validée ou sa modification s'opposent au principe d'irréversibilité de l'enregistrement des écritures comptables. A ce titre, l'utilisation de telles fonctions est prohibée.

* Il n'est pas possible de modifier le contenu du CD. Cf. exemple ci dessus.

Un logiciel comptable qui ne garantit pas l'irréversibilité et l'intangibilité des écritures validées, conformément à l'article 420-5 du plan comptable général pourra constituer un élément conduisant à s'interroger sur le caractère régulier et probant de la comptabilité.
Le caractère explicite de la validation pourra se traduire, pour l'utilisateur du logiciel, par un message d'avertissement relatif au caractère irréversible de cette procédure
.

* le CD gravé n'est pas un logiciel ; c'est un base de donnée figée.
* Excel permet de le lire.
* Ce n'est pas un logiciel comptable.

24. La validation implique de respecter plusieurs conditions essentielles au regard des principes comptables :
- associer à chaque écriture la date de valeur comptable ou la date de validation, ainsi que la référence à la pièce justificative qui l'appuie (article 420-2 du plan comptable général) ;


* c'est la date de valeur comptable qui est affichée.

- permettre d'assurer la permanence du chemin de révision entre les pièces justificatives et la comptabilité (article 410-3 du plan comptable général) ;
* j'avoue ne pas savoir ce que cela veut dire. Les factures ont leur mode de paiement affiché, les remises de chèques sont numérotées et le CD contient ces informations numérotées... Un classeur « papier » pour les factures permet de les vérifier ; ...

- rendre irréversible le contenu d'une écriture comptable validée en interdisant toute modification ou suppression (article 420-5 du plan comptable général).
* Le CD n'est pas modifiable.

En gravant l'ensemble des lignes qui me permettent de faire ma comptabilité sur un CD non réinscriptible, je « valide » ma comptabilité et je rends toute modification, toute suppression impossibles, de manière irréversible et intangible.

Je pense respecter à la lettre et dans l'esprit cette juste recommandation.

En effet, il est matériellement impossible de ré écrire sur ce support, consultable à l'écran.

Ce qui est prohibé, et c'est normal, ce sont les « FONCTIONS d'un logiciel qui permettent la suppression d'une écriture validée ou sa modification s'opposent au principe d'irréversibilité de l'enregistrement des écritures comptables», mais pas le logiciel lui même qui permet de lire les DONNEES FIGEES sur un CD.

Là encore, en gravant, je VALIDE mes données, je ne peux pas « truquer » ni « modifier » mes enregistrements comptables.

Le document source est le CD et lui, n'est nullement modifiable. Il me sert d'ailleurs d'archivage. Ce support respecte toutes les conditions ci dessus énoncées ainsi que les garanties de conservation des écritures.

Bien sûr, chaque agent de l'Etat est libre de choisir les éléments lui permettant de « s'interroger sur le caractère régulier et probant de la comptabilité ».... Je n'ai pas à juger de la pertinence de son choix.

Je n'ai pas trouvé de jurisprudence, pas de texte, qui interdise ou invalide une utilisation de CD gravé non réinscriptible comme caractère « irréversible ou non probant ». ni comme moyen d'archivage non fiable. Ceux ci sont d'ailleurs laissés sous la responsabilité de l'entreprise.....

L'utilisation d'Excel, que je maîtrise bien maintenant, me permet, facilement et SANS saisi, ou très peu, d'établir ma comptabilité de manière JUSTE. C'est ma première priorité. Cette priorité semble être oublié par ailleurs....

Je suis disposé à apporter toutes les garanties que vous souhaiterez, mais pas à renoncer à cet outil qu'est Excel. En effet :
· je le maîtrise et je me suis perfectionné depuis plus de 5 ans +++ L'investissement en temps est considérable.
· il me permet de télécharger directement mon compte bancaire à usage professionnel avec l'intégralité des opérations sans avoir à faire de saisie manuelle, source potentielle d'erreurs +++
· il me permet de trier toutes les données (remise de chèques avec son n°, chèque émis et son n° , tous les virements classés par ordre alphabétique et re-classables par ordre de date, tous les prélèvements classés, etc... ce qu'aucun logiciel de compta ne permet de faire. +++ De plus ces logiciels m'obligent à ressaisir les données et sont très loin d'offrir les potentialités d'Excel.

Je suis disposé étudier toutes les garanties que vous voudrez pour rendre « valide » mon brouillard élaboré sur Excel afin de satisfaire vos exigences, mais pas à payer une rente de situation à des éditeurs de logiciels pour des mises à jour annuelles exorbitantes pour, certaines années, ajouter ou retrancher une colonne... ce qu'Excel fait en moins de deux secondes.

Dans l'hypothèse où vous refuseriez ma comptabilité sur CD, il me restera la solution stupide mais imparable de faire recopier à la main, en moins bien lisible que sur un tableur, avec des risques inévitables d'erreurs de recopiage, sur les anciens livres-journaux les données que j'aurai ventilées dans Excel... Quel progrès !... (coût de l'opération : à 1 mn la ligne, pour 750 lignes : 12h30 moins le coût de « mises à jour » de logiciels soit disant spécifiques additionnés des heures de formation à ce truc)

Pour résumer et en reprenant les termes du Bulletin Officiel:

Avec le logiciel Excel, je fais un « brouillard » de ma comptabilité. Je conviens que ce logiciel est un tableur en non pas un « logiciel comptable ».

En gravant sur un CD non réinscriptible en « lecture seule » ce fichier, je « valide » ma comptabilité saisie sur un tableur. Je date et signe ce CD.

De plus, j'archive l'ensemble de la comptabilité sur un support fiable, lisible sur tout ordinateur basique sans qu'il soit possible de modifier ce CD par qui que ce soit.

En espérant avoir répondu à vos interrogations et dans l'attente de connaître vos exigences afin que ma pratique soit « valide » si ces précisions ne vous suffisaient pas, je vous prie d'agréer mes salutations distinguées.


Je viens d'envoyer le double de ce courrier à la Direction des services fiscaux.
Je vous remercie par avance pour vos remarques, critiques, ou suggestions.
Je vous ferai part de la réponse.
A bientôt.


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