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Dématérialisation du dossier permanent

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lna2b
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Ecrit le: 10/10/2007 16:15
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Bonjour,

Je m'adresse aux collaborateurs travaillant en cabinet qui ont opté pour la dématérialisation du dossier annuel, j'aimerais en savoir un peu plus sur la procédure effective et vos impressions quant à cette nouvelle forme d'organisation, notre cabinet ayant pour projet sa mise en place.

Vous remerciant par avance pour vos témoignages.

Cordialement.
Claire
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Re: Dématérialisation du dossier permanent
Ecrit le: 10/10/2007 20:26
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Bonsoir,

Dans mon cabinet, nous utilisons le logiciel NOVAXEL.

Le principe de la GED est de pouvoir conserver des documents sous format numérique.
La mise en place a été progressive :
- on a commencé avec les éditions annuelles de la comptabilité (grand livre, journaux, bilan, etc ...) ce qui représente un gain de papier considérable. Ils sont conservés sous format PDF donc exportable mais non modifiable.

- et par les éditions du social : bulletins de paie, livres de paies, état des charges sociales, bordereaux de charges sociales scannés, contrats de travail, DUE, ...

Jusque là, ca s'est bien passé, au lieu d'imprimer sur l'imprimante papier, on imprime sur l'imprimante NOVAXEL. Il est également possible d'archiver des documents dans Novaxel qui reste modifiable (format OLE)

- pour le dossier permanent ca a été beaucoup plus difficile, ce n'est pas encore au point, on a encore tendance à conserver les documents papiers : donc on a deux dossiers permanents (un informatique, un papier), l'important est de savoir lequel est exhaustif. On a de plus en plus tendance à se fier au format informatique, notamment car on reçoit de plus en plus de document par mail qui sont alors intégrés directement dans le logiciel.

D'ailleurs NOVAXEL a prévu des liens directs dans les logiciels Office.

Voilà pour mon expérience.

Je sais qu'il existe des GED intégrés au logiciel de comptabilité, c'est peut être bien aussi.

Bonne soirée.


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Tibo42
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Re: Dématérialisation du dossier permanent
Ecrit le: 10/10/2007 21:49
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Bonsoir,

dans le cabinet où je travaille (logiceil quadratus) la dématérialisation du dossier annuel est au point (on l'utilise depuis 2003 ou 2004)
au début lors de sa mise en place j'ai été le premier du cabinet à faire du zero papier, pour certains collègues moins aguerris à l'outils informatique cela a été plus dur mais nous avons tous réussi à faire du zéro papier.
avec l'expérience, nous nous sommes rendus compte que le zéro papier ne présente pas que des avantages (moins de stockage de papier) mais avait aussi surtout beaucoup d'inconvénients :
- comment le CAC du client peut il prendre une copie de notre travail ?
- comment fait on pour élaborer le dossier annuel la deuxième année lorsque l'on a fait la première année en dématérialisé et que l'on ne peut donc pas comparer les travaux ?
- comment s'assurer que le dossier annuel dématérialisé ne va pas disparaitre (les bugs informatiques et les mauvaises manipulations existent)
- problème de supervision que cela pose : vous faites une feuille de travail qui est à l'écran et les justificatifs sont des liens geds alors vous avez soit la feuille de travail soit le justificatif à l'écran (à moins d'avoir deux écrans sur son bureau : possible avec un portable par exemple auquel on branche un deuxième écran) et comment représenter le pointage fait par l'expert comptable en fonction des pièces
- sans parler des justificatifs qui peuvent être posés à plusieurs "endroits" dans le logiciel : à la ligne, au compte , à la section révisé : en résumé si tout n'est pas cadré avant c'est le bazar et personne ne retrouve rien.

au final, nous avons fait depuis l'an passé marche arrière partiellement en gardant en dématérialé uniquement de la ged à la ligne d'écriture, nous utilisons les assistants prévus par le logiciel le plus possible mais au final on édite tout ce qui n'est pas un justificatif à la ligne (sondage des comptes) afin d'avoir une supervision efficace et rapide car celle-ci était devenu trop longue (imaginez le temps qu'il faut pour rapprocher un document pdf des dotations aux amortissements avec chaque compte concerné en jonglant entre deux fenêtres alors qu'en papier on prend la balance et l'édition des dotations aux amortissements et tout est contrôlé en dix secondes)

Sinon pour l'autre partie dossier permanent nous faisons tous en dématérialisé car consultable plus rapidement tout en gardant les documents importants en papier car là aussi les bugs sont possiblent.

cordialement


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Wanbzh
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Re: Dématérialisation du dossier permanent
Ecrit le: 11/10/2007 09:28
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Bonjour,

Nous utilisons egalement quadratus pour la dématérialisation de notre dossier de travail.
Le dossier permanent et le dossier annuel sont entièrement dématérialisés Comme le dit Tibo42, il subsiste des inconvénients dans le DA (édition du dossier travail pour cac notamment) mais globalement nous sommes satisfaits de cette nouvelle organisation.
Il est important de préciser que le recours à la dématérialisation demande un investissement de départ important car il faut tout simplement constituer les bases de données (quelques heures de scan sont à prévoir..). Après, il faut s'habituer à une nouvelle organisation mais la transition n'a pas posé de problèmes (même aux plus expérimentés et inquiets).
Par ailleurs, la dématérisalition prend encore plus de sens si l'on travaille avec les technologies qui y sont rattachées (echange de données par mail avec les clients, utilisation ETEBAC/SCANBANK, SCANFACT...).
En revanche, pour les dossiers CAC, seul le DP est dématérialisé, nous sommes restés "papier" pour le DA malgrè l'utilisation d'un logiciel spécifique.

Cordialement


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Wanbzh Expert comptable stagiaire 3ème année Objectif DEC
lna2b
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Re: Dématérialisation du dossier permanent
Ecrit le: 11/10/2007 10:00
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Bonjour,

Merci infiniment d'avoir pris le temps de répondre. En résumé, ce type d'organisation présente des avantages et des inconvénients. Mais je pense que l'on s'y fera, c'est comme tout, il faut un temps d'adaptation avant que le système soit réellement efficient. Ce qui fait un peu peur, c'est le temps nécessaire à sa mise en place (scanner les documents, etc.), il faudrait envisager l'amorce de ce projet hors période fiscale !!

Cordialement.
ucorsu182
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Re: Dématérialisation du dossier permanent
Ecrit le: 11/10/2007 11:14
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Bonjour,

J'essaye petit à petit de constituer le dossier annuel et le dossier permanent de façon dématérialisé (je suis fainéant, ça me permet de moins me lever de la chaise pour aller chercher les classeurs) mais ça n'est pas évident, il faut du temps pour tout scanner, c'est pour celà que je le monte doucement mais je garde quand même une copie papier, car ce qui me fait le plus peur, c'est de tout perdre suite à un bug informatique et là on est pas dans la panade.
Wanbzh
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Re: Dématérialisation du dossier permanent
Ecrit le: 11/10/2007 11:22
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La dématérialisation du dossier de travail suppose des outils performants en matière de sauvegarde de données. Il nous est déjà arrivé de "perdre" des infos mais nous les avons toujours récupérés. Des sauvegardes quotidiennes sont évidemment indispensables et la conservation des sauvegardes doit être diversifiée (serveur, cassette, serveur à distance...).
Quelque soit la méhtode choisie, une seule règle : testez vous même votre procédure (remontées de sauvegarde...) pour vous assurer qu'elle fonctionne et que le jour du "bug" vous serez en mesure d'y rremédier rapidemment.

Cordialement


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Wanbzh Expert comptable stagiaire 3ème année Objectif DEC
Phil74
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Re: Dématérialisation du dossier permanent
Ecrit le: 11/10/2007 14:08
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Bonjour,
nous sommes en pleine dématérialisation du dossier permanent et l'optimisation de la GED : pour pallier aux heures manquantes, nous faisons appel à des stagiaires bac pro secrétariat et ca marche du tonnerre. on devrait avoir tout dématérialisé d'ici fin octobre.
quant aux choix des méthodes et surtout de ce qu'il faut scanner, il faut au préalable bien définir l'utilité d'avoir tel ou tel document dans la GED.
pour les dossiers permanents doublonnés (électronique et papier), nous avons fais le choix de ne plus constituer de dossier papier pour tous les nouveaux clients : cela a au moins le mérite de mettre "dans le bain" tous les collaborateurs.

bon courage


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Phil74, 100 pages à écrire....
Tibo42
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Re: Dématérialisation du dossier permanent
Ecrit le: 11/10/2007 22:00
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Bonsoir,

comme phil74 nous faisons les DP en informatique mais les logiciels étant ce qu'ils sont, les documents importants sont quand même en papier car c'est bien beau de faire des sauvegardes mais si on découvre seulement 6 ou 9 mois après qu'une info à disparu, le remontage de la sauvegarde risque d'être très compliqué et ce remontage risque de nous faire perdre les données rentrées après. donc si papier on rescanne et on remet (cela dure moins de 2 minutes) en plus il serait dommage de jeter les statuts que nous envoie les juristes.

cordialement


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