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Comment dématérialiser ses missions juridiques étape par étape ?

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Catégorie : Actualité des métiers du chiffre
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Dématérialiser une mission juridique

89% des cabinets d'expertise comptable proposent une mission juridique à leurs clients [1]. Pourtant, tous les cabinets sont loin d'y consacrer autant de temps. Dans ce domaine aussi, on assiste à une véritable « fracture numérique », du cabinet innovant qui a optimisé l'ensemble de la chaîne de production au cabinet « papier » dans lequel les échanges de courriers avec le dirigeant et les dépôts postaux au greffe ont encore toute leur place.

Expert-comptable solo, collaborateur ou responsable de pôle juridique : comment revoir vos processus et « numériser une mission juridique » ? Prenons le cas typique de l'assemblée générale ordinaire dans une SARL et voyons comment vous pouvez gagner du temps à chaque étape.

1. Convocation des associés



Mission juridique « papier »

Mission juridique dématérialisée

  • Convocation par lettre recommandée. 
  • Convocation par voie électronique (courrier électronique ou lettre recommandée électronique par exemple)

Comment digitaliser ? La convocation par voie électronique est possible pour les associés qui ont opté pour ce mode de communication (C. com., art. R 223-20, al. 1 et 2). Une proposition pour l'autoriser doit être soumise au plus tard 20 jours avant la date de la prochaine assemblée. L'accord des associés vaut pour la prochaine assemblée et les assemblées suivantes.

Bien que cette étape de la tenue d'une assemblée générale ne soit pas toujours effectuée avec l'assistance du cabinet d'expertise comptable, elle pourrait donner lieu à une mission d'accompagnement « dématérialisation de vos assemblés générales » incluant la rédaction de la proposition, la collecte de l'approbation des associés, et la mise à jour des statuts autorisant la visioconférence (hors approbation des comptes).

 

2. Tenue de l'assemblée générale



Mission juridique « papier »

Mission juridique dématérialisée

  • Réunion physique, le plus souvent au siège de la société. 
  • Visioconférence 

Comment s'y prendre ? Dans les SARL, le recours à la visioconférence est possible si les statuts le permettentà l'exception des assemblées devant délibérer sur les comptes annuels et les comptes consolidés. Pour le vote proprement dit, des moyens techniques spécifiques doivent être mis en place (C. com., art. R 223-20-1, al. 2).

Dans le cadre de la crise sanitaire, plusieurs mesures exceptionnelles étaient prévues pour les assemblées tenues jusqu'au 30 septembre 2021 : autorisation des assemblées à huis clos, extension du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle, à la consultation écrite, au vote par correspondance et au vote électronique.

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3. Rédaction du procès-verbal



Mission juridique « papier »

Mission juridique dématérialisée

  • Utilisation de modèles word spécifiques au cabinet 
  • Acquisition d'une solution métier dédiée et rédaction en interne 
  • Solution à l'acte en ligne avec formulaire interactif et validation par des juristes 

Seul un cabinet sur deux dispose d'un moyen de production spécifique de la mission juridique [2]. En d'autres termes, la moitié des experts-comptables ne disposent ni d'un pôle juridique dédié au sein du cabinet, ni d'une solution d'externalisation auprès d'un spécialiste. Cela soulève inévitablement la question de la compétence technique et de la mise à jour des connaissances juridiques du collaborateur chargé de la rédaction des actes.

Dans ce type de cabinets, sans pôle dédié, les collaborateurs utilisent bien souvent des modèles d'actes trouvés sur internet, ou mis au point au sein du cabinet et complété avec le temps. Cela présente évidemment un risque juridique pour la société, le gérant et les associés, car les questions techniques et les évolutions réglementaires peuvent être nombreuses, y compris dans des dossiers dits « simples » : le dirigeant doit-il participer au vote de la résolution qui approuve sa rémunération ? Les cotisations sociales doivent-elle être incluses dans le calcul ? Quelles sont les conventions qui entrent dans le cadre des conventions réglementées ? Les sujets ne manquent pas !

Comment aller plus loin dans la dématérialisation ? Le cabinet qui souhaite professionnaliser la rédaction des actes a alors deux solutions. Il peut tout d'abord acquérir une solution de rédaction d'actes. Ce choix ne résout toutefois pas le problème du cabinet sans collaborateur juridique spécialisé, puisque la rédaction, bien qu'assistée, repose toujours sur les compétences internes. L'autre solution consiste à opter pour une solution en ligne qui associe formulaire interactif pour la saisie des données et validation par un juriste spécialisé.

LegalVision propose la saisie en ligne, en quelques minutes, des données du dossier, sa validation par un juriste situé à Paris ou à Bordeaux, ainsi qu'un accompagnement téléphonique tout au long de la procédure.

 

4. Signature par les associés et le gérant



Mission juridique « papier »

Mission juridique dématérialisée

  • Rendez-vous au cabinet pour la signature par le dirigeant et les associés 
  • Ou échanges successifs de courriers pour obtenir toutes les signatures
  • Signature électronique

Les procès-verbaux doivent être signés par le dirigeant, et, le cas échéant, le président de séance. Dans les petites sociétés, il est également courant de faire signer l'original du procès-verbal. Une opération qui peut vite s'avérer chronophage, surtout lorsque les documents sont envoyés par courrier : paraphe manquant, document perdu, les risques de perte de temps sont importants.

Comment dématérialiser ? En proposant la signature électronique du procès-verbal de l'assemblée. Techniquement, des conditions précises doivent toutefois être respectées, et les documents doivent être horodatés pour offrir toute garantie de preuve (C. com., art. R 221-3, al. 3).

LegalVision propose la signature électronique, en ligne, des documents produits. La demande est transmise en quelques clics au dirigeant et, si vous le souhaitez, aux associés.

 

5. Dépôt auprès du greffe du tribunal de commerce



Mission juridique « papier »

Mission juridique dématérialisée

  • Envoi du dossier complet incluant le bilan, les annexes, le rapport de gestion, le procès-verbal d'approbation des comptes, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes 
  • Dépôt en ligne auprès du greffe du tribunal de commerce

Le dépôt au format papier des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce est une étape lourde pour le professionnel compte tenu de la quantité de pièces à fournir.

Le coût en impression et en frais postaux n'est pas négligeable, sans parler du temps passé à la préparation du dossier (incluant notamment un temps non négligeable pour l'obtention d'un chèque à l'ordre du greffe...).

Comment dématérialiser ? Le dépôt en ligne des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est possible depuis plusieurs années.

LegalVision gère le dépôt des comptes sociaux auprès du greffe de façon totalement dématérialisée, dans les 24h de la finalisation du dossier. En cas de rejet, la nouvelle prise en charge du dossier est gratuite.

 

6. Conservation du procès verbal



Mission juridique « papier »

Mission juridique dématérialisée

  • Registre spécial papier, coté et paraphé
  • Ou feuilles mobiles également cotées et paraphées
  • Registre spécial tenu sous forme électronique
  • Archivage automatique dans un coffre-fort numérique

La tenue de registre papier est lourde pour le cabinet et l'entreprise, notamment compte tenu du paraphe obligatoire du greffe et des obligations de conservation. Rarement utilisé par le dirigeant et doté d'une obligation de conservation par définition très longue, ce registre est par ailleurs régulièrement égaré.

Comment dématérialiser ? Un décret du 31 octobre 2019 (décret n°2019-1118) prévoit les conditions techniques qui autorisent la dématérialisation des registres obligatoires. Des solutions spécifiques, qui incluent registre dématérialisé et stockage sécurisé commencent à se démocratiser.

 

Dématérialiser pour gagner du temps

Que retenir au terme de cette analyse d'une mission juridique type ? Toutes les étapes ne relèvent pas de la responsabilité de l'expert-comptable : bien souvent, le cabinet n'est pas consulté sur la conservation des registres ou la convocation des associés. Sur ces maillons de la chaine, l'expert-comptable peut néanmoins avoir un rôle de conseil, pour accompagner le dirigeant dans la transformation numérique de son entreprise.

L'enjeu est autrement important sur les autres maillons, qui relèvent systématiquement ou presque de l'exercice de l'expert-comptable : rédaction du procès-verbal, signature par le dirigeant, et dépôt au greffe. Or, toutes les solutions existent désormais pour dématérialiser totalement ces phases de production, avec à la clé, un gain de temps pour le cabinet et l'entreprise, une plus grande fiabilité des données, et une rentabilité de la mission accrue.

[1] « Activité et gestion des cabinets d'expertise comptable », édition 2020, publié par le CSOEC et disponible sur Bibliordre.

[2] Pour le détail de ce calcul, voir « Pôle dédié, sous-traitance... Comment choisir le meilleur mode de production des missions juridiques ? », publié sur Compta Online

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