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Desk sharing : les salariés sans bureau fixe

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Catégorie : Ressources humaines
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Modifié le 09/11/2017

Qu'est-ce que le desk sharing ?

Nous avons tous entendu parler des nouvelles tendances d'organisation de travail tels que l'open space, le télétravail ou le coworking. Mais il existe un autre mode d'organisation qui s'appelle le desk sharing. En avez-vous entendu parler ? Savez-vous de quoi il s'agit ? Certains grands groupes le mettent déjà en place.
Nous allons découvrir ce qu'est le desk sharing et ce que cela apporte... ou pas !

Desk sharing : kesaco

Le bureau partagé est arrivé en France dans la fin des années 90. Le collaborateur arrive le matin et va s'installer au premier bureau disponible. Il peut se retrouver à un autre étage que la veille et partager son espace avec d'autres collaborateurs.

Cette forme d'organisation de travail implique également les responsables qui partagent la recherche d'un bureau pour leur journée de travail.

Pour pouvoir adopter le desk sharing, les entreprises digitalisées sont pressenties. En effet, il est difficile pour une entreprise traditionnelle de bouger les dossiers papier en fonction du lieu de bureau défini pour la journée.

Fini le bureau attitré avec les effets personnels et le matériel à disposition en arrivant au travail le matin !

L'objectif du desk sharing est de minimiser les bureaux par rapport au nombre de salariés. En effet, en comptant les absences diverses, les bureaux ne sont occupés en moyenne que 60% du temps dans une entreprise en France.

Les autres modes d'organisation de travail tels que l'open space, le home office ou le coworking sont connus de tous, mais 33% des français seulement indiquent avoir entendu parler du desk sharing. Et les français connaissant le desk sharing sont 68% défavorables à sa mise en place dans leur entreprise.

 

Desk sharing : les avantages

Les avantages avancés par les entreprises sont nombreux car le desk sharing annonce principalement une évolution du mode d'organisation de travail et un regard vers l'avenir.

Tout d'abord, cela permet un gain en coût immobilier. En effet, le desk sharing permet d'investir dans moins de bureaux que l'entreprise ne compte de salariés. Au vu des absences, le nombre de bureaux est normalement suffisant pour que chacun est sa place pour la journée ou le moment passé au sein de l'entreprise. Ainsi, la société investit dans moins d'informatique et gagne en place dans ses locaux. De plus, les entreprises qui utilisent le desk sharing sont majoritairement entièrement digitalisées et stockent leurs données sur des serveurs. Ainsi, les armoires sont peu nombreuses et la place est faite pour des salles de réunion ou des salons privés.

Ensuite, le desk sharing permet un esprit d'équipe et une circulation de l'information. En n'ayant pas une place fixe, le collaborateur est plus ouvert aux collègues et cela permet un partage de savoir à tous les niveaux. En effet, le salarié peut se retrouver avec des collaborateurs des autres services, qui peuvent lui apporter les connaissances qui lui manquent. Les échanges sont ainsi mieux facilités que dans une configuration avec des bureaux fermés, et les services sur des étages différents. Les bureaux partagés inspirent le partage et le mode collaboratif.

Puis, du fait que le manager partage les bureaux avec les collaborateurs, cela apporte une meilleure communication entre eux. Avec le desk sharing, fini le responsable hiérarchique enfermé dans son bureau, loin  de son équipe. Avec cette configuration, le manager est au centre de ses collègues et peut ainsi participer à l'avancée des projets. Il peut également être réactif en cas de discorde ou souci à l'intérieur de son équipe ou avec la clientèle.

Enfin, comme évoqué, ce mode de fonctionnement est lié au fait que l'entreprise utilise la digitalisation. En termes d'écologie, cela permet un moindre papier et une méthode totalement informatisée.

 

Desk sharing : les inconvénients

Bien entendu, chaque nouvelle tendance d'organisation apporte également son lot d'inconvénients.

Le desk sharing est obligatoirement au format open space. Cela implique les mêmes inconvénients notamment la fatigue, le bruit, la transmission des maladies et tant d'autres.

De plus, le desk sharing correspond au terme français : sans bureau fixe. Chaque matin, le collaborateur doit chercher un bureau disponible où il peut se poser pour travailler. Sans compter le temps perdu, cela engendre le stress de pouvoir trouver une place et s'installer. Cette méthode est comparée à un western avec des luttes de territoires, ce qui peut créer des tensions entre les salariés. Nous sommes bien loin du schéma de la collaboration tant convoitée dans les nouvelles tendances des organisations de travail.

Ensuite, lorsque le collaborateur a trouvé une place, cela ne signifie pas qu'il est tranquille pour la journée. En fonction de ses tâches, il doit partager avec ses autres collègues qui sont sur le même dossier et qui ont peut-être trouvé une place de l'autre côté du bâtiment. Cela engendre la fatigue des allers retours et la perte de temps dans les déplacements. Le travail en équipe peut ainsi se trouver altéré. Le collaborateur peut minimiser ses contacts et ainsi ressentir un isolement.

Avec le desk sharing, chaque endroit doit être utilisé. En effet, du fait qu'il y ait moins de bureaux que de collaborateurs, ceux-ci doivent être essentiellement occupés. Les salles de réunion et les endroits tranquilles doivent être pris d'assaut. Ce type d'organisation peut générer un manque de concentration au vu du peu de place au calme disponible.

Enfin, en termes psychologique, le collaborateur peut se retrouver déstabilisé de ne pas avoir son espace privé et réservé. Il peut perdre ses repères de ne pas conserver sa place, avec ses effets personnels. Tout ceci représente un stress supplémentaire et une fatigue non nécessaire. Ce combo peut engendrer un absentéisme lié aux arrêts maladie plus fréquents.

Adeline Rocci

Adeline Rocci
Rédactrice sur Compta Online, média communautaire 100% digital destiné aux professions du Chiffre depuis 2003.
Je suis passionnée par les ressources humaines et la vie en entreprise, thématiques de prédilection que je traite sur mes articles.
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